א. מטרה

על חברי מועצת החינוך מוטלת החובה למלא את התפקידים שהופקדו בידיהם בכל הנוגע לטיפול, לניהול ולפיקוח על בתי הספר הציבוריים במחוז החינוך. מטרת מדיניות זו היא להגדיר את אותם תפקידים.

II. הצהרת מדיניות כללית

1. הוועד יתכנס אחת לשנה ויארגן את עצמו על ידי בחירת יו"ר, סגן יו"ר, מזכיר וגזבר.
    
2. המועצה תמנה גם סגן מזכיר וסגן גזבר.
    
3. הוועד ימנה מפקח, אשר יהיה חבר בוועד מתוקף תפקידו, ללא זכות הצבעה.

III. ארגון

הוועד יתכנס מדי שנה ביום חמישי הראשון של חודש ינואר, או במועד הקרוב ביותר לאחר מכן, ויארגן את עצמו על ידי בחירת יו"ר, סגן יו"ר, מזכיר וגזבר. נושאי משרה אלה יכהנו בתפקידם למשך שנה אחת ועד לבחירת מחליפיהם ולהשבעתם.

1. הוועד ימנה סגן מזכיר וסגן גזבר, שאינם חייבים להיות חברי הוועד.
    
2. המועצה רשאית, בהחלטה, לאחד את תפקידי סגן המזכיר וסגן הגזבר בידי אדם אחד, אשר ימלא את תפקיד המנהל הכספי הראשי של המחוז.

IV. תחומי האחריות של נושאי המשרה

א. יו"ר

1. יו"ר הוועד, כאשר הוא נוכח, ינהל את כל ישיבות הוועד, יאשר בחתימתו את כל ההוראות לגזבר בנוגע לתביעות שאושרו על ידי הוועד, וייצג את הוועד בהתכתבויות רשמיות.
    
2. במקרה של היעדרות, חוסר יכולת או סירוב של המזכיר להוציא צווים לתשלום כספים שאושרו בהצבעת רוב חברי הוועד, רשאי היושב-ראש להוציא את הצווים, או שהיושב-ראש והגזבר רשאים להכריז על משרת המזכיר כפנויה ולמלא אותה באמצעות מינוי.
    
3. יו"ר הדירקטוריון ייצג את הדירקטוריון בהכנת סדר היום לכל ישיבת דירקטוריון.

ב. סגן יו"ר

1. במקרה של היעדרות יו"ר הישיבה או מפגש הלימוד, ינהל את הישיבה סגן היו"ר. בהיעדרם של היו"ר או סגן היו"ר, סדר הירושה יהיה: המזכיר, ואחריו הגזבר.
    
2. סגן היושב ראש ישתתף בישיבות לצורך גיבוש סדר היום של כל ישיבת דירקטוריון.

ג. גזבר

1. גזבר המחוז יפקיד, או ידאג להפקדת, כספי המחוז במוסד הפיננסי הרשמי.
    
2. גזבר הארגון יגיש את כל הדוחות שהוועד יבקש ממנו ויבצע את כל התפקידים המוטלים בדרך כלל על גזבר.
    
3. במקרה שאין מספיק כספים זמינים לתשלום עבור הוראות תשלום תקפות המוגשות לגזבר, יקבל הגזבר את ההוראות, יאשרן ויעבדן בהתאם לסעיף 123B.12 לחוק מדינת מינסוטה.
    
4. גזבר המחוז יכהן בוועדה המייעצת לענייני כספים וביקורת של המחוז.

ד. פקיד

1. המזכיר ינהל, או ידאג לניהול, רישום של כל הישיבות בספרים המיועדים לכך.
    
2. תוך שלושה ימים לאחר הבחירות, על מזכיר המועצה להודיע לכל הנבחרים על בחירתם, או להבטיח שהודעה כזו תועבר אליהם.
    
3. עד ה-15 באוגוסט בכל שנה, על המזכיר לבצע את הפעולות המפורטות להלן, או להבטיח את ביצוען:

א. להגיש למועצה דוח על ההכנסות, ההוצאות והיתרות בכל קרן עבור שנת הכספים הקודמת.

ב. לערוך ולהעביר לממונה על החינוך של מינסוטה דוחות מאושרים, המפרטים:

(1) מצבם וערכם של נכסי בית הספר;

(2) פירוט ההכנסות וההוצאות, וכן כל מידע פיננסי אחר הנדרש על פי חוק, תקנה או כפי שיידרש על ידי הממונה;

(3) משך שנת הלימודים, מספר התלמידים והנוכחות לפי כיתות; ו-

(4) פרטים נוספים כפי שיבקש הממונה.

4. המזכיר ירשום בספר הרישומים של המזכירות עותקים של כל הדוחות ושל דוחות הסמסטר של המורים, וכן את פרוטוקולי כל הישיבות, וינהל רישום מפורט של כל הוצאות המחוז.
    
5. על המזכיר למסור למבקר המחוז, עד ה-10 באוקטובר, עותק מאושר של רישומי המזכיר, המפרט את סכום הכסף שהוקצה על ידי המחוז או המועצה לצורכי חינוך.
    
6. המזכיר ינפיק ויחתום, או יורה על הנפקתן וחתימתן, של כל ההוראות לגזבר לתשלום כספים בגין חשבונות שאושרו על ידי ההנהלה עבור משכורות נושאי משרה ושכר מורים, וכן עבור כל התביעות, אשר יאושרו בחתימתו של היושב ראש.
    
7. מזכיר הבחירות יבצע את התפקידים הנדרשים על פי חוק הבחירות של מינסוטה או חוקים רלוונטיים אחרים הנוגעים לקיום הבחירות.

ה. סגן גזבר

ניתן למנות את האדם הממלא את תפקיד המנהל הכספי הראשי של המחוז כדי לסייע לגזבר במילוי תפקידי התפקיד המפורטים בתיאור התפקיד.

ו. סגן מזכיר

מי שממלא את תפקיד המנהל הכספי של המחוז עשוי להתמנות גם כדי לסייע למזכיר במילוי תפקידי התפקיד המפורטים בתיאור התפקיד.

ז. מנהל

1. המפקח יהיה חבר במועצה מתוקף תפקידו, ללא זכות הצבעה.
    
2. המפקח יבצע את הדברים הבאים:
   1. לבקר בבתי הספר במחוז החינוך ולפקח עליהם, לדווח ולהגיש המלצות בנוגע למצבם, לפי הצורך או לבקשת מועצת החינוך;
   2. להמליץ בפני ההנהלה על קבלתם לעבודה ופיטוריהם של מורים, מנהלים ואנשי צוות תומך;
   3. לפקח על נהלי מתן הציונים בבתי הספר ועל הבחינות לקידום;
   4. להכין את הדוחות הנדרשים על ידי נציב החינוך של מינסוטה; וכן
   5. לבצע משימות נוספות שייקבעו על ידי הדירקטוריון בחוזים רשמיים, במדיניות ובמסמכים אחרים.