I. מטרה

מטרת מדיניות זו היא לכלול בתוכנית ביטוח האחריות הכללית של המחוז את חברי ארגוני ההורים המתנדבים, התומכים בפעילויות הלימודיות או החוץ-לימודיות של תלמידי המחוז, באמצעות ניהול כספי הארגון על ידי המחוז במסגרת "קרן הנאמנות והסוכנות" של המחוז.

II. הצהרת מדיניות כללית

פוליסת האחריות הכללית של המחוז מספקת כיסוי הן למתנדבים והן לעובדים. ארגון מתנדבים מכוסה על ידי פוליסת האחריות הכללית של המחוז אם כספי הארגון נמצאים תחת חסותו הפיננסית של המחוז. כדי לשלב את הארגון תחת המטרייה הפיננסית של המחוז, אם הארגון מבקש זאת, המחוז יספק שירותי בנקאות, חשבונאות ודיווח פיננסי לארגוני הורים מתנדבים המשרתים ישירות את תלמידי המחוז, כגון סניף PTO/PTA, ארגון ספורט המספק תוכנית לנוער במחוז, או קבוצת הורים מתנדבים המאורגנת כדי לספק תמיכה לפעילות תלמידים ספציפית. על ידי שילוב הפעילות הפיננסית של ארגון מתנדבי הורים תחת הניהול הפיננסי של המחוז, מתנדבי הארגון מבוטחים במסגרת פוליסת האחריות הכללית של המחוז כמתנדבים.

III. דרישה

1. על כל ארגון המשתתף בתוכנית לראות את השירות לנוער במחוז בתי הספר מינטונקה כמשימתו העיקרית.
    
2. ההשתתפות בשירות זה מטעם הארגון האם היא וולונטרית. עבור כל ארגון ינוהל חשבון נאמנות נפרד.
    
3. נדרשת אישור מועצת בית הספר לפני מתן שירותים פיננסיים וקבלת כספים. עם קבלת האישור ממועצת בית הספר, יוקם חשבון באופן מיידי לצורך קבלת הכספים.
    
4. על הארגון להעביר 100% מכספיו לחשבון הנאמנות של המחוז. הארגון אינו רשאי להחזיק בכספים כלשהם, למעט קופת מזומנים קטנה שסכומה לא יעלה על 400 דולר.
    
5. ההכנסות, עם גבייתן, מופקדות בחשבון הנאמנות הארגוני המנוהל במשרד הכספים; וההוצאות, עם תשלוםן, משולמות מאותו חשבון.
    
6. כספים המופקדים בחשבון נאמנות של המחוז ישמשו למטרות העומדות בקנה אחד עם חוקי המדינה.
    
7. לכל ארגון יהיה איש קשר מנהלי מטעם המחוז. איש הקשר המנהלי מטעם המחוז יוודא שהכספים משמשים בהתאם לחזון ולמשימה של מחוז בתי הספר מינטונקה. כל ההוצאות כפופות לאישור מועצת החינוך.
    
8. הוצאות שישולמו מחשבון הארגון חייבות להיות חתומות על ידי איש הקשר המנהלי של המחוז לארגון. לדוגמה, הוצאות שישולמו מחשבון ה-PTO חייבות להיות חתומות על ידי מנהל בית הספר הרלוונטי.
    
9. כיסוי האחריות של המחוז יחול על כל פעילויות הארגון, למעט פעילויות שבהן אסור למחוז להשתתף על פי חוקי המדינה. לדוגמה, אם פעילות לגיוס תרומות מחוץ לקמפוס כוללת הגשת משקאות אלכוהוליים, על הארגון לרכוש ביטוח אחריות נפרד שיכסה את הגשת המשקאות האלכוהוליים.

IV. יישום

מועצת החינוך מטילה את האחריות לניהול מדיניות זו על המפקח הכללי ועל המנהל הבכיר לענייני כספים ותפעול.

אומץ:
בהתבסס על תקנה G-2, קרנות נאמנות – איחוד כספי PTO/PTA, מיום 8 בספטמבר 1995

הפניה:
מדיניות Minnetonka מס' 730, שיפוי מאחריות

אישור: 18 בינואר 2007