I. מטרה

מטרת מדיניות זו היא לקבוע נהלים הנוגעים לניהול התיעוד של מועצת בית הספר ולפרסום פרוטוקול ישיבותיה.

II. הצהרת מדיניות כללית

מדיניות מחוז החינוך היא לנהל את התיקים שלו באופן שיאפשרו לציבור הרחב לעיין בהם, וכן לדאוג לפרסום הפרוטוקולים הרשמיים שלו בהתאם לחוק.

III. ניהול פרוטוקולים ורישומים

1. המזכיר, או מי שימונה מטעמו, ינהל וישמור את התיעוד הקבוע של המועצה, לרבות פרוטוקולים של ישיבות מועצת בית הספר ותיעוד נדרש אחר של המועצה. כל ההצבעות שנערכו בישיבות שחייבות להיות פתוחות לציבור בהתאם לחוק הישיבות הפתוחות של מינסוטה, יירשמו ביומן המנוהל למטרה זו. התיעוד הציבורי המנוהל על ידי המחוז יהיה זמין לעיון הציבור בשעות העבודה הרגילות של המחוז. פרוטוקולי הישיבות יהיו זמינים לעיון במשרדי המנהלה של המחוז, לאחר שאושרו על ידי המועצה. פרוטוקול ישיבת מועצת בית הספר יאושר או ישונה על ידי המועצה בישיבה הבאה, ופעולה זו תבוא לידי ביטוי בפרוטוקול הרשמי של אותה ישיבה.
    
2. הקלטות של ישיבות סגורות
    
   1. כל הישיבות הסגורות, למעט אלה שנסגרו בהתאם לזכות החיסיון בין עורך דין ללקוח, חייבות להיקלט באופן אלקטרוני על חשבון המחוז. הקלטות של ישיבות סגורות יבוצעו בנפרד מהקלטות של ישיבה פתוחה, ככל שישיבות אלה מוקלטות. אם ישיבה סגורה נועדה לדון ביותר מנושא אחד, יש להקליט כל נושא בנפרד.
       
   2. הקלטות של ישיבות סגורות יישמרו על ידי המחוז למשך התקופות הבאות:
      1. תיעוד של ישיבות סגורות שנועדו לדון באסטרטגיה למשא ומתן קיבוצי יישמר למשך שנתיים (2) לאחר חתימת ההסכם.
          
      2. יש לשמור את הפרוטוקולים של ישיבות סגורות שדנו בענייני ביטחון למשך ארבע (4) שנים לפחות.
          
      3. יש לשמור את הפרוטוקולים של ישיבות סגורות שנערכו לצורך דיון ברכישה או במכירה של נכס למשך שמונה (8) שנים לפחות לאחר מועד הישיבה.
          
      4. כל הפרוטוקולים של ישיבות סגורות אחרות יישמרו על ידי מחוז החינוך למשך שלוש (3) שנים לפחות לאחר מועד הישיבה.
          
      5. בתום תקופות הזמן הנ"ל, יישמרו הקלטות הישיבות הסגורות בהתאם לקבוע בלוח הזמנים לשמירת מסמכים של מחוז החינוך.
          
   3. הקלטות של ישיבות סגורות יסווגו על ידי המחוז כנתונים מוגנים שאינם ציבוריים, אשר אינם נגישים לציבור או לכל אדם הנוגע בדבר, למעט במקרים הבאים:

1. הקלטות של ישיבות אסטרטגיה בנושא משא ומתן קיבוצי יוגדרו כמידע ציבורי ויועמדו לרשות הציבור לאחר שהמחוז יחתום על כל הסכמי העבודה לתקופת התקציב הנוכחית.
    
2. הקלטות של ישיבות הנוגעות לרכישה או למכירה של נכסים יוגדרו כמידע ציבורי ויועמדו לרשות הציבור לאחר שרכשו או מכרו את כל הנכסים המקרקעין או הרכוש האישי שנדונו בישיבה, או לאחר שהמחוז ויתר על הרכישה או המכירה.
    
3. הקלטות של כל ישיבה סגורה אחרת יסווגו ו/או יפורסמו בהתאם לצו בית המשפט.

4. הקלטות של ישיבות סגורות יישמרו בנפרד מהקלטות של ישיבות פתוחות, ככל שהמחוז שומר הקלטות של ישיבות פתוחות, למעט הקלטות שסווגו כנתונים ציבוריים כמפורט בסעיף III.B.3. לעיל. הקלטות של ישיבות סגורות המסווגות כנתונים שאינם ציבוריים יישמרו אף הן במקום מאובטח, בנפרד מהקלטות המסווגות כנתונים ציבוריים.
    
5. הקלטות של ישיבות סגורות יישמרו באופן שיאפשר זיהוי קל של סיווג המידע בהקלטה. ההקלטות יזוהו לפחות באמצעות המידע הבא:

א. תאריך הישיבה הסגורה;

ב. הסיבה שבגינה הוחלט על קיום הישיבה בדלתיים סגורות (למשל: אסטרטגיה למשא ומתן עם עובדים, רכישה או מכירה של נדל"ן, נתונים חינוכיים וכדומה); ו

ג. סיווג הנתונים.

6. הקלטות של ישיבות סגורות הנוגעות לאסטרטגיית משא ומתן עם עובדים ולרכישה או מכירה של נכסים יישמרו ויפוקחו באופן שיגדיר את ההקלטה כציבורית עם התרחשותו של אירוע המגדיר מחדש את הנתונים הללו, כמפורט בסעיף III.B.3. לעיל.

IV. פרסום פרוטוקולים רשמיים

1. הוועדה תדאג לפרסום פרוטוקול ישיבותיה פעם אחת בעיתון הרשמי של המחוז בתוך שלושים (30) ימים מיום הישיבה שבה נערך הפרוטוקול; עם זאת, אם הוועדה מקיימת ישיבות סדירות בתדירות של לא יותר מפעם אחת בכל שלושים (30) ימים, היא אינה מחויבת לפרסם את הפרוטוקול אלא עשרה (10) ימים לאחר אישורו על-ידה.
    
2. הפרוטוקולים שיפורסמו יהיו מפורטים דיים כדי לשקף את מהלך הדיונים באופן הוגן. הם חייבים לכלול את תוכנן של כל ההחלטות הרשמיות שהתקבלו על ידי המועצה בכל ישיבה רגילה או מיוחדת, ולכל הפחות עליהם לכלול את נושא ההצעה, את שמות המציעים והמציעים המשניים, פירוט אופן הצבעתם של כל החברים הנוכחים בהצעה, אופי ההחלטות שהוצעו, לרבות תיאור קצר של נושאן והאם התקבלו או נדחו. הפרוטוקולים והתיעוד הקבוע של הוועדה עשויים לכלול פרטים נוספים מאלו הנדרשים לפרסום בפרוטוקולים הרשמיים. אם הפרוטוקולים טרם אושרו על ידי הוועדה, הפרוטוקולים שיפורסמו עשויים לשקף עובדה זו.
    
3. הפרוטוקולים שיפורסמו עשויים להיות סיכום של עיקרי הדיון, ו/או של החלטות ופעולות רשמיות אחרות של המועצה. סיכום כזה ייכתב באופן ברור וקוהרנטי, ויימנע, ככל האפשר, משימוש במונחים טכניים או משפטיים שאינם מוכרים בדרך כלל לציבור. כאשר מתפרסם סיכום, יש לציין בפרסום באופן ברור כי החומר שפורסם הוא סיכום בלבד, וכי הטקסט המלא זמין לעיון הציבור במשרדי הנהלת המחוז, וכי עותק של הפרוטוקולים, למעט נספחים לפרוטוקולים, זמין ללא תשלום במשרדי המחוז או באמצעות דואר רגיל או דואר אלקטרוני.