נוהל 205 – ישיבות פתוחות וישיבות סגורות
א. מטרה
- המועצה דוגלת בפילוסופיה של שקיפות בניהול ענייניה, מתוך אמונה כי שקיפות מובילה לתוכניות טובות יותר, ליעילות רבה יותר בניהול התוכניות, ולארגון המגיב טוב יותר לאינטרס הציבורי ופחות נתון להשפעת אינטרסים פרטיים. המועצה תנהל את ענייניה מתוך הנחת יסוד של שקיפות. במקביל, המועצה מכירה בזכויות הפרטיות של הפרט ומכבדת אותן, כפי שנקבע בחוק. המועצה מכירה גם בכך שישנם חריגים מסוימים לחוק פומביות הישיבות של מינסוטה, כפי שנקבע בחוק, כאשר נקבע כי בנסיבות מוגבלות, האינטרס הציבורי ייצא נשכר ביותר מסגירת ישיבת המועצה.
- מטרת מדיניות זו היא לספק קווים מנחים שיבטיחו את זכותו של הציבור להיות נוכח בישיבות מועצת החינוך, תוך שמירה על זכותו של הפרט לפרטיות על פי החוק, וכן לקיים ישיבות בדלתיים סגורות כאשר האינטרס הציבורי מחייב זאת, כפי שהדבר מוכר בחוק.
II. הצהרת מדיניות כללית
א. אלא אם כן נקבע אחרת במפורש בחוק, כל ישיבות הדירקטוריון יהיו פתוחות לקהל הרחב.
ב. ישיבות יהיו סגורות רק כאשר הדבר מותר במפורש על פי החוק.
III. הגדרה
"ישיבה" פירושה התכנסות של לפחות מניין חוקי או יותר מחברי הוועד, שבה החברים דנים, מחליטים או מקבלים מידע כקבוצה בנושאים הקשורים לענייניה הרשמיים של הוועד. מונח זה כולל גם מפגשי לימוד ומפגשי האזנה. המונח אינו כולל מפגשים מקריים או חברתיים.
IV. נהלים
א. ישיבות
1. ישיבות קבועות
לוח הזמנים של ישיבות המועצה הרגילות יישמר בתיק במשרדיה הראשיים. אם המועצה תחליט לקיים ישיבה רגילה במועד או במקום השונים מהמועד או המקום המפורטים בלוח הזמנים, היא תמסור הודעה על הישיבה באותו אופן שבו היא נוהגת לגבי ישיבה מיוחדת. ישיבות רגילות יכללו "מפגשי לימוד" שבמהלכם תתכנס המועצה כדי לדון בנושאים או לקבל מידע, גם אם המועצה לא תערוך הצבעה רשמית.
2. ישיבות מיוחדות
- ישיבה מיוחדת היא ישיבה המתכנסת למטרה ספציפית, לרוב במועד ובמקום השונים מאלה של ישיבה רגילה. לקראת ישיבה מיוחדת, על המועצה לפרסם הודעה בכתב על התאריך, השעה, המקום ומטרת הישיבה בלוח המודעות הראשי של המחוז. פעולות המועצה בישיבה המיוחדת מוגבלות לנושאים המפורטים בהודעה.
- ההודעה תישלח בדואר או תועבר בדרך אחרת לכל אדם שהגיש בקשה בכתב לקבלת הודעה על ישיבות מיוחדות.
- הודעה זו תפורסם ותישלח בדואר או תימסר לפחות שלושה ימים לפני מועד האסיפה. כחלופה למשלוח הודעה בדואר או למסירתה בדרך אחרת לאנשים שהגישו בקשה בכתב, רשאית המועצה לפרסם את ההודעה פעם אחת, לפחות שלושה ימים לפני האסיפה, בעיתון הרשמי של המחוז.
- מי שמגיש בקשה לקבלת הודעה על ישיבות מיוחדות רשאי להגביל את הבקשה לנושאים ספציפיים, ובמקרה כזה נדרשת המועצה לשלוח לאותו אדם הודעה רק בנוגע לאותם נושאים ספציפיים.
- הוועדה תקבע תאריך תפוגה לבקשות לקבלת הודעה על ישיבות מיוחדות ותדרוש הגשה מחודשת אחת לשנה. לא יאוחר מ-60 יום לפני תאריך התפוגה של הבקשה לקבלת הודעה, תשלח הוועדה הודעה על חובת ההגשה המחודשת לכל אדם שהגיש בקשה במהלך השנה הקודמת.
3. ישיבות חירום
- ישיבת חירום היא ישיבה מיוחדת המתכנסת בשל נסיבות אשר, לפי שיקול דעתו של הדירקטוריון, מחייבות התייחסות מיידית ואינן מאפשרות עמידה בדרישות ההודעה המוקדמת לישיבות.
- ישיבה דחופה עשויה להתכנס ביוזמת היושב ראש, המזכיר או בהצבעת רוב של חברי הוועד.
- אם ידונו בעניינים שאינם קשורים ישירות למצב החירום או שיינקטו צעדים בעניינם, יכלול פרוטוקול הישיבה תיאור מפורט של עניינים אלה.
- הנהלים הבאים יהוו את ההודעה הנדרשת לכינוס חירום, ודרישות ההודעה לגבי כינוסים מיוחדים אחרים לא יחולו.
- הוועדה תפעל בתום לב כדי לשלוח הודעה על כינוס הישיבה הדחופה לכל אמצעי תקשורת שהגיש בקשה בכתב לקבלת הודעה, בתנאי שהבקשה כוללת את מספר הטלפון של אמצעי התקשורת.
- הודעה על כינוס חירום תימסר בטלפון או בכל אמצעי אחר המשמש להודיע לחברי הדירקטוריון.
- יש למסור הודעה לכל אמצעי תקשורת שהגיש בקשה בכתב לקבלת הודעה, בהקדם האפשרי לאחר שנמסרה ההודעה לחברי הדירקטוריון.
- ההודעה תכלול את נושא הישיבה.
- הוועדה תפעל בתום לב כדי לשלוח הודעה על כינוס הישיבה הדחופה לכל אמצעי תקשורת שהגיש בקשה בכתב לקבלת הודעה, בתנאי שהבקשה כוללת את מספר הטלפון של אמצעי התקשורת.
4. ישיבות שנדחו או ישיבות המשך
אם ישיבה היא המשך או המשך של ישיבה קודמת, ושעת הישיבה ומקומה נקבעו במהלך הישיבה הקודמת ונרשמו בפרוטוקול אותה ישיבה, אין צורך בהודעה נוספת בפרסום או בדואר.
5. הודעה על ישיבות בדלתיים סגורות
דרישות ההודעה המפורטות במדיניות זו חלות הן על ישיבות פתוחות והן על ישיבות סגורות.
6. הודעה בפועל
אם אדם מקבל הודעה בפועל על ישיבת הדירקטוריון לפחות 24 שעות לפני הישיבה, כל דרישות ההודעה מתקיימות ביחס לאותו אדם, ללא תלות באופן קבלת ההודעה.
7. מגיפה בריאותית או מצב חירום מוכרז
במקרה של מגיפה בריאותית או מצב חירום שהוכרז על פי פרק 12 לחוק מדינת מינסוטה, ניתן לקיים ישיבה בטלפון או באמצעים אלקטרוניים אחרים, בהתאם לסעיף 13D.021 לחוק מדינת מינסוטה.
ב. הצבעות
קולותיהם של חברי המועצה יירשמו ביומן שנועד למטרה זו, והיומן יהיה פתוח לעיון הציבור בכל שעות הפעילות הרגילות במשרדי הנהלת המחוז.
ג. חומרים כתובים
- בכל ישיבה פתוחה, עותק של כל חומר מודפס הקשור לסעיפי סדר היום, שהוכן או הופץ על ידי המועצה או עובדיה והועבר לכל חברי המועצה או הועמד לרשותם, יונח בחדר הישיבות לעיון הציבור בזמן שהמועצה דנה בנושא.
- הוראה זו אינה חלה על חומרים שאינם מוגדרים בחוק כציבוריים, או על חומרים הנוגעים לסעיפי סדר היום של ישיבה סגורה.
ד. נתונים
- למעט האמור להלן בסעיף ה' בנושא ישיבות סגורות, אין לקיים ישיבות סגורות אך ורק משום שהנתונים שיידונו בהן אינם נתונים ציבוריים.
- ניתן לדון בנתונים שאינם נתונים ציבוריים בישיבה פתוחה, אם חשיפתם נוגעת לעניין הנמצא בתחום סמכותה של המועצה, והיא נחוצה באופן סביר לצורך ניהול העניינים או סעיפי סדר היום המונחים על שולחנה של המועצה.
- נתונים שנדונו בישיבה פתוחה יישארו בסיווגם המקורי; עם זאת, תיעוד הישיבה, בכל צורה שהיא, יהיה פתוח לעיון הציבור.
ה. ישיבות בדלתיים סגורות
1. אסטרטגיה למשא ומתן קיבוצי
- הוועד רשאי, ברוב קולות בישיבה פומבית, להחליט לקיים ישיבה סגורה כדי לדון באסטרטגיה למשא ומתן עם העובדים, לרבות אסטרטגיות משא ומתן או התפתחויות בתחום זה, או דיון ובחינה של הצעות למשא ומתן עם העובדים.
- מועד ומקום הישיבה הסגורה יוכרזו בישיבה הפומבית. רשימה בכתב של חברי המועצה ושל כל שאר הנוכחים בישיבה הסגורה תועמד לרשות הציבור לאחר תום הישיבה. מהלך הישיבה יוקלט, וההקלטה תישמר למשך שנתיים לאחר חתימת החוזה שנדון בישיבה. ההקלטה תועמד לרשות הציבור לאחר חתימת כל חוזי העבודה על ידי המועצה לתקופת התקציב הנוכחית.
2. דיונים שהסתיימו על ידי המשרד לשירותי גישור
כל המשאים ומתנים, מפגשי הגישור והדיונים בין הוועדה לבין עובדיה או נציגיהם, הינם ישיבות פומביות, אלא אם כן נקבע אחרת על ידי נציב לשכת שירותי הגישור. יש להקליט ישיבה סגורה באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, וההקלטה תישמר למשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד הישיבה. ההקלטה אינה נגישה לציבור.
3. בחינה ראשונית של האישומים
הוועדה תקיים ישיבה סגורה אחת או יותר לצורך דיון ראשוני בטענות או באישומים נגד אדם הכפוף לסמכותה. אם חברי הוועדה יגיעו למסקנה כי יש מקום לנקוט בצעדים משמעתיים מכל סוג שהוא כתוצאה מאותם אישומים או טענות ספציפיים, ישיבות או דיונים נוספים הנוגעים לאישומים או לטענות הספציפיים הללו, שייערכו לאחר הגעתם למסקנה זו, יהיו פתוחים לציבור. ישיבה חייבת להיות פתוחה גם לבקשתו של האדם שעליו היא עוסקת. ישיבה סגורה חייבת להיקלט באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, וההקלטה חייבת להישמר לפחות שלוש שנים לאחר מועד הישיבה. ההקלטה אינה נגישה לציבור.
4. הערכות ביצועים
הוועד רשאי לקיים ישיבה בדלתיים סגורות לצורך הערכת ביצועיו של אדם הכפוף לסמכותו. על הוועד לזהות את האדם שעומד להערכה לפני קיום הישיבה בדלתיים סגורות. בישיבתו הפתוחה הבאה, יציג הוועד סיכום מסקנותיו בנוגע להערכה. ישיבה חייבת להיות פתוחה לבקשתו של האדם שעומד במוקד הישיבה. ישיבה סגורה חייבת להיקלט באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, וההקלטה חייבת להיות מאובטחת, נעולה ונשמרת למשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד הישיבה. האחריות לאבטחת קלטות אלה מוטלת על יו"ר המועצה. ההקלטה אינה זמינה לציבור.
5. פגישה בין עורך דין ללקוח
ישיבה עשויה להתקיים בדלתיים סגורות אם הדבר מותר על פי חסיון עורך דין-לקוח. חסיון עורך דין-לקוח חל כאשר מתנהל הליך משפטי או קיים איום בהליך משפטי, או כאשר הדירקטוריון זקוק לייעוץ מעבר לרמת הייעוץ המשפטי הכללי, כלומר בנוגע לפעולות ספציפיות ולהשלכות המשפטיות שלהן. ישיבה עשויה להיות סגורה לצורך קבלת ייעוץ משפטי בנוגע לאסטרטגיה משפטית, אך האיום הבלעדי כי הליך משפטי עלול להיות תוצאה של הכרעה בעניין כזה או אחר אינו מצדיק, כשלעצמו, את סגירת הישיבה. הבקשה לסגירת הישיבה חייבת לתאר באופן ספציפי את הנושא שיידון בישיבה הסגורה, בכפוף לשיקולי פרטיות וסודיות רלוונטיים על פי החוק הממלכתי והפדרלי. החוק אינו מחייב כי ישיבה כזו תוקלט.
6. דיון בעניין פיטורים
- דיון בעניין פיטורי מורה מוסמך יהיה פומבי או סגור, לפי שיקול דעתו של המורה. דיון בעניין הוצאת מורים לחופשה כפויה יהיה פומבי.
- דיון בעניין הרחקת תלמיד בהתאם ל"חוק ההרחקה ההוגנת של תלמידים" יתקיים בדלתיים סגורות, אלא אם כן התלמיד, ההורה או האפוטרופוס מבקשים לקיים דיון פומבי.
- במידה ודיון בנושא פיטורי מורה או תלמיד מתקיים בפני המועצה והוא סגור לקהל, יש להקליט את הישיבה הסגורה באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, ויש לשמור את ההקלטה למשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד הישיבה. ההקלטה אינה נגישה לציבור.
7. מאמנים; הזדמנות להגיב
- אם הוועד סירב לחדש את חוזה האימון של מאמן ראשי בקבוצת האוניברסיטה, בין אם הוא בעל רישיון ובין אם לאו, עליו להודיע על כך למאמן בתוך 14 ימים מיום קבלת ההחלטה.
- אם המאמן מבקש לקבל את הנימוקים לאי-חידוש החוזה, על הוועד למסור לו את הנימוקים בכתב בתוך 10 ימים מיום קבלת הבקשה.
- לבקשת המאמן, על מועצת בית הספר לאפשר לו הזדמנות סבירה להגיב לנימוקים בישיבת מועצת בית הספר.
- הישיבה עשויה להיות פתוחה או סגורה, לפי בחירת המאמן, אלא אם כן הישיבה סגורה לצורך דיון בנתונים חינוכיים או בנתונים אחרים שאינם מיועדים לפרסום, כמפורט להלן בסעיף E.8.
- יש להקליט את הישיבה הסגורה באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, וההקלטה תישמר למשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד הישיבה. ההקלטה אינה נגישה לציבור.
8. ישיבות לדיון בנתונים מסוימים שאינם מיועדים לציבור
א. כל חלק של ישיבה חייב להתקיים בדלתיים סגורות אם נדונים בו הסוגים הבאים של מידע:
- נתונים העלולים לזהות קורבנות לכאורה או אנשים שהגישו תלונה על התנהגות מינית פלילית, אלימות במשפחה או התעללות בקטינים או במבוגרים פגיעים;
- נתוני חקירה פעילים שנאספו או נוצרו על ידי גוף אכיפת חוק;
- נתונים חינוכיים, נתוני בריאות, נתונים רפואיים, נתוני רווחה או נתוני בריאות הנפש שאינם נתונים ציבוריים; או
- התיק הרפואי האישי של אדם.
ב. יש להקליט את הישיבה הסגורה באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, וההקלטה תישמר למשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד הישיבה. ההקלטה אינה נגישה לציבור.
9. רכישה ומכירה של נכסים
- הוועד רשאי לקיים ישיבה בדלתיים סגורות:
i. כדי לקבוע את מחיר המבוקש עבור נכס מקרקעין או נכס מיטלטלין המיועד למכירה על ידי המחוז;
ii. כדי לבחון נתוני שמאות חסויים או שאינם פומביים; ו-
iii. כדי לגבש או לשקול הצעות או הצעות נגד לרכישה או למכירה של נכס מקרקעין או נכס מיטלטלין.
- לפני סיום הישיבה, על הוועד לציין בפרוטוקול את הנכס המקרקעין או הרכוש האישי הספציפי שעליו נסבה הישיבה הסגורה.
- יש להקליט את הישיבה הסגורה על חשבון המחוז. יש לשמור את ההקלטה למשך שמונה שנים מיום הישיבה, והיא תועמד לרשות הציבור לאחר שרכשו או מכרו את כל הנכסים המקרקעין או הרכוש האישי שנדונו בישיבה, או לאחר שהמועצה ויתרה על הרכישה או המכירה. יש לציין במפורש בהקלטה את הנכסים המקרקעין או הרכוש האישי שהם נושא הישיבה הסגורה. רשימת חברי המועצה וכל שאר האנשים שנכחו בישיבה הסגורה חייבת להיות זמינה לציבור לאחר הישיבה הסגורה.
- הסכם שהושג על בסיס הצעה שנדונה בישיבה סגורה מותנה באישורו על ידי הדירקטוריון בישיבה פתוחה. הרכישה או המכירה עצמה חייבת להיות מאושרת בישיבה פתוחה, ומחיר הרכישה או המכירה הוא מידע ציבורי.
10. נושאי אבטחה
- הוועדה רשאית לקיים ישיבה בדלתיים סגורות לצורך קבלת תדרוכים ודיווחים בנושא אבטחה, לדיון בסוגיות הקשורות למערכות אבטחה, לדיון בנוהלי תגובה למקרי חירום, ולדיון בליקויים באבטחה או בהמלצות הנוגעות לשירותים ציבוריים, לתשתיות ולמתקנים, אם חשיפת המידע הנדון עלולה להוות סכנה לביטחון הציבור או לפגוע בנוהלי האבטחה או בתגובות.
- יש לדון בסוגיות הכספיות הקשורות לענייני אבטחה, וכל ההחלטות הכספיות בנושא זה חייבות להתקבל בישיבה פתוחה.
- לפני סגירת הישיבה, על ההנהלה להתייחס למתקנים, למערכות, לנהלים, לשירותים או לתשתיות שיידונו במהלך הישיבה הסגורה.
- יש להקליט את הישיבה הסגורה על חשבון המחוז, וההקלטה תישמר למשך ארבע שנים לפחות.
11. ישיבות אחרות
ישיבות אחרות יתקיימו בדלתיים סגורות בהתאם להוראות החוק, למעט האמור לעיל. יש להקליט ישיבה בדלתיים סגורות באופן אלקטרוני על חשבון המחוז, וההקלטה תישמר למשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד הישיבה. ההקלטה אינה נגישה לציבור.
ו. נהלים לסיום ישיבה
הוועד יפרסם הודעה על ישיבה סגורה באותו אופן שבו הוא מפרסם הודעה על ישיבה פתוחה. ישיבת מועצת בית הספר תתקיים בדלתיים סגורות רק לאחר הצבעה ברוב קולות בישיבה פומבית. לפני סגירת הישיבה, יציין הוועד בפרוטוקול את הסמכות הספציפית המתירה את סגירת הישיבה, ויפרט את הנושא שיידון בה.