I. מטרה

1. מועצת החינוך של מינטונקה מכירה בחשיבות השתתפות הציבור בדיונים ובהחלטות הנוגעים לענייני המחוז. במקביל, המועצה מכירה בחשיבות ניהול דיונים מסודרים ויעילים, תוך מתן הזדמנות לכל המשתתפים להביע את עמדתם.
    
2. מטרת מדיניות זו היא לקבוע נהלים שיבטיחו דיון ציבורי פתוח ומסודר, וכן להגן על זכויותיהם של אנשים להליך הוגן ולפרטיות, בהתאם לחוק.

II. הצהרת מדיניות כללית

1. מדיניות המועצה היא לעודד את האזרחים לקיים דיונים בנושאים הקשורים לניהול המחוז בישיבות מועצת החינוך. המועצה רשאית להטיל הגבלות סבירות על מועד, מקום ואופן הביטוי הציבורי, על מנת לאפשר דיון חופשי לכל הגורמים המעוניינים.
    
2. המועצה תפעל, כעיקרון מדיניות, להגנה על הזכויות החוקיות לפרטיות ולמשפט הוגן של העובדים והתלמידים.

III. הגדרות

1. "נתוני כוח אדם" פירושם נתונים על אנשים שנאספו בשל היותם עובדים או מועמדים לעבודה. לצורך מדיניות זו, המונח "עובד" כולל מתנדבים וקבלנים עצמאיים.
    
2.  נתוני כוח אדם על עובדים נוכחיים ועובדים לשעבר המוגדרים כ"ציבוריים" כוללים:
   
   שם; מספר זיהוי עובד, אשר אינו רשאי להיות מספר הביטוח הלאומי; שכר ברוטו בפועל; טווח השכר; דמי חוזה; קצבה ברוטו בפועל; שווי ואופי ההטבות הנלוות המשולמות על ידי המעסיק; הבסיס לסכום כל תוספת שכר, לרבות החזר הוצאות, בנוסף לשכר; יחידת המיקוח; תפקיד; תיאור תפקיד; רקע השכלה והכשרה; ניסיון עבודה קודם; תאריך תחילת וסיום ההעסקה; קיומם ומצבם של תלונות או אישומים כלשהם נגד העובד, בין אם התלונה או האישום הובילו לצעדים משמעתיים ובין אם לאו; ההחלטה הסופית בכל צעד משמעתי יחד עם הסיבות הספציפיות לצעד ונתונים המתעדים את הבסיס לצעד, למעט נתונים העלולים לחשוף מקורות חסויים שהם עובדי הגוף הציבורי; תנאי כל הסכם ליישוב סכסוך הנובע מיחסי העבודה, לרבות הסכם פיצויי פיטורים למפקח, למעט שההסכם חייב לכלול את הסיבות הספציפיות להסכם אם הוא כרוך בתשלום של יותר מ-10,000 דולר מכספי הציבור; מקום העבודה; מספר טלפון בעבודה; מספר תעודת זיהוי; אותות כבוד ופרסים שהוענקו; ודוחות נוכחות או נתונים דומים אחרים המשמשים אך ורק לרישום שעות העבודה של העובד לצורכי שכר, למעט במידה שפרסום נתוני דוחות הנוכחות עלול לחשוף את הסיבות של העובד לניצול ימי מחלה או חופשה רפואית אחרת, או נתונים אחרים שאינם ציבוריים.
    
3. נתוני כוח אדם על מועמדים לעבודה בהווה ובעבר, הנחשבים ל"ציבוריים", כוללים:
   
   מעמד של ותיק צבאי; ציוני מבחנים רלוונטיים; דירוג ברשימת הזכאים; היסטוריית תעסוקה; השכלה והכשרה; וזמינות לעבודה. שמות המועמדים ייחשבו לנתונים פרטיים, למעט במקרים בהם אושר כי הם זכאים למינוי למשרה פנויה, או כאשר רשות המינוי רואה במועמדים מועמדים סופיים לתפקיד בשירות הציבורי. לעניין סעיף משנה זה, "מועמד סופי" פירושו אדם שנבחר לראיון על ידי הרשות הממנה לפני הבחירה.
    
4. "נתונים חינוכיים" פירושם נתונים המנוהלים על ידי המחוז הנוגעים לתלמיד.
    
5. "תלמיד" פירושו אדם הרשום או שנרשם בעבר במחוז, או מועמדים לרישום, או אנשים המקבלים שירותי לימוד בשעות משותפות.
    
6. נתונים אודות מועמדים למינוי למועצה, שנאספו על ידי המחוז בעקבות הגשת בקשת המועמד למינוי לגוף הציבורי, הם נתונים אישיים על אנשים, למעט הפרטים הבאים שהם ציבוריים: שם; עיר מגורים, למעט במקרים שבהם המינוי כרוך בדרישת מגורים המחייבת פרסום הכתובת המלאה; השכלה והכשרה; היסטוריית תעסוקה; פעילות התנדבותית; פרסים וכבוד; ושירות ממשלתי קודם. לאחר שאדם מונה למועצה, הפרטים הבאים נוספים הם מידע ציבורי: כתובת מגורים ומספר טלפון או כתובת דואר אלקטרוני שבהם ניתן ליצור קשר עם הממונה, או שניהם לבקשת הממונה; אולם, כל כתובת דואר אלקטרוני או מספר טלפון שנמסרו על ידי המחוז לשימוש הממונה יהיו מידע ציבורי. מינוי רשאי להשתמש בכתובת דואר אלקטרוני או במספר טלפון שסופקו על ידי המחוז ככתובת הדואר האלקטרוני או מספר הטלפון המיועדים שבהם ניתן ליצור קשר עם המינוי.

IV. זכויות לפרטיות

1. לעובדי המחוז יש זכות חוקית לפרטיות בכל הנוגע לעניינים העשויים להובא לדיון בפני מועצת החינוך, לרבות, אך לא רק, הדברים הבאים:
    
   1. הזכות לדיון בדלתיים סגורות למורים, בהתאם לסעיף 122A040, סעיף משנה 14 לחוק מדינת מינסוטה (דיון בעניין פיטורי מורים);
       
   2. הזכות לפרטיות של נתוני כוח אדם, כפי שנקבע בסעיף 13043 לחוק מינסוטה (נתוני כוח אדם);
       
   3. הזכות שהמועצה תבחן נתונים מסוימים הנחשבים כלא ציבוריים, בהתאם להוראות סעיף 13D.05 לחוק מינסוטה (נתונים שאינם ציבוריים)
       
   4. הזכות לדיון בדלתיים סגורות עבור מאמני קבוצות ראשי אוניברסיטה, בעלי רישיון או ללא רישיון, לצורך דיון בסיבות לאי-חידוש חוזה אימון בהתאם לסעיף 122A.33, סעיף משנה 3 לחוק מדינת מינסוטה.
       
2. לתלמידי המחוז יש זכות חוקית לפרטיות בכל הנוגע לעניינים העשויים להובא לדיון בפני המועצה, לרבות, אך לא רק, הנושאים הבאים:
    
   1. הזכות לדיון בדלתיים סגורות, חוק מדינת מינסוטה, סעיף 121 A.4 7, סעיף משנה 5 (דיון בעניין הרחקת תלמיד);
       
   2. הזכות לפרטיות של נתונים חינוכיים, חוק מינסוטה § 13.32 (נתונים חינוכיים); 20 D.S.C. § 1232g (FERPA);
       
   3. זכות לפרטיות בנוגע לתלונות, כפי שנקבע בחוקי הדיווח על התעללות בילדים ובחוקי האפליה, Minn. Stat. § 626.556 (דיווח על התעללות בקטינים) ו-Minn. Stat. Ch. 363A (חוק זכויות האדם של מינסוטה).

V. הזדמנות לציבור להשמיע את דעתו

הוועדה תשתדל להעניק לכל אזרחי המחוז הזדמנות להשמיע את קולם, ולדאוג לכך שתלונותיהם ייבחנו ויוערכו, במסגרת החוק ומדיניות זו, ובכפוף למגבלות סבירות בנוגע למועד, למקום ולאופן. בין הזכויות העומדות לרשות הציבור נמנית הזכות לגישה לנתונים ציבוריים, כפי שנקבע בסעיף 13.43, סעיף משנה 2 לחוק מינסוטה (נתונים ציבוריים).

VI. נהלים

1. סעיפי סדר היום
    
   1. אזרחים המעוניינים להעלות נושא לדיון בישיבת מועצת החינוך הציבורית מתבקשים להודיע על כך למשרד המפקח על החינוך מראש, לפני קיום הישיבה. על האזרח לציין את שמו, כתובתו, שם הקבוצה שהוא מייצג (אם יש) ואת הנושא או הסוגיה שברצונו להעלות לדיון.
       
   2. אזרחים המעוניינים לפנות למועצה בנושא מסוים מתבקשים לציין את הנושא ולציין את סעיפי סדר היום אליהם מתייחסות הערותיהם.
       
   3. יו"ר המועצה ייתן את רשות הדיבור לדובר אחד בכל פעם, ויפסול את דבריהם של דוברים אחרים שלא קיבלו את רשות הדיבור. רק לדוברים שקיבלו את רשות הדיבור מהיו"ר תתאפשר הזכות לדבר. הערות מצד אחרים אינן קבילות. אנשים שיפריעו לדוברים, למועצת בית הספר או לדיון עלולים להידרש לעזוב את המקום.
       
   4. הוועד שומר לעצמו את שיקול הדעת להגביל את הדיון בכל סעיף בסדר היום לפרק זמן סביר, כפי שייקבע על ידי הוועד. אם קבוצה או ארגון מעוניינים לפנות לוועד בנושא כלשהו, הוועד שומר לעצמו את הזכות לדרוש מינוי נציג אחד או יותר, או דובר, שידבר בשם הקבוצה או הארגון.
       
   5. נושאים שהוצע להוסיף לסדר היום, אשר עשויים לעורר חששות בנוגע להגנת הפרטיות, לכלול טענות ראשוניות, או להיות בעלי אופי משמיץ או מכפיש, לא יידונו בפומבי, אלא יטופלו כפי שיקבע הדירקטוריון בהתאם לחוק החל.
       
   6. יו"ר הדירקטוריון יפסול מיד כל דיון שייערך על ידי כל אדם, לרבות חברי הדירקטוריון, אשר יפר את הוראות החוק הממלכתי או הפדרלי, את מדיניות זו או את זכויותיו החוקיות של אדם לפרטיות.
       
   7. התקפות אישיות מצד כל אדם הפונה אל הוועד אינן מקובלות. המשך התבטאויות מסוג זה מצד אדם כלשהו יביא לשלילת זכותו של אותו אדם לפנות אל הוועד.
       
   8. בהתאם למספר הנוכחים המבקשים להשמיע את דבריהם, הוועדה שומרת לעצמה את הזכות להטיל מגבלות והגבלות נוספות ככל שיידרש, על מנת לאפשר לנוכחים הזדמנות מסודרת, יעילה והוגנת להשמיע את דבריהם.
       
2. תלונות
    
   1. תלונות שגרתיות על מורה או עובד אחר יש להפנות תחילה לאותו מורה או עובד, או לממונה הישיר של העובד.
       
   2. אם התלונה היא נגד עובד ונוגעת להתעללות בילדים, אפליה, הטרדה על רקע גזעני, דתי או מיני, או לפעולות אחרות הכרוכות באווירה מאיימת, יש להפנות את התלונה לממונה על העובד או לגורם רשמי אחר, כפי שנקבע במדיניות המחוז החלה על תלונות מסוג זה. בהיעדר גורם ייעודי, יש להפנות את העניין למנהל המחוז.
       
   3. תלונות שלא נפתרו כמפורט בסעיף 1 של פרק זה, או בעיות הנוגעות למחוז, יש להפנות למשרד המפקח.
       
   4. תלונות שלא נפתרו ברמת המפקח ניתן להביא לדיון בפני הוועד באמצעות הודעה בכתב לוועד.
       
3. פורום פתוח

בדרך כלל, המועצה תקצה פרק זמן מוגדר שבו יוכלו האזרחים לפנות אליה בכל נושא, בכפוף למגבלות המפורטות במדיניות זו. בישיבות המועצה הרגילות ניתנת לאזרחים הזדמנות לפנות למועצה בנושאים הנכללים בסדר היום של אותה ישיבה. במפגשי הלימוד של מועצת בית הספר, ניתנת לאזרחים הזדמנות לפנות למועצה בכל נושא שהם מעוניינים להעלות בפני המועצה. מועצת בית הספר שומרת לעצמה את הזכות להקצות פרק זמן ספציפי למטרה זו ולהגביל את זמן הדיבור של הדוברים בהתאם.

הוועדה רשאית להחליט לקיים סוגים מסוימים של ישיבות פומביות שבהן הציבור לא יוזמן לשאת דברים בפני הוועדה. דוגמאות אפשריות לכך הן ישיבות עבודה וסמינרים סגורים של הוועדה. הציבור עדיין יהיה זכאי לקבל הודעה על ישיבות אלה ויוכל להשתתף בהן, אך לא יוקצה לו זמן במהלך הישיבה לשאת דברים בפני הוועדה.

ד. מפגשי האזנה

מפגשי ההקשבה המתקיימים לאורך השנה מאפשרים לקבוצות שונות של תושבים, הורים, אנשי צוות ותלמידים להיפגש באופן בלתי פורמלי עם מועצת המנהלים ולהשיב על שאלות הנוגעות לנושא שנקבע על-ידי המועצה.

VII. עונשים בגין הפרת פרטיות המידע

1. המחוז אחראי לפיצויים, הוצאות ושכר טרחת עורכי דין, ובמקרה של הפרה מכוונת – לפיצויים עונשיים בגין הפרת חוקי פרטיות המידע של המדינה. (חוק מינסוטה, סעיף 13.08, סעיף משנה 1)
    
2. מי שמפר בכוונה תחילה את חוקי הגנת הפרטיות, עובר עבירה קלה. (חוק מדינת מינסוטה, סעיף 13.09)
    
3. במקרה של עובד, הפרה מכוונת מהווה עילה מוצדקת להשעייה ללא שכר או לפיטורים. (חוק מדינת מינסוטה, סעיף 13.09)

הפניות משפטיות:    
Minn. Stat. Ch. 13 (חוק נוהלי נתונים ממשלתיים של מינסוטה)
Minn. Stat. § 13.601, Subd. 3 (מועמדים למינוי)
Minn. Stat. § 13D.05 (חוק פומביות הישיבות)
Minn. Stat. § 121AA7, Subd. 5 (דיון בנושא הרחקת תלמיד)
Minn. Stat. § 122A.33, Subd. 3 (מאמנים; הזדמנות להגיב)
Minn. Stat. § 122AAO, Subd. 14 (דיון בנושא פיטורי מורה)
Minn. Stat. § 122AA4 (התקשרות עם מורים)
Minn. Stat. § 123B.02, Subd. 14 (עובדים; חוזי שירות)
Minn. Stat. Ch. 363A (חוק זכויות האדם של מינסוטה)
Minn. Stat. § 626.556 (דיווח על התעללות בקטינים) 20 V.S.C. § 1232g (חוק זכויות החינוך והפרטיות של המשפחה) Minn. Op. Atty. Gen. No. 852 (14 ביולי 2006)