I. מטרה

1. מועצת החינוך דוגלת באחריותיות ובשקיפות בניהול ענייניה. מועצת החינוך תנהל את ענייניה מתוך הנחה שהנוכחות בישיבות המועצה תהיה פיזית. עם זאת, מועצת החינוך מכירה בכך ומכבדת את העובדה שבנסיבות מוגבלות ייתכן שחברי המועצה יזדקקו להשתתף בישיבות המועצה מרחוק. האינטרס הציבורי יישמר בצורה הטובה ביותר כאשר תתקיים השתתפות מלאה של מועצת החינוך.
    
2. מטרת מדיניות זו היא לספק הנחיות לגבי המקרים שבהם חברי הדירקטוריון רשאים להשתתף בישיבות מרחוק.

II. הצהרת מדיניות כללית

למעט אם נקבע אחרת במפורש בחוק ובסיבות המפורטות במדיניות זו, כל ישיבות מועצת בית הספר יתקיימו בנוכחות פיזית.

III. הגדרות

1.  "ישיבה" פירושה התכנסות של לפחות מניין חוקי של חברי מועצת החינוך, או מניין חוקי של ועדה או תת-ועדה המורכבת מחברי מועצת החינוך, שבמהלכה דנים החברים, מקבלים החלטות או מקבלים מידע כקבוצה בנושאים הקשורים לענייניה הרשמיים של מועצת החינוך. המונח אינו כולל מפגש מקרי או חברתי, או שימוש ברשתות חברתיות על ידי חברי גוף ציבורי, כל עוד השימוש ברשתות החברתיות מוגבל לתקשורת עם כלל הציבור. לעניין חוק הפגישות הפתוחות, מדיה חברתית אינה כוללת דואר אלקטרוני.
    
2. "קוורום" פירושו שרוב החברים נוכחים לצורך השתתפות. כל חבר בגוף המשתתף בישיבה באמצעות טכנולוגיה אינטראקטיבית נחשב כנוכח בישיבה לצורך קביעת קוורום והשתתפות בכל ההליכים.

IV. הודעה

הודעה על ישיבות סדירות ועל כל מקומות הישיבה של החברים: אם נעשה שימוש בטכנולוגיה אינטראקטיבית לקיום ישיבה סדירה, מיוחדת או דחופה, על הגוף הציבורי לפרסם הודעה על מקום הישיבה הסדירה ולציין כי החברים עשויים להשתתף בישיבה באמצעות טכנולוגיה אינטראקטיבית. מועד ואופן פרסום ההודעה יהיו זהים לאלה של ישיבות אחרות, בהתאם לסעיף 13D.04 לחוק מדינת מינסוטה.

V. נהלים

ישיבות מועצת החינוך עשויות להתקיים באמצעות טכנולוגיה אינטראקטיבית בתנאים הבאים:

1. כל חברי מועצת החינוך המשתתפים בישיבה, בכל מקום שבו הם נמצאים, יכולים לשמוע ולראות זה את זה, וכן לשמוע ולראות את כל הדיונים והעדויות המוצגים בכל מקום שבו נמצא לפחות חבר אחד;
    
2. הציבור הנוכח במקום הישיבה הקבוע של הגוף יכול לראות ולשמוע את כל הדיונים והעדויות, וכן את כל ההצבעות של חברי הגוף;
    
3. על החברים להימצא במקום שבו אין הפרעות מצד אחרים;
    
4. על החברים להיות בעלי חיבור אינטרנט אמין ויציב;
    
5. לפחות אחד מחברי הגוף נמצא פיזית במקום הישיבה הקבוע; ו
    
6. כל ההצבעות יתקיימו בהצבעה שמית, כך שניתן יהיה לזהות ולתעד את הצבעתו של כל חבר בכל נושא.

הפניות משפטיות:

חוק מינסוטה, פרק 13 (חוק מינסוטה בנושא נהלי טיפול בנתונים ממשלתיים)
חוק מינסוטה, פרק 13D (חוק פומביות הישיבות)