1.0 מטרה

מטרת מדיניות זו היא לספק הנחיות לעובדי מחוז החינוך בנוגע לנתונים שמחוז החינוך אוסף ושומר אודות עובדיו.

2.0 הצהרת מדיניות כללית

1. כל הנתונים על אנשים שנאספו, נוצרו, התקבלו, נשמרו או הופצו על ידי מחוז החינוך, ואשר מסווגים על פי חוק או על פי החוק הפדרלי כנתונים ציבוריים, יהיו נגישים לציבור בהתאם לנהלים שקבע מחוז החינוך.
    
2. כל שאר הנתונים הנוגעים לאנשים הם פרטיים או חסויים.

3.0 הגדרות

1. "ציבורי" פירושו שהנתונים זמינים לכל מי שמבקש אותם.
    
2. "פרטי" פירושו שהנתונים זמינים לבעל הנתונים ולצוות מחוז החינוך הזקוק להם לצורך ניהול ענייני מחוז החינוך.
    
3. "סודי" פירושו שהנתונים אינם נגישים לנבדק.
    
4. "נתוני השכרת מקומות חניה" פירושם הנתונים הממשלתיים הבאים הנוגעים לבקשה להשכרת מקום חניה או להשכרתו: כתובת מגורים, מספר טלפון בבית, שעות תחילת וסיום העבודה, מקום העבודה ומספר הטלפון בעבודה.
    
5. "נתוני כוח אדם" פירושם נתונים על אנשים שנאספו משום שהם עובדים או היו עובדים של מחוז החינוך, או משום שאדם היה מועמד לעבודה, מתנדב במחוז החינוך, או שהוא חבר או מועמד למועצה מייעצת או לוועדה.
    
6. "מועמד סופי" פירושו אדם שנבחר לעבור ראיון בפני מועצת בית הספר לתפקיד כלשהו.

4.0 נתוני כוח אדם ציבורי

1. המידע הבא אודות עובדים, לרבות מתנדבים וקבלנים עצמאיים, הוא מידע ציבורי:
   1. שם;
   2. מספר זיהוי העובד, אשר לא יהיה מספר הביטוח הלאומי של העובד;
   3. השכר ברוטו בפועל;
   4. טווח השכר;
   5. דמי חוזה;
   6. הפנסיה ברוטו בפועל;
   7. הערך ואופי ההטבות הנלוות המשולמות על ידי המעסיק;
   8. הבסיס והסכום של כל תמורה נוספת, לרבות החזר הוצאות, בנוסף למשכורת;
   9. תפקיד;
   10. יחידת מיקוח;
   11. תיאור תפקיד;
   12. רקע אקדמי והכשרה;
   13. ניסיון תעסוקתי קודם;
   14. תאריך תחילת העבודה ותאריך סיומה;
   15. קיומן ומעמדם של תלונות או האשמות כלשהן נגד העובד, בין אם התלונה או ההאשמה הובילו לצעדים משמעתיים ובין אם לאו;
   16. ההחלטה הסופית בכל הליך משמעתי, כהגדרתו בסעיף 13.43, סעיף משנה 2(ב) לחוק מדינת מינסוטה, יחד עם הנימוקים הספציפיים להחלטה והנתונים המתעדים את הבסיס להחלטה, למעט נתונים העלולים לחשוף מקורות חסויים שהם עובדי מחוז החינוך;
   17. תנאי כל הסכם ליישוב סכסוך הנובע מיחסי העבודה, לרבות הסכמי פיצויי פרישה למנהלים, למעט שההסכם חייב לכלול נימוקים ספציפיים אם הוא כרוך בתשלום של יותר מ-10,000 דולר מכספי הציבור, ואסור שהסכם כזה יכוון או יביא להגבלת הגישה לנתוני כוח אדם או לחשיפתם, או להגבלת הדיון במידע או בדעות הקשורים לנתוני כוח אדם;
   18. מקום העבודה;
   19. מספר טלפון בעבודה;
   20. מספר תג;
   21. פרסים והוקרות שהוענקו;
   22. דוחות נוכחות או נתונים דומים אחרים המשמשים אך ורק לרישום שעות העבודה של העובד לצורכי שכר, למעט במידה שפרסום נתוני דוחות הנוכחות עלול לחשוף את הסיבות שבגינן ניצל העובד ימי מחלה או חופשה רפואית אחרת, או נתונים אחרים שאינם ציבוריים;
   23. מחוז המגורים.
        
2. נתוני כוח אדם עשויים להימסר לארגוני עובדים במידה שהמחוז יקבע כי הדבר נחוץ לצורך תפקודו של ארגון העובדים, או כאשר הדבר יאושר על ידי נציב לשכת שירותי הגישור.
    
3. המידע הבא אודות מועמדים לתפקיד או לחברות בוועדה מייעצת/בוועדה הוא מידע ציבורי:
   1. מעמד ותיק;
   2.  ציוני מבחנים רלוונטיים;
   3. דירוג ברשימת המועמדים;
   4.  היסטוריית תעסוקה;
   5.  חינוך והכשרה;
   6. זמינות לעבודה.
       
4. שמותיהם של המועמדים הם מידע אישי, למעט במקרים שבהם אושר כי הם זכאים להתמנות למשרה פנויה או כאשר הם מגיעים לשלב הגמר בתהליך הקבלה לתפקיד.
    
5. שמותיהם וכתובות מגוריהם של המועמדים למינוי לוועדה מייעצת או לחבר בה, וכן של חברי הוועדה, הם מידע ציבורי.
    
6. בין אם התקבלה החלטה סופית כהגדרתה בסעיף 13.43, סעיף משנה 2(ב) לחוק מינסוטה, ובין אם לאו, עם סיום חקירת תלונה או האשמה נגד נושא משרה ציבורית, כהגדרתו בסעיף 13.43, סעיף משנה 2(e), או אם עובד ציבור מתפטר או מפוטר מעבודתו בזמן שהתלונה או האישום תלויים ועומדים, כל הנתונים הקשורים לתלונה או לאישום הם ציבוריים, אלא אם כן הגישה לנתונים עלולה לסכן חקירה פעילה או לחשוף מקורות סודיים.

5.0 מידע אישי על עובדים

1. כל שאר נתוני העובדים הינם פרטיים, ויימסרו אך ורק לעובדי מחוז החינוך שתפקידם מחייב גישה אליהם. נתונים פרטיים לא יועברו לאף גורם אחר, אלא אם כן הדבר מותר על פי חוק או בכפוף להסכמה בכתב של העובד, שניתנה לאחר שהוסברו לו כל הפרטים.
    
2. הנתונים שנוצרו, נאספו או מתוחזקים על ידי מחוז החינוך לצורך ניהול תוכניות סיוע לעובדים הם פרטיים.
    
3. נתוני השכרת מקומות חניה הם מידע פרטי.
    
4. מחוז החינוך רשאי להציג תמונה של עובד נוכחי או לשעבר בפני עדים פוטנציאליים, במסגרת חקירתו של מחוז החינוך בנוגע לכל תלונה או האשמה נגד העובד.
    
5. מחוז החינוך רשאי, אם הרשות האחראית או מי שהוסמך מטעמה קובעים באופן סביר כי חשיפת נתוני כוח האדם הכרחית כדי להגן על עובד מפני פגיעה עצמית או כדי להגן על אדם אחר שעלול להיפגע על ידי העובד, לחשוף נתונים הרלוונטיים לחששות הבטיחותיים בפני:
    
   1. לאדם שעלול להיפגע ולעורך הדין המייצג אותו, כאשר המידע רלוונטי לצורך קבלת צו הרחקה;
       
   2. צוות בדיקה מקדים לבקשה, המקיים חקירה בעניינו של העובד בהתאם לסעיף 253B.07, סעיף משנה 1 לחוק מדינת מינסוטה; או
       
   3. בית משפט, גוף אכיפת חוק או רשות תביעה.
       
6. למתלונן יש גישה להצהרה שהגיש למחוז החינוך בקשר לתלונה או לאישום נגד עובד.
    
7. מחוז בית הספר יגיש כל דוח הנדרש על פי סעיף 122A.20, סעיף משנה 2 לחוק מינסוטה (Minn. Stat.) למועצת המורים או למועצת החינוך של המדינה, ובמקרה של בקשה בכתב מטעם מועצת הרישוי המוסמכת לענייני רישיונות מורים או מנהלים, ימסור למועצת הרישוי מידע אודות המורה מתוך התיקים שבמחוז בית הספר, וכן מידע על כל פיטורים או הליכים משמעתיים,
    
8. או הסדר או פשרה, או כל תיק חקירה בהתאם לסעיף 122A.20, סעיף משנה 2 לחוק מדינת מינסוטה.
    
9. כאשר מוגשת תלונה על חשד להתעללות בתלמיד לממונה על ילדים, משפחות וחינוך, על מחוז החינוך, לבקשת הממונה, למסור את כל הנתונים הרלוונטיים לתלונה שנאספו על-ידי מחוז החינוך אודות עובד החשוד בביצוע התעללות, או מידע הנוגע לעדים מקרב העובדים, לצורך הערכת התלונה או חקירתה על-ידי הממונה.
    
10. נתונים אישיים של עובדים יועברו למחלקת הביטחון הכלכלי לצורך ניהול תוכנית ביטוח האבטלה בהתאם לפרק 268 לחוק מינסוטה.

6.0 סיווגים מרובים

אם נתונים הנוגעים לאנשים פרטיים מסווגים כפרטיים וכסודיים גם יחד על פי פרק 13, או על פי כל חוק מדינתי או פדרלי אחר, הרי שהנתונים נחשבים כפרטיים.

7.0 שינוי בסיווגים

סיווג הנתונים הנמצאים ברשות מחוז החינוך ישתנה אם הדבר נדרש על מנת לעמוד בכללים שיפוטיים או מינהליים אחרים הנוגעים לניהול הליכים משפטיים, או בחוק ספציפי החלים על הנתונים הנמצאים ברשות הגוף המפיץ או המקבל.

8.0 השמדת מסמכים ושמירתם

השמדת מסמכים ושמירתם על ידי מחוז החינוך יוסדרו על פי החוק הממלכתי והפדרלי, כדלקמן:

8.1 המחוז יפעל בהתאם ללוח הזמנים לשמירת מסמכים שאושר על ידי המשרד המנהלי של מינסוטה.
 

8.2 באשר לנתונים שאינם מפורטים בלוח הזמנים לשמירת מסמכים שאושר על ידי המחלקה המנהלית של מינסוטה, מחוז בית הספר יפעל בהתאם להנחיות הרשות הממשלתית או הפדרלית המוסמכת.
 

8.3 הנהלת המוסד תגדיר נהלים שיבטיחו עמידה בדרישות הרשויות הממלכתיות והפדרליות בנוגע לשמירת נתונים והשמדת מסמכים.

9.0 הרשות האחראית

טופס הסכמה/שחרור של העובד

      טופס אישור לעובד מצורף כנספח למדיניות זו.