I. מטרה

מטרת מדיניות זו היא לקבוע את התנאים שבהם מחוז בתי הספר העצמאי מס' 276 של מינטונקה יחזיר הוצאות עסקיות מסוימות של עובדים. מדיניות זו חלה על כל עובדי המחוז, אלא אם כן שונתה בהסכם העסקה אישי שאושר על ידי מועצת החינוך.

כל נסיעה מחוץ למדינה או כל נסיעה בתוך המדינה הכרוכה בלינה חייבת לקבל אישור מראש ממנהל העובד באמצעות טופס בקשת חופשה/שחרור מעבודה.

II. אישור

המחוז יחזיר לעובדים הוצאות בפועל בלבד, אשר קשורות באופן ישיר למילוי תפקידם של העובדים ואושרו על ידי המפקח או מי מטעמו. הוצאות אלה, הזכאיות להחזר, עשויות לכלול הוצאות נסיעה, ארוחות, לינה, דמי רישום, חומרים נדרשים, דמי חניה והוצאות סבירות והכרחיות אחרות הקשורות לענייני המחוז.

III. החזר הוצאות

1. בקשות להחזר הוצאות חייבות להיות מפורטות בטפסים הרשמיים של המחוז, ויש להגישן למנהל המחוז או למי שהוסמך מטעמו. יש לצרף לטופס הבקשה קבלות על לינה, תחבורה ציבורית, דמי רישום לתכניות והוצאות סבירות והכרחיות אחרות.
    
2. הוצאות נסיעה ברכב יוחזרו לפי תעריף הקילומטראז' שנקבע על ידי מועצת בית הספר. הוצאות נסיעה בתחבורה ציבורית ישקפו את תעריפי "המחלקת תיירים" ויוחזרו רק בגין העלות בפועל של הנסיעה הקשורה לנסיעה שאושרה.

IV. קביעת הנחיות וכללים

מועצת החינוך תאמץ לוח תעריפי החזר עבור הוצאות עסקיות של המחוז, לרבות הוצאות המחייבות אישור מראש ותעריפי החזר ספציפיים. המפקח, או מי שימונה מטעמו, יגבש הנחיות וכללים שיסדירו את דרכי הגשת בקשות להחזר ואת המועדים להגשתן.

V. אחריות

1. האחריות לעמידה במדיניות זו היא משולשת:
    
   1. על העובד המגיש את בקשת ההחזר מוטלת האחריות לוודא כי הושגה מטרה ציבורית, וכן לספק את המסמכים הנדרשים בהתאם לנוהל זה.
       
   2. הממונה החותם על בקשת ההחזר אחראי לוודא שהעובד שביצע את ההוצאה עשה זאת למטרה ציבורית, שקיימים מסמכים מתאימים, ושלא ניתן היה, באופן סביר, להשתמש בנוהלי הרכש של המחוז לצורך ביצוע ההוצאה.
       
   3. על פקידי משרד העסקים המוסמכים מוטלת האחריות לוודא כי טופס ההחזר מולא כראוי וכי חתימת הממונה המתאימה מופיעה על הטופס.
       
2. אם המפקח, או מי שהוסמך מטעמו, או מועצת בית הספר יקבעו כי הוצאה שנגרמה על ידי העובד לא נועדה למטרה ציבורית, הבקשה תידחה וההוצאה תהיה באחריות העובד.
    
3. המחוז לא יחזיר לעובד הוצאות החורגות מהצרכים הסבירים הנדרשים לשם השגת המטרה העסקית של האירוע.
    
4. מנהל המעניק אישור מראש להוצאה עסקית של עובד רשאי להטיל תנאים מסוימים על ההוצאה, לרבות, אך לא רק, הסכום המרבי שאושר להחזר.
    
5. בשום מקרה לא יחזיר המחוז לעובד את עלויות משקאות אלכוהוליים, הוצאות בידור או הוצאות עבור בן/בת זוג, מלווה או ילד, כל עוד העובד נמצא בנסיעת עבודה מטעם המחוז. כמו כן, המחוז לא יחזיר לעובד כל הוצאה שהמחוז אינו רשאי לשלם או לשאת בה על פי החוק החל. הדבר כולל הוצאות כגון כביסה, סרטים, שיחות טלפון אישיות וחטיפים.
    
6. הוצאות שבעבורן מותר להחזיר הוצאות לעובד:
    
   1. קילומטראז' מאושר לנסיעה אל אירועים הקשורים למחוז וממנו, וכן בין מבני המחוז. התשלום עבור הקילומטראז' לעובדים ייעשה לפי התעריף הנוכחי של רשות המסים. כללי מס ההכנסה הנוכחיים קובעים את הקילומטראז' המותר להחזר. קילומטראז' מותר ממקום העבודה של העובד לכנס פיתוח צוות ובחזרה למקום העבודה של העובד, אך לא מביתו של העובד לכנס פיתוח הצוות ובחזרה הביתה. לא ישולם קילומטראז' אם סך הקילומטראז' הנסוע נמוך ממרחק הנסיעה הרגיל של העובד מביתו לעבודה.
       
   2. ארוחות, בתוספת טיפים, בסכום שלא יעלה על 75 דולר ליום. כאשר ארוחה כלולה בדמי ההרשמה לאירוע, או משולמת ממקור אחר, לא ניתן לקבל החזר כספי עבורה. יש להציג קבלה עבור כל ארוחה שעלותה עולה על 10 דולר.
       
   3. הוצאות נסיעה קרקעית מאושרות והוצאות נלוות אחרות המותרות, שנוצרו במהלך נסיעה מטעם המחוז. מומלץ להשתמש באמצעי התחבורה הקרקעית הזול ביותר. ניתן לחרוג מכך כאשר נסיבות כגון מיקום, מרחק או חומרי מצגת מחייבות שימוש במונית או בשירות השכרת רכב.
       
   4. הוצאות לינה מסחרית לא יעלו על מחיר חדר ליחיד, אלא אם שני עובדים חולקים את אותו החדר.
       
   5. הוצאות שנגרמו בגין חיבור לאינטרנט יוחזרו רק כאשר הן נגרמו לצורך ענייני בית הספר ורק לאחר קבלת אישור מראש מהמנהל הממונה.
       
   6. תחבורה מסחרית לא תעלה על מחיר כרטיס טיסה במחלקת תיירים. אם נעשה שימוש ברכב פרטי במקום בתחבורה אווירית מסחרית, יוחזרו לעובדים ההוצאות בפועל, אך לא יותר ממחיר כרטיס טיסה במחלקת תיירים.
       
   7. מקדמה לנסיעות: המחוז רשאי לשלם לעובדים מקדמה עבור הוצאות ישיבות או נסיעות. מקדמה זו מוגבלת להוצאות הצפויות עבור רישום, תחבורה ולינה. כל בקשה חייבת לקבל את אישורו של המפקח או מי מטעמו, ויש לצרף אליה קבלות לאחר ביצוע הנסיעה המאושרת.
       
   8. פריטים זולים שמחירם 100 דולר או פחות, שלא ניתן לרכוש באמצעות הזמנת רכש של המחוז.
       
   9. רכישות דחופות שבהן תהליך הרכישה הרגיל אינו מתאים מבחינת לוח הזמנים.