מדיניות 710 – שמירת מסמכים ציבוריים
I. מטרה
מדיניות מחוז בתי הספר מינטונקה קובעת כי התיעוד שלו, הן הנייר והן האלקטרוני, יישמר רק כל עוד הדבר נחוץ לעמידה בדרישות החוק, הביקורת והניהול, בהתאם ללוח הזמנים הכללי לשמירת תיעוד של מחוזות בתי הספר במדינת מינסוטה. בכל מקרה, תקופות השמירה הרשמיות יהיו קצרות ככל האפשר על מנת לצמצם את השימוש בשטח יקר, לקדם יעילות, לסייע בפעילות השוטפת של המחוז ולהפחית את עלויות האחסון של מלאי התיעוד המיותר.
II. הצהרת מדיניות כללית
סעיף 138.17 לחוקי מינסוטה קובע תכנית לניהול מסמכים ממשלתיים, תוך מתן סמכות מתמשכת לסילוק מסמכים. ראשית, על מועצת החינוך לאמץ את לוח הזמנים הכללי לשמירת מסמכים של מחוז החינוך, במלואו או בחלקו. לאחר השלמת תהליך זה, על המחוז להגיש טופס "הודעה על אימוץ" לוועדת סילוק המסמכים. האגודה ההיסטורית של מינסוטה תחתום על טופס "הודעה על אימוץ" ותחזיר אותו למחוז. בשלב זה, למחוז תהיה הסמכות להיפטר מתיקים בהתאם ללוח הזמנים.
תקופות השמירה המפורטות בלוח הזמנים מייצגות את משך הזמן המינימלי שיש לשמור את התיעוד. עם תום תקופת השמירה, ניתן להשמיד את התיעוד או להעבירו לארכיון המדינה, כפי שצוין בלוח הזמנים. אם יש צורך לשמור סדרת תיעוד כלשהי לתקופה ארוכה יותר מתקופת השמירה המפורטת, יש לקבוע מדיניות של המבנה או המחלקה לגבי תיעוד זה.
אין להעביר מסמכים המוגדרים ברשימה כ"ארכיוניים" לאגודה היסטורית מקומית, למוזיאון, לספרייה ציבורית או לאדם פרטי המעוניין בכך, ללא אישור מפורש ובכתב מאת הארכיונאי הממלכתי של האגודה ההיסטורית של מינסוטה.
תקופת השמירה המפורטת בלוח הזמנים חלה על כל צורה של התיעוד (נייר, קלטת מחשב או דיסק, מיקרופילם וכדומה). עם זאת, אם הוחלט לשנות את צורת התיעוד (למשל, צילום מיקרופילם של תיעוד נייר), ייתכן שלא תאושר סילוקו של התיעוד המקורי. אם נשקלת אפשרות לשנות את צורת התיעוד, יש לפנות לאגודה ההיסטורית של מינסוטה, מחלקת הארכיונים הממלכתית.
יש לדווח על מסמכים המושמדים בהתאם ללוח הזמנים הכללי למשרד המנהל של מינסוטה ולחברה ההיסטורית של מינסוטה (M.S. 138.17, סעיף 7). יש להשתמש לשם כך בעותק של "דוח השמדת מסמכים".
אין להשמיד מסמכים שאינם מופיעים בלוח הזמנים מבלי להגיש "בקשה לאישור סילוק מסמכים" או את לוח הזמנים לשמירת מסמכים של מדינת מינסוטה.
אין צורך לשמור עותקים כפולים.
תקופת השמירה המצוינת היא פרק הזמן המינימלי שיש לשמור את התיעוד.