I. הצהרת מדיניות

מחוז החינוך מכיר באחריותו בכל הנוגע לאיסוף, שמירה והפצה של נתונים ציבוריים, כפי שנקבע בחוקי המדינה. מטרת מדיניות זו היא לספק הנחיות לעובדי מחוז החינוך בנוגע להפצה המותרת של נתונים אלה.

II. הצהרת מדיניות כללית

מחוז החינוך יפעל בהתאם לדרישות חוק מינסוטה לניהול מידע ממשלתי (Minnesota Government Data Practices Act), Minn. Stat. Ch. 13 (MGDPA) ותקנות מינסוטה, חלקים 1205.0100–1205.2000, בעת מתן מענה לבקשות לקבלת מידע ציבורי.

III. הגדרות

1. נתונים חסויים על אנשים
   
   נתונים שאינם מתפרסמים על פי חוק או על פי החוק הפדרלי החלים עליהם, ואשר אין לאדם שעליו הם מתייחסים גישה אליהם.
    
2. נתונים על אנשים פרטיים
   
   כל נתוני הממשלה שבהם ניתן לזהות אדם כלשהו כנושא הנתונים, אלא אם כן ניתן להוכיח בבירור כי הופעת השם או נתונים מזהים אחרים היא מקרית בלבד, וכי הגישה לנתונים אינה מתבצעת באמצעות השם או נתונים מזהים אחרים של אדם כלשהו.
    
3. ממונה על ציות לנהלי נתונים
   
   הממונה על ציות לנהלי נתונים הוא העובד שמונה על ידי מחוז בית הספר, אליו ניתן להפנות שאלות או הערות בנוגע לבעיות בקבלת גישה לנתונים או לבעיות אחרות הקשורות לנהלי נתונים. הרשות האחראית עשויה להיות הממונה על ציות לנהלי נתונים.
    
4. נתוני ממשל
   
   "נתוני ממשל" פירושם כל המידע המתועד שברשות מחוז החינוך, לרבות מסמכים מודפסים, דואר אלקטרוני, כונני USB, תקליטורים, תקליטורי DVD, תצלומים וכדומה.
    
5. אדם פרטי
   
   "אדם פרטי" פירושו אדם טבעי. במקרה של קטין או אדם חסר כושר משפטי כהגדרתו בסעיף 524.5-102 לחוקי מינסוטה, סעיף משנה 6, "יחיד" כולל הורה או אפוטרופוס או אדם הפועל כהורה או אפוטרופוס בהיעדר הורה או אפוטרופוס, למעט במקרה שבו הרשות האחראית תסתיר מידע מהורים או אפוטרופוסים, או מאנשים הפועלים כהורים או אפוטרופוסים בהיעדר הורים או אפוטרופוסים, לבקשת הקטין, אם הרשות האחראית קובעת כי הסתרת המידע תהיה לטובתו של הקטין.
    
6. עיון
   
   "עיון" פירושו עיון חזותי במסמכים ובסוגי מידע ממשלתיים דומים. עיון אינו כולל הדפסת עותקים על ידי מחוז בית הספר, אלא אם כן הדפסת עותק היא הדרך היחידה לאפשר עיון במידע.
    
7. נתונים שאינם ציבוריים
   
   נתונים שאינם מתייחסים לאנשים פרטיים, אשר על פי חוק או על פי החוק הפדרלי החלים עליהם: (א) אינם נגישים לציבור; ו-(ב) נגישים לנושא הנתונים, אם ישנו.
    
8. נתונים שאינם ציבוריים
   
   כל נתון ממשלתי המסווג על פי חוק, חוק פדרלי או סיווג זמני כנתון סודי, פרטי, שאינו ציבורי או כנתון מוגן שאינו ציבורי.
    
9. נתונים אישיים על אנשים
   
   נתונים אשר, על פי חוק או על פי החוק הפדרלי החלים עליהם: (א) אינם ציבוריים; ו-(ב) נגישים לאדם שעליו הם מתייחסים.
    
10. נתונים מוגנים שאינם ציבוריים
    
    נתונים שאינם מתייחסים לאנשים ספציפיים, אשר על פי חוק או על פי החוק הפדרלי החלים עליהם (א) אינם ציבוריים ו-(ב) אינם נגישים לנושא הנתונים.
     
11. נתונים ציבוריים
    
    "נתונים ציבוריים" פירושם כל הנתונים הממשלתיים שנאספו, נוצרו, התקבלו, נשמרו או הופצו על ידי מחוז החינוך, אלא אם סווגו על פי חוק, סיווג זמני בהתאם לחוק או על פי החוק הפדרלי, כנתונים שאינם ציבוריים או כנתונים מוגנים שאינם ציבוריים; או, בכל הנוגע לנתונים על אנשים פרטיים, כנתונים פרטיים או סודיים.
     
12. הרשות האחראית
    
    האדם שמונה על ידי מועצת החינוך כאחראי על איסוף, שימוש והפצה של כל מאגר נתונים הנוגע לאנשים פרטיים, נתונים ממשלתיים או נתונים מסכמים, אלא אם כן נקבע אחרת בחוק המדינה. עד למינוי אדם על ידי מועצת החינוך, הרשות האחראית היא המפקח.
     
13. נתונים מסכמים
    
    רשומות ודוחות סטטיסטיים הנגזרים מנתונים על אנשים, אך שבהם לא ניתן לזהות את האנשים, ואין בהם אפשרות לברר את זהותם או כל מאפיין אחר שיכול לזהות אדם באופן חד-משמעי. אלא אם סווגו בהתאם לסעיף 13.06 לחוקי מינסוטה, לחוק אחר או לחוק פדרלי, נתונים מסכמים הם מידע ציבורי.

IV. הרשות האחראית, הממונה על ציות לנהלי נתונים

מחוז החינוך מינה את מנהל מחוז החינוך כגורם האחראי על שמירתם ואבטחתם של רישומי מחוז החינוך, ואת סגן מנהל מחוז החינוך או המנהל הבכיר למשאבי אנוש כקצין ציות לנהלי נתונים, אליו ניתן להפנות שאלות או הערות בנוגע לקבלת גישה לנתונים, זכויותיהם של נושאי הנתונים או עניינים אחרים הקשורים לנהלי נתונים. יש להפנות שאלות בנוגע לנהלי ונהלי פרטיות הנתונים של מחוז החינוך אל קצין ציות לנהלי נתונים.

1. הרשות האחראית תקבע נהלים שיבטיחו כי המחוז יגיב במהירות לבקשות לקבלת נתונים ממשלתיים.

V. נתונים על אדם ספציפי

1. איסוף ואחסון כל הנתונים על אנשים, וכן השימוש וההפצה של נתונים אישיים וסודיים על אנשים, יוגבלו למינימום ההכרחי לצורך ניהול ותפעול תוכניות שאושרו במפורש על ידי המחוקק או מחוז החינוך, או שנקבעו על ידי הממשל הפדרלי.
    
2. מחוז בית הספר לא יאסוף, יאחסן, ישתמש או יפיץ נתונים פרטיים או סודיים אודות אדם כלשהו למטרות אחרות מאלה שצוינו בפני אותו אדם בעת איסוף הנתונים, בהתאם לסעיף 13.04 לחוקי מדינת מינסוטה, למעט האמור בסעיף 13.05, סעיף משנה 4 לחוקי מדינת מינסוטה.
    
3. על פי בקשה שהוגשה לרשות האחראית או למי שהוסמך מטעמה, יקבל האדם הודעה האם הוא נכלל במאגר הנתונים האישיים, והאם הנתונים מסווגים כציבוריים, פרטיים או חסויים. על פי בקשה נוספת, לאדם הנכלל במאגר נתונים אישיים פרטיים או ציבוריים, יוצגו הנתונים ללא תשלום, ובמידת רצונו, יקבל הסבר על תוכנם ומשמעותם.
    
4. לאחר שהאדם נחשף לנתונים האישיים והוסבר לו משמעותם, אין צורך לחשוף את הנתונים בפניו במשך שישה חודשים לאחר מכן, אלא אם כן מתנהלת מחלוקת או תביעה בהתאם לסעיף זה, או שנאספו או נוצרו נתונים נוספים אודותיו.
    
5. הרשות האחראית או מי שהוסמך מטעמה ימסרו עותקים של הנתונים הפרטיים או הציבוריים על פי בקשתו של האדם שעליו הנתונים. הרשות האחראית או מי שהוסמך מטעמה רשאים לדרוש מהמבקש לשלם את העלויות בפועל הכרוכות בהכנת העותקים ובאישורם.
    
6. הרשות האחראית או מי שהוסמך מטעמה יפעלו מיד, ככל שהדבר אפשרי, על פי כל בקשה המוגשת בהתאם לסעיף זה, או בתוך עשרה ימים מיום הגשת הבקשה, לא כולל שבתות, ימי ראשון וחגים רשמיים, אם לא ניתן לפעול באופן מיידי.
    
7. אדם שהוא נושא המידע רשאי לערער על נכונותם או שלמותם של נתונים ציבוריים או פרטיים. כדי לממש זכות זו, על האדם להודיע בכתב לרשות האחראית ולתאר את מהות המחלוקת. הרשות האחראית תפעל בתוך 30 יום באחת משתי הדרכים הבאות: (1) תתקן את הנתונים שנמצאו כלא מדויקים או לא שלמים ותנסה להודיע למקבלי הנתונים הבלתי מדויקים או הבלתי שלמים בעבר, לרבות מקבלי הנתונים שצוינו על ידי האדם; או (2) תודיע לאדם כי הרשות סבורה שהנתונים נכונים. נתונים השנויים במחלוקת ייחשפו רק אם הצהרת אי-הסכמתו של האדם תצורף לנתונים הנחשפים.
    
8. ניתן לערער על החלטת הרשות האחראית בהתאם להוראות חוק ההליכים המינהליים הנוגעות למקרים שנויים במחלוקת. עם קבלת ערעור מטעם אדם כלשהו, ינסה הנציב, בטרם יוציא את הצו ואת ההודעה על דיון במקרה שנוי במחלוקת כנדרש בפרק 14 לחוקי מינסוטה, ליישב את המחלוקת באמצעות הסברה, פגישה, פיוס או שכנוע. אם הצדדים מסכימים לכך, רשאי הנציב להפנות את העניין לגישור. לאחר מאמצים אלה, יבטל הנציב את הערעור או יוציא את הצו וההודעה על השימוע.
    
9. נתונים על אנשים שטענתם נדונה בהצלחה על ידי אדם אחר חייבים להיות משלימים, מתוקנים או מושמדים על ידי גוף ממשלתי, ללא תלות בדרישות סעיף 138.17 לחוקי מדינת מינסוטה.
    
10. לאחר השלמת, תיקון או השמדת הנתונים שעליהם הוגשה התנגדות מוצלחת, רשאי מחוז בית הספר לשמור עותק של הצו שהוציא נציב המינהל מכוח פרק 14 לחוקי מינסוטה, או, אם לא הוצא צו, סיכום של המחלוקת בין הצדדים שאינו מכיל פרטים כלשהם על הנתונים שעליהם הוגשה התנגדות מוצלחת.

VI. בקשות לקבלת נתונים מצד אדם שהוא נושא הנתונים

1. כל הבקשות לקבלת נתונים אישיים חייבות להיות מוגשות בכתב אל הממונה על ציות לנהלי נתונים.
    
2. בקשה לקבלת נתונים אישיים על אדם מסוים חייבת לכלול את הפרטים הבאים:
    
   1. הצהרה כי הבקשה מוגשת כבעל זכות על המידע, בבקשה לקבלת מידע אודות האדם עצמו או אודות תלמיד שהאדם הוא הורהו או אפוטרופסו;
       
   2. תאריך הגשת הבקשה;
       
   3. תיאור ברור של הנתונים המבוקשים;
       
   4. הוכחה לכך שהאדם הוא נושא המידע או הורהו או אפוטרופסו של נושא המידע;
       
   5. ציון האופן שבו יש לספק את הנתונים (למשל, עיון, העתקה, עיון והעתקה גם יחד, וכו'); ו-
       
   6. אופן יצירת הקשר עם המבקש (כגון מספר טלפון, כתובת או כתובת דואר אלקטרוני).
       
3. הרשות האחראית רשאית לבקש הבהרות מהמבקש אם הבקשה אינה ברורה, בטרם תשיב לבקשת הנתונים.
    
4. מדיניות 515 (הגנה ופרטיות של תיקי תלמידים) עוסקת בבקשות של תלמידים או הוריהם לקבלת תיקים ונתונים חינוכיים.

VII. בקשות לקבלת מידע ציבורי

1. כל הבקשות לקבלת מידע ציבורי חייבות להיות מוגשות בכתב ולפנות לממונה על ציות לנהלי הטיפול במידע.
    
   1. בקשה לקבלת מידע ציבורי חייבת לכלול את הפרטים הבאים:
       
      1. תאריך הגשת הבקשה;
          
      2. תיאור ברור של הנתונים המבוקשים;
          
      3. ציון האופן שבו יש לספק את הנתונים (למשל, עיון, העתקה, עיון והעתקה גם יחד, וכו'); ו-
          
      4. אופן יצירת הקשר עם המבקש (כגון מספר טלפון, כתובת או כתובת דואר אלקטרוני).
          
   2. אלא אם כן נקבע אחרת בחוק, המבקש אינו נדרש למסור את זהותו, ואין הוא נדרש להסביר את הסיבה לבקשת הנתונים. ניתן לבקש מאדם למסור מידע מזהה או מבהיר מסוים, אך ורק לצורך הקלת הגישה לנתונים.
       
   3. בקשה לקבלת מידע ציבורי, לרבות זהות המבקש, אם נמסרה, היא מידע ציבורי.
       
   4. ממונה על ציות לנהלי נתונים רשאי לבקש הבהרות מהמבקש אם הבקשה אינה ברורה, בטרם ישיב לבקשת הנתונים.
       
2. ממונה הציות לנהלי נתונים ישיב לבקשת נתונים במועדים ובמקומות סבירים, כדלקמן:
    
   1. ממונה על ציות לנהלי נתונים יודיע למבקש בכתב כדלקמן:
       
      1. הנתונים המבוקשים אינם קיימים; או
          
      2. הנתונים המבוקשים אכן קיימים, אך המבקש אינו יכול לגשת אליהם, בין אם במלואם ובין אם בחלקם; או
          
         1. אם ממונה על ציות לנהלי נתונים יקבע כי הנתונים המבוקשים מסווגים, כך שיש למנוע את גישתו של המבקש אליהם, הרשות האחראית תיידע את המבקש על ההחלטה בכתב, בהקדם האפשרי, ותציין את הסעיף הספציפי בחוק, את הסיווג הזמני או את ההוראה הספציפית בחוק הפדרלי שעליהם מבוססת ההחלטה.
             
         2. על פי בקשתו של מבקש שגישתו לנתונים נדחתה, על ממונה הציות לנהלי נתונים לאשר בכתב כי הבקשה נדחתה ולציין את הסעיף הספציפי בחוק, את הסיווג הזמני או את ההוראה הספציפית בחוק הפדרלי שעליה התבססה הדחייה.
             
      3. הנתונים המבוקשים אכן קיימים; יש לקבוע את אופן עיון בנתונים, לציין מתי ניתן יהיה לאסוף אותם, או לציין כי הם יישלחו בדואר. אם המבקש לא יתייצב במועד ובמקום שנקבעו לעיון בנתונים, או אם הנתונים לא ייאספו תוך עשרה (10) ימי עסקים מרגע קבלת ההודעה על ידי המבקש, מחוז החינוך יסיק כי אין עוד עניין בנתונים ויחשיב את הבקשה כסגורה.
          
   2. זמן התגובה של מחוז החינוך עשוי להיות מושפע מגודל הבקשה הספציפית ומורכבותה, לרבות צנזורה נדרשת של הנתונים, וכן ממספר הבקשות שהוגשו בתקופה מסוימת.
       
   3. על פי בקשה, מחוז החינוך יספק הסבר על המונחים הטכניים, הקיצורים או ראשי התיבות המופיעים בנתונים הנמסרים.
       
   4. חוק ה-MGDPA אינו מחייב את מחוז החינוך ליצור או לאסוף נתונים חדשים בתגובה לבקשת נתונים, או לספק את הנתונים המבוקשים בצורה או במבנה ספציפיים, אם מחוז החינוך אינו שומר את הנתונים בצורה או במבנה כאמור.
       
   5. מחוז החינוך אינו מחויב להשיב על שאלות שאינן נוגעות לבקשה ספציפית לקבלת נתונים או לבקשות לקבלת נתונים בכלל.

VIII. בקשה לקבלת נתונים מסכמים

1. בקשה להכנת נתונים מסכמים תוגש בכתב לרשות האחראית.
    
   1. בקשה להכנת נתונים מסכמים חייבת לכלול את הפרטים הבאים:
       
      1. תאריך הגשת הבקשה;
          
      2. תיאור ברור של הנתונים המבוקשים;
      3. ציין את האופן שבו יש לספק את הנתונים (למשל, עיון, העתקה, עיון והעתקה גם יחד, וכו'); ו-
          
      4. אופן יצירת הקשר עם המבקש (מספר טלפון, כתובת או כתובת דוא"ל).
          
2. הרשות האחראית תשיב בתוך עשרה (10) ימי עסקים ממועד קבלת הבקשה להכנת נתונים מסכמים ותיידע את המבקש בדבר הדברים הבאים:
    
   1. העלויות המשוערות של הכנת נתוני הסיכום, אם ישנן; ו-
       
   2. הנתונים המסכמים המבוקשים; או
       
   3. הצהרה בכתב המפרטת את לוח הזמנים להכנת הנתונים המסכמים המבוקשים, לרבות הנימוקים לכל עיכוב; או
       
   4. הצהרה בכתב המפרטת את הסיבות שבגינן קבעה הרשות האחראית כי מתן גישה למבקש עלול לפגוע בפרטיותם או בסודיותם של הנתונים.
       
3. מחוז החינוך ידרוש מהמבקש לשלם מראש את מלוא עלות הכנת הנתונים המסכמים, או חלק ממנה, בטרם יתחיל מחוז החינוך בהכנת הנתונים המסכמים.

IX. עלויות

1. נתונים ציבוריים
    
   1. מחוז החינוך יגבה תשלום עבור העתקים שיינתנו, כדלקמן:
       
      1. עבור 100 עמודים או פחות של עותקים בשחור-לבן, בגודל Letter או Legal, יחויב סכום של 25 סנט עבור עותק חד-צדדי או 50 סנט עבור עותק דו-צדדי.
          
      2. עבור יותר מ-100 עמודים או עותקים של חומרים אחרים, החיוב יהיה על פי העלות בפועל של חיפוש הנתונים, איתורם והפקת העותקים, אלא אם כן העלות נקבעה במפורש בחוק או בתקנה.
          
         1. העלות בפועל של הפקת העתקים כוללת את זמן העבודה של העובדים, עלות החומרים שעליהם מועתקים הנתונים ועלויות משלוח (אם ישנן).
             
         2. כמו כן, אם למחוז החינוך אין את היכולת להכין את העותקים, למשל תמונות, יחויב הסכום המדויק ששילם מחוז החינוך לספק חיצוני.
             
   2. יש לשלם את כל הסכומים במזומן או באמצעות המחאה בנקאית/המחאת דואר לפני קבלת העותקים.
       
2. נתונים מסכמים
    
   1. כל עלויות הכרוכות בהכנת נתוני הסיכום ישולמו על ידי המבקש לפני הכנת הנתונים או מסירתם.
       
   2. מחוז החינוך רשאי לגבות את העלויות הכרוכות בהכנת נתוני סיכום כדלקמן:
       
      1. עלות החומרים, לרבות נייר; עלות העבודה הנדרשת להכנת נתוני הסיכום; כל לוח תעריפים של דמי צילום סטנדרטיים שנקבע על ידי מחוז בית הספר; כל עלויות מיוחדות הנדרשות להפקת עותקים כאלה ממערכת ניהול רשומות ממוחשבת, לרבות מחשבים ומערכות מיקרופילם;
          
      2.  מחוז החינוך רשאי לשקול את הערך הסביר של הנתונים המסכמים שהוכנו, ובמידת הצורך, להפחית את העלויות שנקבעו למבקש.
          
3. נתונים השייכים לאדם מסוים
    
   1. הרשות האחראית או מי שהוסמך מטעמה רשאים לדרוש מהמבקש לשלם את העלויות בפועל הכרוכות בהפקת העותקים ובאישורם.
      
      הרשות האחראית לא תגבה מהנשוא כל תשלום במקרים שבהם הנשוא מבקש רק לעיין בנתונים האישיים.

X. סקירה שנתית ופרסום

1. הרשות האחראית תכין מדיניות בכתב בנוגע לגישה לנתונים ומדיניות בכתב בנוגע לזכויותיהם של נושאי הנתונים (לרבות נהלים ספציפיים שהמחוז החינוכי נוקט כדי לאפשר לנושא הנתונים גישה לנתונים ציבוריים או פרטיים אודות אנשים). הרשות האחראית תעדכן את המדיניות, לפי הצורך, לא יאוחר מה-1 באוגוסט בכל שנה, ובכל עת אחרת ככל שיידרש, כדי לשקף שינויים בכוח האדם, בנהלים או בנסיבות אחרות המשפיעים על יכולתו של הציבור לגשת לנתונים.
    
2. עותקים של הנהלים יהיו נגישים לציבור בקלות, באמצעות חלוקת עותקים חינם לציבור, או באמצעות תליית הנהלים במקום בולט בתוך מחוז בית הספר, הנגיש בקלות לציבור, או באמצעות פרסומם באתר האינטרנט של מחוז בית הספר.

אומץ ב-5/11/2008
נבדק ב-16/12/2021
אומץ ב-6/1/2022
נבדק ב-27/10/2022
אומץ ב-31/11/2022