I. מטרה

מטרת מדיניות זו היא לספק הנחיות למפקח כדי לסייע בסילוק ציוד וחומרים מיושנים במועד.

II. הצהרת מדיניות כללית

שימוש יעיל בשטחי בית הספר, מתוך התחשבות בבטיחות הצוות והתלמידים, יחייב לעתים סילוק של ציוד וחומרים מיושנים.

III. הגדרות

1. "חוזה" פירושו הסכם שנחתם על ידי המחוז למכירת ציוד, חומרים או מכשור.
    
2. "עיתון רשמי" הוא גיליון קבוע של עיתון משפטי מוסמך.

IV. אופן הטיפול

1. אישור
   
   המפקח יהיה מוסמך להיפטר מציוד וחומרים מיושנים באמצעות מכירתם במחיר הוגן, בהתאם לנהלים המפורטים במדיניות זו. כל מכירה שסכומה עולה על הסכום המינימלי המחייב הגשת הצעות מחיר, חייבת לקבל תחילה אישור מפורש מהמועצה. המפקח יהיה מוסמך להיפטר כראוי מספרי לימוד, חומרים וציוד משומשים שנחשבים כבעלי ערך מועט או חסרי ערך.
    
2. חוזים בסכום העולה על 100,000 דולר
    
   1. אם הערך המשוער של הציוד או החומרים עולה על 100,000 דולר, יפורסם מודעה בעיתון הרשמי שבועיים מראש לצורך קבלת הצעות מחיר סגורות. במודעה זו יצוינו מועד ומקום קבלת ההצעות, וכן תיאור קצר של הנושא. ניתן לפרסם מודעות נוספות בעיתון הרשמי או במקומות אחרים, לפי שיקול דעתה של מועצת בית הספר.
       
   2. המכירה תוענק למציע האחראי שהציע את המחיר הגבוה ביותר, תבוצע כנדרש בכתב, ותהיה כפופה לתנאים נוספים כנדרש בחוק.
       
   3. יש לנהל רישום של כל ההצעות, הכולל את שמות המציעים וסכומי ההצעות, וכן ציון ההצעה הזוכה. הצעה הכוללת שינוי או מחיקה של כל 'מחיר המופיע בהצעה, המשמש לקביעת ההצעה האחראית הגבוהה ביותר, תידחה, אלא אם כן השינוי או המחיקה תוקנו באמצעות מחיקה וקו, והתיקון הודפס בדיו או הוקלד במכונת כתיבה בסמוך לכך, וחתום בראשי תיבות בדיו על ידי החותם על ההצעה.
       
   4. במקרה של הצעות גבוהות זהות משני מציעים או יותר, רשאית הוועדה, לפי שיקול דעתה, לנקוט בשיטות רכש במשא ומתן עם המציעים שהציעו את ההצעה הגבוהה ביותר, כל עוד המחיר שישולם לא יפחת ממחיר ההצעה הגבוהה ביותר. במקרה שבו התקבלה הצעה אחת בלבד, הוועדה רשאית, לפי שיקול דעתה, לנהל משא ומתן על חוזה מוסכם עם המציע, כל עוד המחיר המשולם אינו נמוך מההצעה המקורית. אם לא התקבלה הצעה משביעת רצון, הוועדה רשאית לפרסם מכרז מחדש.
       
   5. כל ההצעות שהתקבלו יישמרו בתיק למשך תקופה של שנה לפחות לאחר קבלתן. כל חוזה שנערך בניגוד להוראות האמורות יהיה בטל.
       
   6. נתונים שהוגשו על ידי עסק למחוז בתגובה למכרז הם חסויים עד לפתיחתם. עם פתיחתם, שם המציע וסכום הדולרים שצוין הופכים לציבוריים; כל שאר הנתונים נשארים חסויים עד להשלמת תהליך הבחירה, כלומר עד שהמוסד החינוכי סיים את הערכתו ודרג את ההצעות. לאחר השלמת תהליך הבחירה, כל הנתונים שהוגשו על ידי כל המציעים הופכים לציבוריים, למעט נתונים המהווים סוד מסחרי. אם כל התשובות נדחות לפני השלמת תהליך הבחירה, כל הנתונים נשארים חסויים, למעט שם המציע והסכום הדולרי שצוין, אשר פורסמו בפתיחת ההצעות למשך שנה מיום הפתיחה המוצע, או עד שתהליך בחירה מחודש יביא להשלמת תהליך הבחירה, או עד שתתקבל החלטה לבטל את הרכישה, המוקדם מבין השניים, ובשלב זה הנתונים הנותרים הופכים לציבוריים. נתונים שנוצרו או נשמרו על ידי המחוז כחלק מתהליך הבחירה או ההערכה מוגנים כנתונים שאינם ציבוריים עד להשלמת תהליך הבחירה או ההערכה. באותו מועד, הנתונים הופכים לציבוריים, למעט נתונים המהווים סוד מסחרי.
       
3. חוזים בסכום שבין 25,000 דולר ל-100,000 דולר
   
   אם סכום המכירה מוערך ביותר מ-25,000 דולר אך לא עולה על 100,000 דולר, ניתן לערוך את החוזה באמצעות הצעות מחיר סגורות באופן המפורט לעיל או באמצעות משא ומתן ישיר, על ידי קבלת שתי הצעות מחיר או יותר לרכישה או למכירה, במידת האפשר, וללא פרסום מכרז או עמידה בדרישות הודעת המכרז התחרותי. כל הצעות המחיר שהתקבלו יישמרו בתיק למשך תקופה של שנה לפחות לאחר קבלתן.
    
4. חוזים בסכום של 25,000 דולר או פחות
   
   אם סכום המכירה מוערך ב-25,000 דולר או פחות, ניתן לערוך את החוזה על בסיס הצעת מחיר או בשוק הפתוח, לפי שיקול דעתה של הוועדה. המכירה בשוק הפתוח עשויה להתבצע במכירה פומבית. אם החוזה נחתם על בסיס הצעת מחיר, הוא יתבסס, ככל שהדבר אפשרי, על לפחות שתי הצעות מחיר, אשר יישמרו בתיק למשך תקופה של לפחות שנה לאחר קבלתן.
    
5. מכירה אלקטרונית של עודפי ציוד, חומרים וציוד
   
   למרות הדרישות הפרוצדורליות האחרות של מדיניות זו, המחוז רשאי להתקשר בחוזה למכירת ציוד, חומרים וציוד עודפים, מיושנים או בלתי מנוצלים באמצעות תהליך מכירה אלקטרוני, שבו הרוכשים מתחרים על רכישת הציוד, החומרים או הציוד במחיר הרכישה הגבוה ביותר, בסביבה פתוחה ואינטראקטיבית.
    
6. הודעה על בקשת הצעות מחיר
   
   הודעה על הנהלים לקבלת הצעות מחיר תפורסם בעיתונות או בכל אמצעי אחר, לפי העניין, כדי להבטיח מתן הודעה סבירה לציבור.
    
7. מכירות לעובדים
   
   אף חבר מועצה או עובד של המחוז לא ימכור, לא ישיג למכירה, לא יחזיק או ישלוט לצורך מכירה לחבר מועצה או לעובד אחר של המחוז, כל רכוש או חומרים שבבעלות המחוז, אלא אם כן הרכוש והחומרים אינם נדרשים למטרות ציבוריות ונמכרים לעובד המחוז לאחר פרסום הודעה ציבורית סבירה, במכירה פומבית או באמצעות הצעות סגורות, ובלבד שהעובד אינו מעורב ישירות בתהליך המכירה הפומבית או המכירה. הודעה סבירה תכלול הודעה שתפורסם או תוצב לפחות שבוע מראש. עובד מחוז רשאי לרכוש לא יותר מכלי רכב אחד מהמחוז בכל תקופה של 12 חודשים. סעיף זה לא יחול על מכירת רכוש או חומרים שנרכשו או הופקו על ידי מחוז בית הספר למכירה לציבור הרחב במהלך העסקים הרגיל. אין בסעיף זה כדי לאסור על עובד מחוז בית הספר למכור או להחזיק לצורך מכירה רכוש ציבורי, אם המכירה או ההחזקה לצורך מכירה מתבצעות במהלך העסקים הרגיל או במהלך הרגיל של תפקידו של העובד.
    
8. חריגים לגבי מחשבים עודפים בבתי ספר
   
   המחוז רשאי לעקוף את דרישות המכרז התחרותי ואינו כפוף לשום חוק אחר הנוגע לחוזים של מחוזות חינוך, אם הוא מעביר מחשבים בית-ספריים עודפים וציוד נלווה על-ידי העברת הבעלות והזכויות ברכוש ל:
    
   1. מחוז חינוך אחר;
       
   2. משרד התיקונים של המדינה;
       
   3. מועצת הנאמנים של המכללות והאוניברסיטאות הממלכתיות של מינסוטה; או
       
   4. משפחתו של תלמיד המתגורר במחוז, שהכנסתה הכוללת עומדת בהגדרה הפדרלית לעוני.