1.0 מטרה

תקשורת יעילה היא חיונית להמשך הצלחתו של מחוז בתי הספר מינטונקה. מטרת מדיניות זו היא להבטיח תקשורת דו-כיוונית יעילה ומכוונת תוצאות, שתגביר את המודעות, ההבנה, העניין והתמיכה בתלמידים, בצוות, בתוכניות וביעדי המחוז – קהילת למידה המעודדת את כולם להצטיין.

2.0 הצהרת מדיניות כללית

תקשורת אפקטיבית במחוז מתמקדת בבניית קשרים בין ארגון חינוכי לבין קהלי היעד הפנימיים והחיצוניים שלו. זוהי פונקציה ניהולית מתוכננת ושיטתית, המבוססת על פרקטיקות אתיות, ומטרתה לסייע בשיפור התוכניות, השירותים והמוניטין של המחוז. היא נשענת על תקשורת דו-כיוונית, שמטרתה לעורר הבנה טובה יותר של היעדים, ההישגים והצרכים של הארגון במילוי ייעודו למען התלמידים. היא מחייבת פירוש של עמדות, דעות ואמונות הציבור, כך שמועצת בית הספר והנהלתו יוכלו לזהות ולעזור בעיצוב תוכניות, מדיניות ונהלים שיזכו להבנה ולתמיכה נרחבות, ובכך לתמוך בהישגי התלמידים.

כל החלטה וכל פעולה בארגון עלולות להשפיע על היחסים שבין המחוז לבין בעלי העניין שלו, ובכך לשפר או לפגוע ביכולתו של המחוז לממש את ייעודו למען התלמידים. תוכנית התקשורת של המחוז תוכל להיות יעילה רק אם כל אחד בארגון ייקח על עצמו את האחריות לתקשר ביעילות, לבנות מערכות יחסים, לקדם את הארגון ולשמש כשגרירים של המחוז כאשר הם פוגשים ומברכים אנשים במהלך עבודתם היומיומית.

3.0 תחומי אחריות

תוכנית מתוכננת, שיטתית ורציפה של תקשורת דו-כיוונית היא אחריות משותפת של כל חברי המועצה ועובדי המחוז.

3.1 מועצת החינוך אחראית להבטחת תוכנית תקשורת דו-כיוונית מתוכננת ויעילה. המועצה תאמץ ותקיים חזון, הצהרת משימה ותוכנית אסטרטגית עבור מחוז החינוך. מועצת החינוך תפעיל משרד תקשורת כדי להבטיח שיעדי התקשורת ופעילויותיה יהיו עקביים עם החזון של המועצה, התוכנית האסטרטגית של המחוז והיעדים השנתיים. מועצת החינוך תאשר הוצאות מכספי הציבור לתמיכה ביעדים שאומצו.

מועצת החינוך מתקשרת באמצעות הצבעה או בהסכמת הרוב בקרב חברי המועצה. יו"ר מועצת החינוך, או מי שימונה מטעמו, משמש כדובר המועצה. על חברי מועצת החינוך לעשות כל מאמץ כדי לפעול למען תלמידי המחוז, לקדם את הצלחתו, לשמור על נראות גבוהה וזמינות כלפי הציבור, להבטיח תקשורת פתוחה ותקופתית עם המפקח, ולהוות השראה לאחרים באמצעות דבריהם ומעשיהם.

3.2 פיתוח ויישום תוכנית התקשורת של מחוז החינוך הם באחריות המפקח ו/או מי שימונה מטעמו. המפקח משמש כאיש הקשר העיקרי מול מועצת החינוך. המפקח דואג לשקיפות ולנכונות להקשיב לציבור, שומר על נוכחות בולטת וזמינות בקרב הצוות והקהילה, משמש כאיש הקשר העיקרי בהעברת החזון, המשימה והיעדים של מחוז החינוך, ונפגש באופן קבוע עם הורים, תלמידים, אנשי צוות ומנהיגי הקהילה כדי לקדם תקשורת דו-כיוונית.

3.3 מנהל התקשורת משמש כדובר הראשי של המחוז, כפי שנקבע על ידי המפקח. צוות התקשורת אחראי על פיתוח ויישום תוכניות התקשורת של המחוז, במיוחד בכל הנוגע לנושאים מורכבים או שנויים במחלוקת. משרד התקשורת מבטיח עקביות, עמידה בלוחות זמנים ודיוק בתקשורת של המחוז.

3.4 האחריות על התקשורת ברמת בית הספר או המחלקה מוטלת על המנהל או על מנהל המחלקה. המנהלים ואנשי הפיקוח קובעים את האווירה או את התרבות של התקשורת והיחסים בבית הספר או במחלקה. הם משמשים כמקור העיקרי להעברת מידע לעובדים ולקהל היעד. צוות בית הספר או המחלקה יקיים תקשורת יעילה ובזמן הנכון עם העובדים, התלמידים והמשפחות.

3.5 כל עובדי בית הספר משמשים כנציגי המחוז במהלך עבודתם היומיומית. על העובדים מוטלת האחריות לתקשר בצורה מדויקת ויעילה אודות בית הספר שלהם, המחוז, או נושאים הנמצאים בתחום ובמסגרת אחריותם המקצועית וידעם. עליהם להימנע מלנסות לענות בשם אחרים, לדון בנושאים שאינם מוכרים להם או בנושאים הנמצאים מחוץ לתחום האחריות של בתי הספר או המחלקות. על עובדי המחוז לעשות מאמצים נאותים כדי להיות בקיאים בנוגע למחוז, לתוכניותיו, לשירותיו, להישגיו, לאתגריו, לתוכניותיו ולסדר העדיפויות שלו.

4.0 דרישות

4.1 כל התקשורת של המחוז תתנהל בהתאם לסטנדרטים הגבוהים ביותר של תקשורת יעילה.

4.1.1 התקשורת תתנהל מתוך שאיפה לאמת, לדיוק ולהגינות. אין לפרסם מידע כוזב בכוונה תחילה. פרסום לא מכוון של מידע כוזב יתוקן מיד עם גילויו.

4.1.2 פרטיותם ושמם הטוב של התלמידים, המשפחות והעובדים יכובדו ויוגנו. לא יפורסם מידע העלול לפגוע בשמם הטוב של התלמידים או אנשי הצוות, למעט במקרים הקבועים בחוק או במדיניות אחרת של המועצה.

4.1.3 התנהגותם, עמדותיהם ומעשיהם של עובדי המחוז וחברי מועצת החינוך יהיו בהתאם לסטנדרטים אתיים גבוהים (בפומבי ובפרטי).

4.1.4 שימוש תכוף בשפה חיובית, בדיאלוג פנים אל פנים ובתקשורת אישית יהווה את שיטת התקשורת היעילה ביותר להשגת העמדות וההתנהגויות הרצויות.

4.1.5 המחוז ישתמש בטכנולוגיות תקשורת מתאימות כדי לתקשר ביעילות עם בעלי העניין ולערב אותם.

4.1.6 המחוז יפעל לקידום שקיפות בתהליך קבלת ההחלטות, יאפשר גישה נאותה למידע ציבורי, ויכבד את עקרון חופש המחקר ואת דעותיהם של אחרים.

4.1.6 לכל פעילות תקשורתית משמעותית, יוזמת שינוי או תוכנית חדשה תהיה תוכנית תקשורת כתובה, שתתחשב בסוגיות, בצרכים ובציפיות של קהלי היעד, בנוסף לצורכי המחוז.

4.2 מטרות תוכנית התקשורת.

4.2.1 לגייס את העובדים והבעלי עניין לשמש כשגרירים של מחוז בתי הספר מינטונקה.

4.2.2 לערב באופן פעיל את ההורים, התלמידים והצוות בתהליך הלמידה.

4.2.3 לגייס את המודעות, ההבנה והתמיכה הנדרשות להגשמת ייעודו, מטרותיו ויעדיו של המחוז.

4.2.4 כדי להבטיח תקשורת דו-כיוונית, לתווך את הארגון לקהלי היעד שלו ולתווך את הקהל (ערכים, דעות ועמדות) למחוז.

4.2.5 לציון ההישגים והתרומות של הסטודנטים, הצוות וחברי הקהילה.

4.2.6 לקדם את בתי הספר הציבוריים של מינטונקה כמחוז חינוך ברמה עולמית, וכאחד ממחוזות החינוך המובילים במינסוטה ובארצות הברית.

4.2.7 כדי להבטיח שיינקטו אסטרטגיות תקשורת יעילות בכל רחבי המחוז.