I. מטרה

מטרת מדיניות זו היא לספק הנחיות לשימוש הקהילה במתקני המחוז ובציודו.

II. הצהרת מדיניות כללית

מועצת החינוך מעודדת שימוש מרבי במתקני המחוז ובציודו לצורכי הקהילה, אם לדעתה שימוש זה לא יפגע בשימוש לצורכי בית הספר. הדבר כולל שימוש במרכז לאמנויות ברחוב 7, במגרש הדשא/הכיפה של טונקה, במגרש הוותיקים, במרכז החינוך הקהילתי של מינטונקה ובכל שאר המתקנים שבבעלות המחוז ומנוהלים על ידו.

כדי לשמור על תקשורת תקינה בתוך המחוז ולמנוע התנגשויות בלוחות הזמנים, יש לתאם את כל הפעילויות והאירועים המתוכננים לאחר שעות הלימודים בכל המתקנים, למעט מרכז האמנויות בקומה 7, מגרש הטונקה טורף/דום, מגרש הוותיקים ומרכז החינוך הקהילתי של מינטונקה, באמצעות מתאם המתקנים של המחוז.

III. קביעת סדר העדיפויות בתכנון אירועים ופעילויות בית-ספריים

כל הפעילויות והאירועים המתוכננים לאחר שעות הלימודים בכל המתחמים, למעט מרכז האמנויות בקומה 7, מגרש הטונקה טורף/הדום, מגרש הוותיקים ומרכז החינוך הקהילתי של מינטונקה, ייקבעו באמצעות מתאם המתקנים של המחוז, אלא אם צוין אחרת להלן. לפעילויות ולאירועים בית-ספריים יש עדיפות עליונה בקביעת לוח הזמנים. פעילויות ואירועים בית-ספריים, כהגדרתם להלן, יהיו פטורים מדמי השכירות. (הערה: ייתכן שיחולו עלויות עבור שירותי שמירה, ציוד, ניקיון וכוח אדם תומך.)

1. מנהלי בתי הספר יקבעו את לוח הזמנים של כל הפעילויות במהלך יום הלימודים, ואין צורך באישורים.
    
2. מלבד יום התלמידים, יש לתת עדיפות עליונה בלוח הזמנים לפגישות, פעילויות ואירועים של בית הספר, ובכללם:
    
   • פעילויות מוזיקליות וקונצרטים המתוכננים על ידי צוות המוזיקה המחוזי
   • חזרות והצגות תיאטרון בית-ספריות המתוכננות על ידי מרכז האמנויות וצוותי תיאטרון אחרים במחוז
   • אימוני ספורט המתוכננים על ידי צוות מחלקת פעילויות חוץ-לימודיות, פעילויות וספורט של המחוז
   • אירועי ספורט כפי שתוכננו על ידי צוות מחלקת פעילויות חוץ-לימודיות, פעילויות וספורט במחוז
      
3. לאירועים שנתיים שאושרו על ידי המנהל, המאורגנים על ידי ארגון ההורים PTA/PTO של בית הספר, ושהם מתקיימים במתחם בית הספר עצמו, תינתן עדיפות בלוח הזמנים.
    
4. לאירועים השנתיים ולתכנית המפגשים של "חינוך קהילתי מינטונקה" (MCE) לאורך השנה תינתן עדיפות בלוח הזמנים.
    
   1. פעילויות ה-MCE ייקבעו למועדים שלא יפריעו לתוכניות הלימוד של המחוז, לאירועים שמארגנות בתי הספר, לישיבות וכדומה, וכן לפעילויות החוץ-לימודיות והמשלימות של התלמידים מכיתות א' עד י"ב.
       
   2. הנהלים הנוגעים לפרסום, לרישום ולגביית דמי השתתפות יהיו באחריות MCE.
       
   3. דמי הרישום ל-MCE עשויים להיבנות כך שיכללו חלק יחסי מהעלויות של שירותי האחסון שיידרשו.

IV. קדימות בתזמון עבור קבוצות וארגונים אחרים

1. למועדונים ולקבוצות פעילות שאושרו על ידי בית הספר, אשר יש להם יועץ בית-ספרי ייעודי, תינתן עדיפות בקביעת לוחות הזמנים בקטגוריה זו. קבוצות אלה יהיו פטורות מתשלום דמי השכירות.
    
2. קבוצות נוער הקשורות למחוז בתי הספר מינטונקה, הממומנות על ידי ארגוני הורים שהוקמו אך ורק כדי לתמוך במועדונים ובפעילויות הקיימים הממומנים על ידי בית הספר, יקבלו עדיפות בתזמון. קבוצות הורים ומועדוני תמיכה אלה יהיו פטורים מדמי השכירות. נספח א' מגדיר קטגוריה זו בפירוט רב יותר.
    
3. לקבוצות הנוער במיניטונקא (שאינן תומכות באופן ישיר בפעילויות בית-ספריות), הממומנות על ידי ארגוני הורים ושמרכיב הרוב במשתתפי הארגון הוא תושבי מחוז בתי הספר של מיניטונקא, תינתן עדיפות בתזמון הבא. ייתכן שייגבו דמי שכירות מקבוצה זו, או שלא, בהתאם לפעילות או לאירוע הספציפי.
    
4. תושבים (שאינם חברים בקבוצת נוער) יקבלו עדיפות שנייה בקביעת מועדים. ייתכן שייגבו דמי שכירות מקבוצה זו, או שלא, בהתאם לפעילות או לאירוע הספציפי.
    
5. קבוצות או ארגונים שאינם תושבי המקום, המשתמשים במתחם למטרות מסחריות או עסקיות, יקבלו תור בהתאם לזמינות האירוע והמתחם. יחולו דמי השכרת המתחם.

V. שימוש הקהילה במתקני בית הספר

1. אירועי המחוז ובתי הספר, לרבות ישיבות צוות, אירועי ספורט, מופעי מוזיקה ודרמה, פעילויות בית-ספריות ואירועי PTA/PTO שאושרו על ידי המנהל, נכללים בלוח האירועים השנתי של המחוז, המתפרסם עד ה-1 באוגוסט של כל שנת לימודים. כל הבקשות האחרות יטופלו לאחר ה-1 באוגוסט.
    
2. יש לקבוע כללים ונהלים נפרדים לשימוש במתקנים עבור מרכז האמנויות בקומה 7, אצטדיון טונקה טורף/דום, מגרש הוותיקים, מרכז החינוך הקהילתי של מינטונקה וכל שאר המתקנים שבבעלות המחוז ומנוהלים על ידו.
    
3. מרכז פאגל, שבבעלותה ובניהולה של התאחדות ההוקי לנוער של מינטונקה, אינו כפוף למדיניות זו.
    
4. מתקני המחוז יועמדו לרשות הציבור ללא תשלום בכל הבחירות הכלליות והבחירות המיוחדות של השלטון המקומי, המדינתי או הארצי, וכן באסיפות הבוחרים במחוזות הבחירה.
    
5. קבוצות קהילתיות או יחידים רשאים להזמין את מתקני בית הספר על בסיס קבוע, בשעות שאינן פוגעות בתוכניות הלימוד של המחוז, בפעילויות התלמידים, בפעילויות של קבוצות הקשורות לבית הספר ובתוכניות MCE.
    
6. בקשות לשימוש במתקני בית הספר על ידי קבוצות קהילתיות או יחידים יוגשו באמצעות מנהל תזמון המתקנים של המחוז.
    
7. מנהל המחוז יציג בפני מועצת החינוך את הנהלים המומלצים לטיפול בבקשות ולבחינתן. הנהלים יכללו את לוח דמי השכירות.
    
8. דמי השימוש במתקנים ייקבעו על פי סיווג הארגון, כמפורט בסעיף ו' למדיניות זו. עלות שירותי הניקיון והפיקוח, ככל שיידרשו, תתווסף לדמי הבסיס. בנוסף, ייתכן שיידרשו דמי טיפול וכן הפקדת פיקדון או ערבות להבטחת השימוש הנאות במתקני בית הספר ולתיקון נזקים שייגרמו להם. לאחר אישור מועצת המנהלים, נהלים אלה יהוו נספח למדיניות זו.
    
9. במקרה של מצבי חירום או נסיבות חריגות המחייבים שינוי בלוח הזמנים של השימוש במתקני בית הספר, ייעשה כל מאמץ כדי למצוא חלל מפגש חלופי מתאים.

VI. סיווג ארגונים

ארגונים, משתמשים מהקהילה ועסקים המשתמשים במתקני בית הספר מסווגים לאחת מארבע קטגוריות, כאשר קבוצות שאינן נתמכות על ידי המחוז מחויבות בדמי שכירות מתאימים. דמי השכירות עבור השימוש במתקנים משתנים בהתאם לאופי ולמטרה של כל קבוצה, גוף או ארגון. כל הדרישות האחרות, כגון הליך הגשת הבקשה, כללי ההתנהגות במהלך השימוש, הפיקוח וכדומה, זהות עבור כל קבוצות המשתמשים, ללא תלות בהבדלים הארגוניים.

משתמשי הקהילה מסווגים לאחד מהתחומים הבאים:

1. קבוצת קהילה א'
    
   1. קבוצות נוער הקשורות למחוז החינוך מינטונקה, אשר אינן עוסקות בפעילות מניבת רווחים.
       
   2. קבוצות נוער ללא כוונת רווח במיניטונקה (בני 18 ומטה), המורכבות ברובן מתושבי המחוז, אשר הוקמו במטרה הבלעדית לספק תוכנית פעילויות לבני הנוער של המחוז. על הארגון לספק למחוז, על פי דרישה, את המסמכים המתאימים המעידים על מעמדו כעמותה ללא כוונת רווח, וכן עותק של כל תקנון הארגון והמסמכים הכספיים המסדירים את פעילותו, כך שמסמכים אלה יהיו זמינים לעיון הציבור. מתקני המחוז ישמשו לפעילות שאינה נועדה לייצר הכנסות. לא נכללות קבוצות נוער הממומנות על ידי בתי ספר פרטיים, בין אם הם ממוקמים בתוך המחוז ובין אם מחוצה לו.
       
   3. קבוצות נוער הקשורות למחוז החינוך מינטונקה (התומכות באופן ישיר בפעילויות בית-ספריות), הממומנות על ידי ארגוני הורים לצורך אירועי גיוס תרומות, כפי שמפורט בנספח א'.
       
   4. פעילות המורכבת ברובה מתושבי המחוז, המנוהלת על ידי ארגון למטרות רווח ומפעילה פעילות שאינה מניבה הכנסות.
       
   5. דיירים המשתמשים במקום כחלל מפגש ללא כוונת רווח.
       
2. קבוצת הקהילה ב'
    
   1. שימוש על ידי קבוצות קהילתיות מאורגנות במחוז בתי הספר מינטונקה לצורך פעילות מניבת הכנסות, כהגדרתה להלן.
       
      1. מחנות, סדנאות, טורנירים ואירועים למטרות רווח שאינם מחלקים את הרווחים באופן שווה עם קבוצת תלמידים, פעילות או ארגון הורים ספציפיים.
          
      2. ארגוני שירות ציבורי ללא כוונת רווח המשתמשים במתקנים כדי לגייס כספים לטובת הקהילה כולה.
          
      3. מחנות, סדנאות ושיעורים המנוהלים על ידי מאמנים מהמחוז, המופעלים כעסק פרטי שלהם.
          
      4. ארגונים דתיים הפועלים למען בני הנוער בקהילה. אין זה כולל טקסים דתיים מאורגנים.
          
   2. שימוש על ידי ארגון קהילתי ללא כוונת רווח, ארגון עסקי או קבוצות שכונתיות לצורך פעילות שאינה נועדה להפקת רווחים, כהגדרתה להלן.
       
      1. ארגונים ללא כוונת רווח הפועלים במחוז, לרבות בתי ספר פרטיים, המבקשים לשכור מתקנים של המחוז לצורך תוכנית או פעילות.
          
      2. השכרת אולם הספורט על ידי תושבי המחוז או על ידי קבוצה שאינה קשורה למחוז.
3. בית ג
    
   1. עסקים וקבוצות שכונתיות הממוקמים במחוז, המשתמשים במתקנים לצורך פעילות פנאי או חינוך המניבה הכנסות.
       
   2. ארגונים ללא כוונת רווח, לרבות בתי ספר פרטיים, השוכרים מתקנים של המחוז לצורך תוכנית או פעילות המניבה הכנסות.
       
   3. מתייחס לארגונים ללא כוונת רווח, בתי ספר, מכללות, אוניברסיטאות, ארגוני ספורט לנוער ואיגודי ספורט לנוער המפעילים תוכניות ללא כוונת רווח, שאינם ממוקמים במחוז.
       
   4. ארגון דתי שנועד לקיום טקסים דתיים.
       
   5. אירועים עירוניים או מחוזיים, או ארגונים הקשורים לעירייה או למחוז.
       
4. קבוצה D שאינה קהילתית
    
   1. ארגונים ללא כוונת רווח, בתי ספר, מכללות, אוניברסיטאות, ארגוני ספורט לנוער ואיגודי ספורט לנוער שאינם ממוקמים במחוז ומפעילים תוכנית המניבה הכנסות.
       
   2. עסקים המשתמשים במתקני המחוז למטרות אישיות ו/או מסחריות.

VII. כללים לשימוש במתקנים ובציוד

1. כל קבוצה המשתמשת במבנה ו/או בשטח המחוז מחויבת להחזיר כל רכוש שהושחת או ניזוק, למעט בלאי רגיל, למצבו המקורי.
    
2. אין למכור, לתת, להציג או להציג דבר ללא אישור. אישור כזה, אם ניתן, יצוין בהיתר השימוש במבנה שאושר.
    
3. התשלומים עבור השימוש במתקני בית הספר ייקבעו בהתאם לעלויות הנוספות שייגרמו למחוז כתוצאה משימוש במתקני בית הספר.
    
4. דמי השכירות עבור השימוש במבנים ובמתקנים אחרים ייגבו מיחידים, קבוצות וארגונים על פי לוח תעריפים קבוע. דמי השכירות נועדו לכסות את עלות השימוש במתקן, לרבות הריהוט הנמצא בו בדרך כלל והשירותים הנדרשים להפעלתו. כל העלויות האחרות שייגרמו למחוז יחולו כמשתלמות נוספות על המשתמש.
    
5. שימוש בלתי מורשה במתקן, שימוש במתקן באופן הפוגע באינטרסים של המחוז, אי-תשלום דמי שכירות והוצאות אחרות במועד הנדרש, או אי-ציות לבקשות צוות בית הספר – כל אלה ייחשבו כעילות מספיקות לביטול היתר השימוש במבנה או לדחיית בקשות להיתרים עתידיים של הצד המפר.
    
6. ייתכן שיידרש ממפקח בניין או מאב בית להיות נוכח במהלך כל השכרת המתקנים. תוכניות פיקוח חלופיות עשויות לקבל את אישור המחוז.

VIII. אחריות וביטוח

הנהלת המחוז מצפה מחברי הקהילה המשתמשים במתקנים ובציוד לעשות זאת מתוך כבוד לרכוש המחוז והבנה לגבי אופן השימוש הנכון. יחידים וקבוצות יהיו אחראים לכל נזק שייגרם למתקנים ולציוד.

1. כל הקבוצות המשתמשות במתקני בית הספר נדרשות לקחת על עצמן אחריות מלאה על פגיעות גופניות שייגרמו למשתתפים או לצופים כלשהם בקשר לפעילותן.
    
2. הארגון המשתמש במתקני המחוז מתחייב לשפות את המחוז בגין כל נזק שייגרם לבית הספר או לרכוש אחר על ידי אדם או אנשים המשתתפים בפעילות.
    
3. קבוצות וארגונים נדרשים להגיש תעודת ביטוח או נספח לפוליסת ביטוח אחריות כללית בסך 1,000,000 דולר לכל אירוע ו-1,000,000 דולר בסך הכל לשנה, המציינת את מחוז 276 כמבוטח נוסף, בטרם תונפק היתר שימוש במבנה. המחוז אינו מחזיק בביטוח אחריות המגן על ארגונים העוסקים בפעילויות שאינן קשורות לבית הספר.

IX. אי-אפליה

בהתאם לחוקי המדינה ולחוקי הפדרל, פעילויות הממומנות על ידי יחידים, סוכנויות, ארגונים או קבוצות, המתקיימות במתקני בתי הספר של המחוז – בין אם במסגרת חוזה ובין אם במסגרת הסדר אחר כלשהו – לא יפלו לרעה אף אדם על בסיס מין, גזע, אמונה, דת, צבע עור, מוצא לאומי, גיל, מצב משפחתי, נטייה מינית, מצב כלכלי או מוגבלות.

מדיניות 902, נספח א'