I. הצהרת מדיניות

מטרת מדיניות זו היא לספק הנחיות למנהלי מחוז בית הספר ולעובדיו בנוגע לשימוש בכלי תקשורת המוניים, כגון מערכת הכריזה, דואר אלקטרוני ומערכות הודעות דיגיטליות המוניות.

II. הצהרת מדיניות כללית

מועצת בית הספר מכירה בחשיבותה של התקשורת עם התלמידים, הצוות והמשפחות בבניית מערכת יחסים של אמון ותמיכה בבתי הספר ובמחוז. אף על פי שתקשורת אישית עם כל אדם היא הדרך הטובה ביותר, המועצה מכירה גם ביעילותם של כלי תקשורת המוניים בהעברת מסרים חשובים לקהלים שונים. עם זאת, המועצה רגישה לאפשרות של שימוש יתר ולאופי הפולשני של חלק מכלי התקשורת. מאחר שתלמידים, צוות בית הספר ומשפחות מהווים קהל שבוי, כל הודעה בית ספרית או מחוזית צריכה להיות מוגבלת לענייני בית הספר ולפעילויות הקשורות באופן הדוק לאינטרסים של בית הספר או המחוז.

III. הגדרות

1. הודעות מוגדרות ככל התקשורת המילולית והכתובה המועברת לתלמידים, לצוות או למשפחות התלמידים (למשל, הכרזות במערכת הכריזה, מסכי וידאו, הודעות דוא"ל או טלפוניות, הודעות מילוליות אחרות, עלונים, פתקאות וכרזות).
2. הודעות הקשורות לבית הספר עשויות לכלול הודעות של ארגונים אזרחיים, אשר בית הספר או קבוצה מבית הספר פועלים בשיתוף פעולה עמם לצורך קידום פעילויות המעניינות את כל בני הנוער בקהילה ו/או פרויקטים למען מטרות הומניטריות בהיקף ארצי או לאומי, כגון הצלב האדום או "יונייטד פונד".
3. שידור ברמקולים מוגדר כשימוש ברמקולים ברחבי בית הספר ו/או בשטח בית הספר.
4. הגדרת "הודעות דיגיטליות המוניות " כוללת דואר אלקטרוני, הודעות טקסט ויכולות חדשות בתחום ההודעות הדיגיטליות הנשלחות ליותר מתלמידים בכיתה אחת.
5. שירות הודעות טלפוניות מוגדר כמערכת אוטומטית לחיוג למספרים טלפוניים מרובים.
6. מצבי חירום מוגדרים כמצבים הגורמים לסגירת בית הספר או לשיבוש הלימודים, או כמצבים שבהם אנשים או קבוצות נמצאים בסכנת פגיעה או מוות.
7. פעילויות הקשורות לבית הספר מוגדרות כפעילויות בית הספר, פעילויות הממומנות על ידי ארגוני תלמידים והורים של בית הספר הספציפי שבו לומד התלמיד, וכן פעילויות של תלמידים, הורים והקהילה המתואמות/ממומנות על ידי המחוז, לרבות "חינוך קהילתי מינטונקה".
8. גופים או ארגונים ציבוריים מוגדרים ככאלה הממומנים מכספי מיסים. דוגמאות לכך כוללות פעילויות עירוניות, בחירות, שימועים ציבוריים ומידע של משטרת/מכבי האש.
9. ארגונים קהילתיים – (אזרחיים/צדקה/סטודנטיאליים) מוגדרים כארגונים שאינם פועלים למטרות רווח כספי.
10. ארגונים אחוויים מוגדרים כארגונים הפועלים למען קבוצה ספציפית בתוך הקהילה.
11. ארגונים מסחריים/אנשים פרטיים מוגדרים כעסקים למטרות רווח או כאנשים פרטיים שאינם קשורים לארגון המוגדר במסמך זה, והם מספקים הזדמנויות או אירועים המניבים תמיכה כספית לבתי ספר ו/או למחוז החינוך.

IV. אחריות

1. מנהל המחוז, או מי שימונה מטעמו, יהיה אחראי לתוקפן ולרלוונטיותן של כל ההודעות המחוזיות.
2. מנהל בית הספר, או מי שימונה מטעמו, יקבע את תוקפן ורלוונטיותן של כל ההודעות הבית-ספריות.

V. פרמטרים לשימוש

1. יש לשדר הודעות במערכת הכריזה בשעה שבה ההפרעה לתהליך החינוכי תהיה מינימלית. כל בית ספר רשאי לקבוע את המקום, השעה ומשך הזמן לפרסום או להפצת ההודעות. על הנהלת בית הספר לעשות כל מאמץ כדי למנוע שידור הודעות במהלך היום, למעט בשעת ההודעות שנקבעה.
    
2. מורה או מאמן שקיבלו גישה למערכות שליחת הודעות המוניות רשאים לשלוח הודעות רק לתלמידים או לקבוצות הורים שעבורם ניתנה הגישה למערכת, וכל ההודעות חייבות להיות קשורות לענייני בית הספר.
    
3. למעט במקרים דחופים, שליחת הודעות טלפוניות תוגבל לשעות 9:00–21:00, ובמידת האפשר לא תכלול את שעות ארוחת הערב בין 17:30 ל-19:00.
    
4. ניתן להודיע לתלמידים על זמינותם של החומרים או הפעילויות שמציעים ארגונים קהילתיים תומכים.
    
5. תותר תליית כרזות מוגבלת מטעם ארגונים אחוויים, כאשר ארגונים אלה מממנים תוכניות מלגות המביאות תועלת ישירה לסטודנטים. כמו כן, ניתן לפרסם הודעות על תוכניות מלגות המביאות תועלת ישירה לסטודנטים.
    
6. כל שותפות מסחרית או פרטית שמטרתה גיוס תרומות עבור בתי הספר שלנו חייבת לקבל אישור מראש מהמפקח או ממיופה הכוח מטעמו. לאחר קבלת האישור, ניתן לפרסם הודעות הנוגעות להצעה המסחרית למטרות מידע בלבד. יש ליידע את התלמידים השומעים או מקבלים את ההודעות באופן ברור כי הרכישה או השימוש במוצר או בשירות הינם וולונטריים בלבד. (זה כולל פריטים כגון ספר מחזור, טבעות מחזור, תמונות והודעות על טקסי סיום, או מוצרים או שירותים היסטוריים או מסורתיים אחרים אשר יביאו תועלת מספקת לרוח בית הספר, לנוחות התלמידים/ההורים, או למימון ארגוני התלמידים.)
    
7. המפקח אחראי לקביעת נהלים והנחיות נוספים לשימוש במערכות שליחת הודעות המוניות. הנחיות אלה וההכשרה הנלווית אליהן ישימו דגש על קהל היעד, הנושאים, העיתוי ותדירות שליחת ההודעות ההמוניות.