I. מטרה

מועצת החינוך של מינטונקה מכירה בתפקידם החשוב של אמצעי התקשורת בהעברת מידע לציבור אודות התוכניות, השירותים, המדיניות, הנהלים, האירועים, הסוגיות הציבוריות וההחלטות של המחוז. מטרת מדיניות זו היא להבטיח עקביות והגינות בהתנהלות מול נציגי התקשורת, להציג מידע מדויק, למזער את האפשרות לטעויות או למידע סותר, לעודד כבוד ושיתוף פעולה עם נציגי התקשורת, להגן על זכויותיהם ופרטיותם של התלמידים, הצוות והמשפחות, ולהבטיח כי מאמצי יחסי הציבור תומכים ומקדמים את המשימה והיעדים של המחוז.

2.0 הצהרת מדיניות כללית

המועצה מורה למפקח, או למי שימונה מטעמו, לקבוע נהלים ליחסי ציבור שיבטיחו תקשורת יזומה עם נציגי התקשורת, וכן ליצור קשרים מכבדים, שיתופיים ובונים שיבנו אמון ואמינות בקרב העיתונאים.

יצירת סביבת למידה חיובית ומעוררת השראה היא חיונית להצלחת התלמידים. לפיכך, יש להקפיד בפעילות יחסי הציבור לצמצם ככל האפשר כל גורם שעלול להסיח את דעתם של התלמידים מהלימודים. כמו כן, על פעילות יחסי הציבור לכבד את זכותם לפרטיות של התלמידים, משפחותיהם וצוות בית הספר.

3.0 תחומי אחריות

ברוב המקרים, יש להפנות פניות מצד התקשורת אל מנהל התקשורת. מנהל התקשורת ישתדל לענות על הפניות או להפנות את נציגי התקשורת לאנשי הצוות הבקיאים ביותר בנושא. מנהל התקשורת מוסמך לשמש כדובר המחוז.

מנהל המחוז הוא הדובר הראשי של המחוז.

יו"ר מועצת החינוך, או מי שימונה מטעמו, משמש כדובר המועצה. המועצה מדברת כגוף אחד באמצעות הצבעה או הסכמה פומבית של רוב חבריה.

בקשות רשמיות לקבלת מידע בהתאם לחוק ניהול המידע של מינסוטה יופנו לממונה על ציות לחוק ניהול המידע במחוז, בהתאם למדיניות מועצת המנהלים מס' 307.

מנהלי בתי הספר ישמשו כדוברים הראשיים של בתי הספר שלהם. מנהלי בתי הספר יעדכנו את המפקח או את מנהל התקשורת על כל קשר עם התקשורת.

עובדי המחוז ידונו עם עיתונאים אך ורק בנושאים הנמצאים בתחום המומחיות הספציפי שלהם. בנושאים העלולים לעורר מחלוקת או להיות רגישים במיוחד, על העובדים להתייעץ עם מנהל התקשורת של המחוז לפני שידברו עם התקשורת. שאלות שאינן קשורות לתחום המומחיות הספציפי של העובד יופנו למנהל התקשורת. על העובדים להימנע מספקולציות ולמסור רק מידע שהם יודעים שהוא אמיתי ומדויק. עובדים ומנהלי תוכניות מוזמנים לשקול את היתרונות החיוביים של יחסי תקשורת יזומים ופרסום אירועים ופעילויות המציגים את המחוז באור חיובי. כל העובדים ו/או חברי ההנהלה ידווחו מיד למנהל התקשורת של המחוז אם פנו אליהם אנשי התקשורת.

מאמנים ויועצי פעילויות תלמידים נדרשים לעתים קרובות לשוחח עם התקשורת מיד לפני או אחרי אירוע, פעילות או תחרות. ההנהלה מכירה בהשפעה החיובית של סיקור תקשורתי ופרסום על ההכרה בתלמידים והצלחת התוכניות; לפיכך, מאמנים ויועצים מוזמנים לשוחח עם עיתונאים על תוכניות ופעילויות, במיוחד כאשר הפעילות משקפת באופן חיובי את התלמידים ואת בית הספר. על המאמנים והיועצים להודיע למנהל התקשורת על פניות חריגות מצד התקשורת.

4.0 דרישות

4.1 בהתאם לתיקון הראשון לחוקת ארצות הברית, לחוק הגילוי הציבורי, לחוק פומביות הישיבות ולזכות הציבור לדעת, סבור הוועד כי על נציגי התקשורת להיות בעלי גישה לכל התיעוד הציבורי ולכל הישיבות הפומביות. סדר היום של ישיבות אלה יועבר לנציגי התקשורת מראש, בהתאם לנהלי פרסום ישיבות מועצת בית הספר.

4.2 יש להתייחס לעיתונאים ולנציגי תקשורת אחרים בנימוס ובכבוד. עיתונאים עובדים לרוב תחת לוחות זמנים צפופים, ולכן חשוב להשיב במהירות על פניותיהם. כאשר לא ניתן לספק את המידע באופן מיידי, יש להודיע על כך לעיתונאי.

4.3 כדי להגן על פרטיותם וסודיותם של תלמידינו, על עיתונאים, צוותי צילום וצלמים להירשם במשרד בית הספר ולהיות מלווים על ידי נציג הנהלה בזמן שהותם בשטח בית הספר. בתי הספר ינהלו רישום של תלמידים אשר, על פי הנחיית הורה או אפוטרופוס, אסור לצלם או להקליט.

4.4 המועצה מכירה בכך שייתכן שיפנו לבתי הספר לצורך כתבות תקשורתיות הקשורות לנושאים הנוגעים לנוער או למדיניות ציבורית, אשר אינם בהכרח נושאים חינוכיים. כאשר סיוע בכתבה כזו יקדם את המשימה ואת היעדים של המחוז ולא יפגע בשום אופן בתוכנית החינוך שלנו מכיתה א' ועד כיתה י"ב, מנהל התקשורת מוסמך לסייע לעיתונאים בהכנת הכתבה. עם זאת, נציגי התקשורת מתבקשים לזכור כי בקשות למידע או לנתונים מסכמים שהמחוז אינו אוסף או מדווח עליהם באופן קבוע לא ייענו, למעט כנדרש בחוק נוהלי נתונים; זה כולל, בין היתר, נתוני תלמידים או משפחות שהמחוז אינו מדווח עליהם בדרך אחרת לסוכנויות עירוניות, מחוזיות, מדינתיות או פדרליות.

4.5 יש להזכיר לנציגי התקשורת כי אף על פי שבתי הספר הם מוסדות ציבוריים, הנכס נמצא בבעלות המחוז ומנוהל על ידו, ולמחוז הזכות לפקח על הגישה למתקניו ולהגביל אותה. במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה נכון לדחות בקשת עיתונאי לקבל גישה לבית הספר או לאנשי הצוות. בעת קבלת החלטה לאשר או לדחות בקשה לגישה, מנהל בית הספר ייתן עדיפות עליונה לשמירה על סביבה המסייעת ללמידת התלמידים ולהגנה על זכותם של התלמידים והצוות לפרטיות. כאשר מתאפשרת או נדחית גישה, היא תאושר או תידחה באופן עקבי לכל נציגי התקשורת.

4.6 תלמידים הנמצאים בבית הספר במהלך יום הלימודים יוכלו להתראיין או להצטלם על ידי התקשורת רק בנוכחות הורה, איש צוות או מנהל, ובכפוף להסכמת ההורה או האפוטרופוס.

4.7 למרות שלעובדים יש זכות לדבר עם התקשורת, יש להם גם זכות לסרב להתראיין. מנהל התקשורת יפעל בשיתוף עם העובדים כדי לוודא שהם מרגישים בנוח להופיע בצילומים, להצטלם או להתראיין, לפני שיסכימו להתראיין.

4.8 במצבי חירום, המחוז ימנה דובר אחד ויקבע מקום מרכזי למתן מידע לתקשורת. נציגי התקשורת מתבקשים לכבד את הוראות המחוז בתקופות קשות אלה.

מנהל התקשורת ינהל רישום של כל ההודעות לעיתונות, ההודעות לתקשורת והפניות מהתקשורת.