I. הצהרת מדיניות

מחוז החינוך מכיר באחריותו בכל הנוגע לאיסוף, שמירה והפצה של תיקי התלמידים, וכן בהגנה על זכותם לפרטיות של התלמידים, כפי שנקבע בחוק הפדרלי ובחוקי המדינה.

II. הצהרת מדיניות כללית

הנהלים והמדיניות הבאים בנוגע להגנה ולפרטיות של הורים ותלמידים אומצו על ידי מחוז החינוך, בהתאם לדרישות סעיף 1232g ואילך ב-20 U.S.C., (חוק זכויות החינוך והפרטיות של המשפחה) 34 C.F.R. חלק 99 ובהתאם לדרישות חוק נהלי נתוני הממשל של מינסוטה, Minn. Stat. Ch. 13 ו-Minn. Rules Pts. 1205.0100 עד 1205.2000.

III. הגדרות

1. תאריכי נוכחות: "תאריכי נוכחות ", כפי שמוגדר ב"מידע המופיעה במדריך", פירושם התקופה שבה תלמיד לומד או למד בבית ספר או בבתי ספר במחוז החינוך. המונח אינו כולל רישומים יומיים ספציפיים של נוכחות התלמיד בבית ספר או בבתי ספר במחוז החינוך.
    
2. "תלמיד" – המונח "תלמיד" מתייחס לכל אדם שלומד או למד, נרשם או נרשם במחוז החינוך, ואשר לגביו מחזיק מחוז החינוך בתיקי חינוך. המונח "תלמיד" מתייחס גם למועמדים להרשמה או לרישום במחוז החינוך, וכן לאנשים המקבלים שירותי חינוך במסגרת תוכנית "זמן משותף" ממחוז החינוך.
    
3. מידע המאפשר זיהוי אישי: מידע המאפשר זיהוי אישי פירושו שהנתונים או המידע כוללים, בין היתר: (א) שם התלמיד; (ב) שם הורה של התלמיד או בן משפחה אחר; (ג) כתובת התלמיד או משפחתו; (ד) מזהה אישי כגון מספר הביטוח הלאומי של התלמיד או מספר התלמיד; (ה) רשימה של מאפיינים אישיים שיאפשרו לאתר את זהות התלמיד בקלות; או מידע אחר שיאפשר לאתר את זהות התלמיד בקלות.
    
4. "תיעוד" פירושו כל מידע או נתונים שנרשמו בכל דרך שהיא, לרבות, אך לא רק, בכתב יד, בדפוס, במדיה ממוחשבת, בקלטת וידאו או אודיו, בסרט, במיקרופילם ובמיקרופיש.
    
5. מידע המופיע במדריך מידע המופיע במדריך הוא מידע הכלול בתיקו האקדמי של סטודנט, אשר בדרך כלל לא ייחשב כמזיק או כפגיעה בפרטיות אם ייחשף. מידע זה כולל, בין היתר, את שם התלמיד, תמונתו, תאריך לידתו, תחום הלימוד העיקרי, תאריכי נוכחות, כיתה, מצב הרשמה (כלומר, במשרה מלאה או חלקית), השתתפות בפעילויות ובספורט המוכרים רשמית, משקל וגובה של חברי קבוצות ספורט, תארים, הצטיינות ופרסים שקיבל, והמוסד או הסוכנות החינוכית האחרונה בה למד. המידע כולל גם את שמות הוריו של התלמיד, כפי שהוגדרו במדיניות זו. מידע המופיעים במדריך אינו כולל נתונים המאפשרים זיהוי אישי המתייחסים לדת, גזע, צבע עור, מעמד חברתי או לאום.
    
6. הרשות המוסמכת: הרשות המוסמכת היא מפקח בתי הספר.
    
7. נושא משרה בבית הספר נושא משרה בבית הספר כולל: (א) אדם שנבחר כדין למועצת בית הספר; (ב) אדם המועסק על ידי מועצת בית הספר בתפקיד ניהולי, פיקוחי, הוראה או תפקיד מקצועי אחר; (ג) אדם המועסק על ידי מועצת בית הספר כמחליף זמני בתפקיד מקצועי לתקופת ביצוע תפקידו כמחליף; ו (ד) אדם המועסק על ידי מועצת בית הספר, או הפועל מכוח חוזה עמה, לביצוע משימה מיוחדת כגון יועץ, מזכיר, פקיד, דובר או אחראי על ציות לנהלי נתונים, עורך דין או מבקר, לתקופת ביצוע תפקידו כעובד או כקבלן.
    
8. נתונים מסכמים נתונים מסכמים הם רשומות ודוחות סטטיסטיים המופקים מנתונים על אנשים, אך שבהם לא ניתן לזהות את האנשים, ואין אפשרות להסיק מהם את זהותם או כל מאפיין אחר שיכול לזהות את האדם באופן חד-משמעי.
    
9. תיקי חינוך
    
   1. "תיקי חינוך" פירושם תיקים אשר: (1) קשורים ישירות לתלמיד; ו-(2) מנוהלים על ידי מחוז החינוך או על ידי גורם הפועל מטעמו.
       
   2. תיקי החינוך אינם כוללים:
       
      1. תיעוד הנוגע לצוות ההוראה אשר: (1) נמצא ברשותו הבלעדית של מי שערך אותו; (2) אינו נגיש או נחשף בפני אף אדם אחר, למעט מורה מחליף; ו-(3) מושמד בתום השנה.
          
      2. תיקים של יחידת אכיפת החוק של מחוז החינוך, בתנאי שתיקי החינוך המנוהלים על ידי מחוז החינוך אינם מועברים לידי היחידה, ושתעודות אכיפת החוק: (1) מנוהלות בנפרד מתיקי החינוך; (2) מנוהלות אך ורק למטרות אכיפת החוק; ו-(3) מועברות רק לגורמי אכיפת החוק באותה תחום שיפוט.
          
      3. תיעוד הנוגע לאדם, לרבות תלמיד, המועסק על ידי מחוז החינוך, אשר: (1) נוצר ונשמר במהלך העסקים הרגיל; (2) מתייחס אך ורק לאותו אדם בתפקידו כעובד; ו-(3) אינו זמין לשימוש לכל מטרה אחרת. עם זאת, הוראות אלה לא יחולו על רשומות הנוגעות לאדם הלומד במחוז בית הספר המועסק כתוצאה ממעמדו כתלמיד.
          
      4. תיקים הנוגעים לתלמיד זכאי, או לתלמיד הלומד במוסד להשכלה על-תיכונית, אשר: (1) נוצרו או מנוהלים על ידי רופא, פסיכיאטר, פסיכולוג או איש מקצוע או עוזר מקצועי מוכר אחר, הפועל במסגרת תפקידו המקצועי או העוזר-מקצועי, או מסייע במסגרת תפקידו זה; (2) נוצרו, נשמרו או שימשו אך ורק בקשר למתן טיפול לסטודנט; ו (3) נחשפו אך ורק לאנשים המעניקים את הטיפול; בתנאי שהתיעוד ניתן לעיון אישי על ידי רופא או איש מקצוע מתאים אחר לפי בחירת הסטודנט. לצורך הגדרה זו, "טיפול" אינו כולל פעילויות חינוכיות מתקנות או פעילויות המהוות חלק מתוכנית ההוראה בתוך מחוז בית הספר.
          
      5. תיקים המכילים מידע על אדם רק לאחר שסיים את לימודיו במחוז החינוך.
          
10. סטודנט זכאי : סטודנט זכאי הוא סטודנט שהגיע לגיל שמונה עשרה (18) או שלומד במוסד להשכלה על-תיכונית.
     
11. מערכת המשפט לנוער מערכת המשפט לנוער כוללת את גופי מערכת המשפט הפלילי ואת מערכת המשפט, כאשר אלה מעורבים בפעילות בתחום המשפט לנוער.
     
12. אינטרס חינוכי לגיטימי אינטרס חינוכי לגיטימי כולל אינטרסים הקשורים באופן ישיר להוראה בכיתה, להוראה, להישגי התלמידים ולהתקדמותם, למשמעת התלמידים, לבריאותם ולרווחתם, וכן ליכולת להיענות לבקשות לקבלת נתוני חינוך. הוא כולל את הצורך של אדם לקבל מידע על מנת:
     
    1. לבצע משימה מנהלית הנדרשת במסגרת בית הספר או בחוזה ההעסקה של העובד, או בתיאור התפקיד שאושר על ידי מועצת בית הספר;
        
    2. לבצע תפקיד פיקוחי או הוראתי הקשור ישירות לחינוך התלמיד; או
        
    3. לספק שירות או סיוע לתלמיד או למשפחתו, כגון שירותי בריאות, ייעוץ, סיוע במציאת עבודה לתלמידים או סיוע כספי לתלמידים.
        
    4. לבצע משימה הקשורה ישירות למענה על בקשה לקבלת נתונים.
        
13. "הורה" פירושו הורה של תלמיד, וכולל הורה ביולוגי, אפוטרופוס או אדם הפועל כהורה של התלמיד בהיעדר הורה או אפוטרופוס. מחוז בית הספר רשאי להניח כי להורה יש הסמכות לממש את הזכויות המפורטות במסמך זה, אלא אם הוצגו בפניו ראיות לקיומו של חוק מדינה או צו בית משפט המסדיר עניינים כגון פירוק נישואין, פרידה או משמורת על ילדים, או מסמך מחייב מבחינה משפטית הקובע אחרת.
     
14. סטודנט תלוי סטודנט תלוי הוא אדם שבמהלך כל אחד מחמשת (5) חודשי השנה הקלנדרית שבה מתחילה שנת המס של ההורה, הוא סטודנט במשרה מלאה בבית ספר או במוסד חינוכי, או שהוא משתתף בקורס הכשרה חקלאית במשרה מלאה תחת פיקוחו של נציג מוסמך מטעם מוסד חינוכי, או מטעם המדינה או יחידה מנהלית של המדינה.

IV. סיווג כללי

חוק המדינה קובע כי כל הנתונים שנאספו, נוצרו, התקבלו או נשמרו על ידי מחוז חינוך הם נתונים ציבוריים, אלא אם כן סווגו על פי חוק המדינה או החוק הפדרלי כנתונים שאינם ציבוריים, פרטיים או סודיים. חוק המדינה מסווג את כל הנתונים על אנשים המוחזקים על ידי מחוז בית ספר הקשורים לתלמיד כנתונים פרטיים על אנשים. נתונים אלה אינם רשאים להיחשף לצדדים אחרים מלבד ההורה או התלמיד הזכאי ללא הסכמה, למעט בהתאם לצו בית משפט תקף, חוקים מסוימים של המדינה המאשרים גישה, והוראות 20 U.S.C. § 1232g והתקנות שפורסמו מכוחו.

V. הצהרת זכויות

1. זכויות ההורים והתלמידים הזכאים להורים ולתלמידים הזכאים יש את הזכויות הבאות על פי מדיניות זו:
    
   1. הזכות לעיין ולבדוק את התיקים החינוכיים של התלמיד;
       
   2. הזכות לבקש תיקון בתיקו האישי של התלמיד, כדי להבטיח שהוא אינו מכיל מידע שגוי, מטעה או הפוגע בדרך אחרת בפרטיותו של התלמיד או בזכויותיו האחרות;
       
   3. הזכות להסכים לחשיפת מידע המאפשר זיהוי אישי הכלול בתיקו החינוכי של התלמיד, למעט במקרים שבהם הסכמה כזו אינה נדרשת לצורך חשיפת המידע בהתאם למדיניות זו, לחוק מדינה או פדרלי, או לתקנות שפורסמו מכוחם;
       
   4. הזכות לסרב למסור את שמותיהם, כתובותיהם ומספרי הטלפון הביתיים של תלמידי כיתות י"א ו-י"ב לקציני גיוס בצבא;
   5. הזכות להגיש תלונה למשרד החינוך של ארצות הברית בנוגע לטענות על אי-עמידתו של מחוז החינוך בחוק הפדרלי ובתקנות שנקבעו מכוחו;
       
   6. הזכות לקבל מידע על הזכויות המוקנות על פי החוק הפדרלי; וכן
       
   7. הזכות לקבל עותק של מדיניות זו במקום המפורט בסעיף "עותקי המדיניות" במדיניות זו.
       
2. כל הזכויות וההגנות המוקנות להורים על פי מדיניות זו מועברות לתלמיד עם הגעתו לגיל שמונה עשרה (18) או עם הרשמתו למוסד להשכלה על-תיכונית. התלמיד הופך אז ל"תלמיד זכאי". עם זאת, הוריו של תלמיד זכאי שהוא גם "תלמיד תלוי" רשאים לקבל גישה לתיקו החינוכי של אותו תלמיד מבלי לקבל תחילה את הסכמתו.

VI. חשיפת מסמכי חינוך

1. נדרשת הסכמה לחשיפת המידע
    
   1. מחוז החינוך יקבל הסכמה בכתב, חתומה ומתוארכת, מהורה של התלמיד או מהתלמיד עצמו, לפני שיחשוף מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך התיק החינוכי של התלמיד, למעט במקרים המפורטים במסמך זה.
       
   2. על ההסכמה בכתב להיות חתומה ומתוארכת על ידי הורה התלמיד או על ידי התלמיד הזכאי המעניק את ההסכמה, והיא תכלול:
       
      1. פירוט המסמכים שיש לחשוף;
          
      2. מטרת הגילוי או מטרותיו;
          
      3. הצד או קבוצת הצדדים שאליהם ניתן לחשוף את המידע; ו
          
      4. במידת הצורך, תאריך סיום תוקפה של ההסכמה.
          
   3. כאשר מתבצע גילוי בהתאם לסעיף משנה זה, ו:
       
      1. אם ההורה או התלמיד הזכאי יבקשו זאת, מחוז החינוך יספק להם עותק של המסמכים שנחשפו; ו
          
      2. אם הורה של תלמיד שאינו זכאי לכך יבקש זאת, מחוז החינוך יספק לתלמיד עותק של המסמכים שנחשפו.
          
   4. אם הרשות המוסמכת מבקשת את הסכמתו המודעת של אדם למסירת נתונים אישיים לחברת ביטוח או לנציג מורשה של חברת ביטוח, לא ייחשב הדבר כהסכמה מודעת, אלא אם כן ההצהרה:
       
      1. במילים פשוטות;
          
      2. מיושן;
          
      3. לציין במפורש את האנשים או הגופים הספציפיים שהנשוא הנתונים מאשר להם לחשוף מידע אודותיו;
          
      4. מפורט באשר לאופי המידע שהנשוא מסכים לחשוף;
          
      5. לפרט את האנשים או הגופים שאליהם מאשר הנושא לחשוף את המידע;
          
      6. להיות מפורטת באשר למטרה או למטרות שלשמן רשאים הצדדים המוזכרים בסעיף (ה) לעיל להשתמש במידע, הן בעת הגילוי והן בכל עת בעתיד; ו
          
      7. יש לציין במפורש את תאריך תוקפה, אשר צריך להיות בתוך פרק זמן סביר, שלא יעלה על שנה, למעט במקרה של אישורים הניתנים בקשר לבקשות לביטוח חיים או לביטוח בריאות שאינו ניתן לביטול או בעל חידוש מובטח, ואשר צוינו ככאלה, שנתיים לאחר מועד תחילת הפוליסה.
          
   5. הסכמת התלמיד הזכאי: בכל מקרה שבו תלמיד הגיע לגיל שמונה עשרה (18) או לומד במוסד להשכלה על-תיכונית, הזכויות המוקנות להורי התלמיד וההסכמה הנדרשת מהם יוקנו מעתה ואילך רק לתלמיד הזכאי, ויהיו נדרשות ממנו בלבד, למעט האמור בסעיף "הצהרת זכויות" במדיניות זו.
       
2. אין צורך בהסכמה מראש לגילוי מחוז החינוך רשאי לחשוף מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך התיקים החינוכיים של תלמיד ללא הסכמה בכתב של הורה התלמיד או של התלמיד עצמו, אלא אם כן נקבע אחרת במסמך זה, אם החשיפה היא:
    
   1. לגורמים נוספים במערכת החינוך, לרבות מורים, בתוך מחוז החינוך, אשר מחוז החינוך קובע כי יש להם עניין חינוכי לגיטימי בתיקים אלה;
       
   2. לגורמים רשמיים בבתי ספר או במחוזות חינוך אחרים שבהם התלמיד מבקש או מתכוון להירשם. התיקים יכללו מידע על צעדים משמעתיים שננקטו בעקבות כל אירוע שבו החזיק התלמיד בנשק מסוכן או השתמש בו. התיקים יכללו גם עותק של כל הודעת עילה סבירה או כל החלטה או צו בית משפט לפי
      
      Minn. Stat.§ 260B. 171, אלא אם כן נדרש להשמיד את הנתונים לפי Minn. Stat.§ 120A.22, Subd. 7 © או § 121A.75. על פי בקשה, מחוז בית הספר יספק להורה או לתלמיד הזכאי עותק של התיקים החינוכיים שהועברו, ויאפשר הזדמנות לדיון כדי לערער על תוכן אותם תיקים בהתאם לסעיף "בקשה לתיקון תיקים; נהלים לערעור על נתונים" במדיניות זו;
       
   3. להורי סטודנט התלוי בתמיכתכם;
       
   4. לנציגים המוסמכים של מבקר המדינה של ארצות הברית, התובע הכללי של ארצות הברית, שר החינוך של ארצות הברית, או הממונה על המחלקה הממלכתית לילדים, משפחות וחינוך או נציגו, בכפוף לתנאים הנוגעים לגילוי מידע כאמור הקבועים בחוק הפדרלי;
       
   5. בהקשר לסיוע כספי שהסטודנט הגיש בקשה לקבלתו או שקיבל, ובמידה שהמידע נחוץ למטרות כגון:
       
      1. לקבוע את הזכאות לסיוע;
          
      2. לקבוע את סכום הסיוע;
          
      3. לקבוע את תנאי הסיוע; או
          
      4. לאכוף את תנאי הסיוע.
         
         "סיוע כספי" לצורך הוראה זו פירושו תשלום כספים הניתן לאדם או תשלום בעין של נכס מוחשי או בלתי מוחשי לאדם, המותנה בהשתתפותו של אותו אדם במוסד או בגוף חינוכי;
          
   6. לגורמים רשמיים או לרשויות ברמה הממלכתית והמקומית, אשר מותר באופן ספציפי לדווח להם או לחשוף בפניהם מידע זה בהתאם לחוק ממלכתי שנחקק לפני ה-19 בנובמבר 1974, אם הדיווח או החשיפה המותרים נוגעים למערכת משפט הנוער וליכולתה של מערכת זו לשרת ביעילות את התלמיד שרישומיו נחשפים; או לאחר ה-19 בנובמבר 1974, אם הדיווח או הגילוי המותרים על פי חוק המדינה נוגעים למערכת משפט הנוער וליכולתה של מערכת זו לשרת ביעילות, לפני מתן פסק הדין, את התלמיד שרישומיו נמסרו, בתנאי שהפקידים והרשויות אליהם נמסרים הרישומים יאשרו בכתב למחוז בית הספר כי הנתונים לא ייחשפו לצד שלישי כלשהו, למעט כפי שנקבע בחוק המדינה, ללא הסכמה בכתב מראש של הורה התלמיד. לכל הפחות, מחוז בית הספר ימסור את המידע הבא למערכת משפט הנוער בהתאם לסעיף זה: שם מלא של התלמיד, כתובת מגוריו, מספר טלפון ותאריך לידה; לוח הזמנים של התלמיד בבית הספר, רישום נוכחות ותמונות, אם ישנן; ושמות ההורים, כתובות מגוריהם ומספרי הטלפון שלהם;
       
   7. לארגונים המקיימים מחקרים עבור או מטעם גופים או מוסדות חינוך, לצורך פיתוח, אימות או ניהול מבחני חיזוי, ניהול תוכניות סיוע לתלמידים או שיפור ההוראה; ובלבד שהמחקרים ינוהלו באופן שאינו מאפשר זיהוי אישי של הורים או תלמידים על ידי גורמים שאינם נציגי הארגון, וכי המידע יושמד כאשר לא יהיה עוד צורך בו למטרות שלשמן נערך המחקר. לעניין הוראה זו, המונח "ארגונים" כולל, בין היתר, סוכנויות פדרליות, מדינתיות ומקומיות וארגונים עצמאיים. במקרה שהמחלקה לילדים, משפחות ולמידה תקבע כי צד שלישי מחוץ למחוז בית הספר, אליו נמסר המידע, מפר הוראה זו, מחוז בית הספר רשאי למנוע מאותו צד שלישי גישה למידע המאפשר זיהוי אישי מתוך תיקי חינוך למשך חמש שנים לפחות;
       
   8. לארגוני הסמכה לצורך ביצוע תפקידי ההסמכה שלהם;
       
   9. כדי לציית לצו שיפוטי או לזימון שהוצא כדין, ובלבד, עם זאת, שמחוז בית הספר יפעל באופן סביר כדי להודיע להורה או לתלמיד הזכאי על הצו או הזימון לפני הציות להם, כך שההורה או התלמיד הזכאי יוכלו לבקש סעד מגן, אלא אם כן הגילוי נעשה בהתאם לזימון של חבר מושבעים גדול פדרלי, או לכל זימון אחר שהוצא למטרות אכיפת חוק, והבית המשפט או הרשות המנפיקה אחרת הורה כי קיומה או תוכנה של הזימון או המידע שנמסר בתגובה לזימון לא ייחשפו. בנוסף, אם מחוז בית הספר ינקוט בהליכים משפטיים נגד הורה או תלמיד, הוא רשאי לחשוף בפני בית המשפט, ללא צו בית משפט או זימון, את התיקים החינוכיים של התלמיד הרלוונטיים למחוז בית הספר לצורך המשך ההליכים המשפטיים כתובע. כמו כן, אם הורה או תלמיד זכאי ינקוט בהליך משפטי נגד מחוז בית הספר, מחוז בית הספר רשאי לחשוף בפני בית המשפט, ללא צו בית משפט או זימון, את התיקים החינוכיים של התלמיד הרלוונטיים להגנתו של מחוז בית הספר;
       
   10. לגורמים הרלוונטיים במקרה חירום, אם ידיעת המידע הכרחית להגנה על בריאותו או ביטחונו של התלמיד או של אנשים אחרים. בנוסף, גוף או מוסד חינוכי רשאי לכלול בתיקו החינוכי של תלמיד מידע מתאים הנוגע לצעדים משמעתיים שננקטו נגדו בגין התנהגות שהציבה סיכון משמעותי לבטיחותו או לרווחתו של אותו תלמיד, של תלמידים אחרים או של חברים אחרים בקהילת בית הספר. מידע זה עשוי להימסר למורים ולגורמים רשמיים בבית הספר בתוך מחוז בית הספר ו/או למורים ולגורמים רשמיים בבתי ספר אחרים שיש להם עניין חינוכי לגיטימי בהתנהגותו של התלמיד;
        
   11. למערכת המשפט לנוער, אם מידע על התנהגותו של תלמיד המהווה סיכון לפגיעה נחוץ באופן סביר כדי להגן על בריאותו או על ביטחונו של התלמיד או של אנשים אחרים.
        
   12. מידע שהמחוז החינוכי הגדיר כ"מידע מפורטל" בהתאם לסעיף "פרסום מידע מפורטל" במדיניות זו;
        
   13. לקציני הגיוס הצבאיים בהתאם לסעיף "גיוס צבאי" במדיניות זו;
        
   14. להורה של תלמיד שאינו זכאי, או לתלמיד עצמו;
        
   15. לרשויות הבריאות המוסמכות, במידה הנדרשת לצורך ניהול תוכניות חיסון ולצורך ביצוע חקירות אפידמיולוגיות בתום לב, אשר הממונה על הבריאות קובע כי הן נחוצות למניעת מחלות או נכויות בקרב אנשים במוסד או בגוף החינוך הציבורי שבו מתנהלת החקירה;
        
   16. למתנדבים שנקבע כי יש להם עניין חינוכי לגיטימי בנתונים, ואשר עורכים פעילויות ואירועים בחסות או באישור הגוף או המוסד החינוכי, המיועדים לתלמידים או לבוגרים; או
        
   17. למערכת המשפט לנוער, על פי בקשה בכתב המעידה כי המידע לא ייחשף לאף אדם אחר, למעט במקרים המותרים על פי חוק, ללא הסכמה בכתב של הורה התלמיד:
        
       1. יש לחשוף את הפרטים הבאים אודות התלמיד: שמו המלא, כתובת מגוריו, מספר הטלפון שלו ותאריך לידתו; מערכת השעות שלו, דוח הנוכחות ותמונותיו, אם ישנן; שמות ההורים, כתובות מגוריהם ומספרי הטלפון שלהם.
           
       2. ניתן לחשוף את המידע הבא אודות תלמיד – ולא את הנתונים עצמם או מידע אחר הכלול בתיקו החינוכי – בתנאי שבקשת הגישה תוגש בטופס הקבוע בחוק ותכלול הסבר מדוע הגישה למידע זה הכרחית לטובת התלמיד: (1) שימוש בחומרים אסורים, אלכוהול או טבק; (2) התנהגות תוקפנית או מאיימת העלולה להוביל להרחקה מבית הספר בהתאם לחוק ההרחקה ההוגנת של תלמידים: (3) החזקה או שימוש בנשק או בחפצים הדומים לנשק; (4) גניבה; או (5) ונדליזם או נזק אחר לרכוש. לפני חשיפת מידע זה, על מנהל בית הספר או המנהל האדמיניסטרטיבי הראשי של בית הספר המקבל בקשה כזו, להודיע, במידה המותרת על פי החוק הפדרלי,
           
       3. הורי התלמיד או האפוטרופוס שלו, באמצעות מכתב רשום, על הבקשה לחשיפת המידע.
           
       4. אם הורה או אפוטרופוס של התלמיד מודיע לממונה בבית הספר על התנגדותו לחשיפת המידע בתוך עשרה ימים מקבלת הודעה מאושרת, על הממונה בבית הספר להימנע מחשיפת המידע, ובמקום זאת עליו להודיע על ההתנגדות לגורם במערכת משפט הנוער שהגיש את הבקשה. אם לא התקבלה התנגדות מההורה או האפוטרופוס בתוך 14 ימים, על הממונה בבית הספר להיענות לבקשת המידע.
          
          יש לשמור את הבקשות בכתב של נציגי מערכת משפט הנוער, וכן תיעוד של כל מסירת מידע, בתיקו של התלמיד.
           
       5. למנהל בית הספר שבו לומד התלמיד ולכל יועץ המפקח ישירות על התנהגותו או התקדמותו של התלמיד או המדווח עליהן, אם מדובר במידע המופיע בצו סילוק שהתקבל על ידי מפקח מחוז בהתאם לסעיף 260B.171, סעיף משנה 3 לחוק מינסוטה. על המנהל להודיע על כך ליועץ באופן מיידי, וכן עליו לצרף את צו הסילוק לתיקו החינוכי הקבוע של התלמיד. על המנהל להודיע מיד גם לכל מורה או מנהל המפקח ישירות או מדווח על התנהגותו או התקדמותו של התלמיד, אשר לדעת המנהל זקוק למידע כדי לעבוד עם התלמיד באופן הולם, כדי למנוע חשיפה מיותרת, או כדי להגן על אנשים אחרים מפני חשיפה מיותרת. המנהל רשאי גם להודיע לעובדים אחרים במחוז, לממלאי מקום ולמתנדבים הנמצאים בקשר ישיר עם התלמיד, אם המנהל קובע כי אנשים אלה זקוקים למידע כדי לעבוד עם התלמיד באופן הולם, כדי למנוע חשיפה מיותרת, או כדי להגן על אנשים אחרים מפני חשיפה מיותרת. הודעות כאלה מהמנהל חייבות לזהות את התלמיד, לתאר את העבירה ולתאר כל תנאי מבחן שעליהם בית הספר חייב לספק מידע, אם מידע זה נכלל בצו ההחלטה. מידע שהתקבל מצו ההחלטה הוא מידע חינוכי פרטי שהתקבל למטרה מוגבלת של מתן מענה לצרכים החינוכיים של התלמיד והגנה על תלמידים וצוות.
          
          המידע לא יופץ על ידי היועץ, המורה, המנהל, איש הצוות, המחליף או המתנדב, למעט ככל שנדרש כדי לשרת את התלמיד, להגן על תלמידים וצוות, או כנדרש אחרת על פי החוק, ורק לתלמיד או להורה או לאפוטרופוס של התלמיד.
           
       6. למנהל בית הספר שבו לומד התלמיד, אם מדובר במידע מתוך רישום של קצין משטרה בנוגע לילדים, שהתקבל אצל מפקח החינוך בהתאם לסעיף 260B.171, סעיף משנה 5 לחוק מדינת מינסוטה. על המנהל להוסיף את המידע לתיק החינוכי של התלמיד. על המנהל גם להודיע מיד לכל מורה, יועץ או מנהל המפקח ישירות על התלמיד, אשר לדעת המנהל זקוק למידע כדי לעבוד עם התלמיד באופן הולם, כדי למנוע חשיפה מיותרת, או כדי להגן על אנשים אחרים מפני חשיפה מיותרת. המנהל רשאי גם להודיע לעובדים אחרים במחוז, לממלאי מקום ולמתנדבים הנמצאים בקשר ישיר עם התלמיד, אם המנהל קובע כי אנשים אלה זקוקים למידע כדי לעבוד עם התלמיד באופן הולם, כדי למנוע חשיפה מיותרת, או כדי להגן על אנשים אחרים מפני חשיפה מיותרת.
          
          הודעות כאלה מהמנהל חייבות לזהות את התלמיד ולתאר את העבירה הנטענת, אם מידע זה נכלל בהודעת קצין המשטרה. מידע שנמסר מתוך התיק של קצין המשטרה הוא מידע חינוכי פרטי שהתקבל למטרה מוגבלת של מתן מענה לצרכים החינוכיים של התלמיד והגנה על התלמידים והצוות. אסור ליועץ, למורה, למנהל, לחבר צוות, למחליף או למתנדב להפיץ את המידע הלאה, למעט לצורך תקשורת עם התלמיד או עם הורהו או אפוטרופסו של התלמיד, ככל שהדבר נחוץ כדי לשרת את התלמיד, להגן על התלמידים והצוות, או כנדרש על פי חוק.
          
          על המנהל למחוק את הדוח וההודעה של קצין המשטרה מתיקו החינוכי של התלמיד, להשמיד את הנתונים ולעשות מאמצים סבירים כדי להודיע למורה, ליועץ, לחבר הצוות, למנהל, למחליף או למתנדב שקיבלו את הנתונים מההודעה של קצין המשטרה, אם התובע המחוזי מחליט שלא להמשיך בבקשה או מפנה את התלמיד לתוכנית הסטה או גישור, או אם בית משפט לנוער מקבל החלטה בבקשה והתובע המחוזי או בית המשפט לנוער מודיעים למפקח על פעולה כזו.

VII. מסירת מידע מתוך מאגר המידע

1. מידע המופיע במדריך הסיווג הוא מידע ציבורי, למעט כמפורט במסמך זה.
    
2. בוגרים מחוז החינוך רשאי לחשוף מידע המופיע במדריך מתוך התיקים החינוכיים שנוצרו על ידו, הנוגעים לאדם שאינו לומד עוד במחוז החינוך, מבלי לעמוד בדרישות המפורטות בסעיף 7.3
    
3. תלמידים והורים מחוז החינוך רשאי לחשוף מידע המופיע במדריך מתוך התיקים החינוכיים של תלמיד ומידע הנוגע להורים, ללא הסכמה בכתב מראש של הורה התלמיד או התלמיד הזכאי, למעט כמפורט במסמך זה. לפני חשיפה כאמור, על מחוז החינוך:
    
   1. לפרסם מדי שנה הודעה פומבית בכל אמצעי שסביר להניח שיידע את ההורים ואת התלמידים הזכאים על:
       
      1. סוגי המידע המזהה אישית הנוגעים לתלמידים ו/או להורים, אשר מחוז החינוך הגדיר כ"מידע המופיע במדריך";
          
      2. זכותם של ההורים או של התלמיד הזכאי לסרב לאפשר למחוז החינוך להגדיר את כל סוגי המידע הללו, או חלקם, אודות התלמיד ו/או ההורים כ"מידע המופיע במדריך"; וכן א. פרק הזמן שבו על ההורים או התלמיד הזכאי להודיע למחוז החינוך בכתב כי אינם מעוניינים שמידע כלשהו, או כל המידע, מסוג זה אודות התלמיד ו/או ההורים יוגדר כ"מידע המופיע במדריך".
          
   2. יש לאפשר פרק זמן סביר לאחר מתן הודעה כזו, כדי שהורה או תלמיד זכאי יוכל להודיע למחוז החינוך, בכתב, כי אין לחשוף את המידע שצוין, כולו או חלקו, ללא הסכמתו המוקדמת בכתב של ההורה או התלמיד הזכאי, למעט כמפורט בסעיף "חשיפת תיקי חינוך" במדיניות זו.
       
4. נוהל להגשת בקשה לאי-חשיפת מידע המופיע במדריך הודעה בכתב מטעם ההורה או התלמיד הזכאי תופנה לרשות האחראית ותכלול את הפרטים הבאים:
    
   1. שם התלמיד ו/או ההורה, לפי העניין;
       
   2. כתובת מגורים;
       
   3. בית הספר שבו לומד התלמיד כעת;
       
   4. הקשר המשפטי בין ההורה לתלמיד, אם ישנו; ו-
       
   5. קטגוריות ספציפיות של מידע המופיע במדריך, אשר לא יפורסמו ללא הסכמה בכתב מראש של ההורה או של התלמיד הזכאי, והדבר יחול אך ורק על אותה שנת לימודים.
       
5. תקופת תוקף: הגדרתו של כל מידע כ"מידע המופיע במדריך" אודות תלמיד או הוריו תישאר בתוקף עד תום שנת הלימודים, אלא אם כן ההורה או התלמיד הזכאי ימסרו את ההודעות בכתב המפורטות במסמך זה.

VIII. חשיפת מסמכים אישיים

1. תיקים אישיים לצורך מסמך זה, "תיקי חינוך" הם תיקים המסווגים כנתונים אישיים על אנשים על פי חוק המדינה, והנגישים אך ורק לתלמיד שהוא נושא הנתונים ולהוריו של התלמיד, אם התלמיד אינו תלמיד זכאי. מחוז בית הספר אינו רשאי לחשוף רשומות פרטיות או את תוכנן, למעט כנתונים מסכמים, או למעט כמפורט בסעיף "חשיפת רשומות חינוכיות" במדיניות זו, ללא הסכמה בכתב מראש של ההורה או של התלמיד הזכאי.
    
2. תיקים אישיים שאינם נגישים להורים במקרים מסוימים, החוק המקומי קובע במפורש כי מידע מסוים הכלול בתיקי החינוך של מחוז בית הספר הנוגע לתלמיד יהיה נגיש לתלמיד בלבד, ולהורה רק בנסיבות מיוחדות, אם בכלל.
    
   1. הרשות המוסמכת רשאית למנוע מהורה גישה לנתונים אישיים כאשר תלמיד קטינה, שהיא נושא הנתונים, מבקשת מהרשות המוסמכת למנוע גישה זו. בקשת התלמידה הקטינה חייבת להיות מוגשת בכתב, תוך פירוט הנימוקים למניעת הגישה מההורה, והיא חייבת להיות חתומה על ידי הקטינה. עם קבלת בקשה כזו, הרשות המוסמכת תקבע אם היענות לבקשה למנוע מההורה גישה תהיה לטובתו של נושא הנתונים הקטינה. בעת קבלת החלטה זו, הרשות האחראית תביא בחשבון את הגורמים הבאים:
       
      1. האם הקטין הגיע לגיל ולבגרות מספיקים כדי שיוכל להסביר את הסיבות לבקשת מניעת הגישה ולהבין את השלכותיה;
          
      2. האם מצבו האישי של הקטין הוא כזה, שמניעת זכות הביקור של ההורים עשויה להגן על הקטין, שהוא נושא המידע, מפני פגיעה פיזית או נפשית;
          
      3. האם ישנן עילות להניח כי הנימוקים של הקטין, נושא המידע, למניעת גישת ההורים, הם מדויקים במידה סבירה;
          
      4. האם אופי הנתונים המדוברים הוא כזה שגילוים להורה עלול לגרום לפגיעה פיזית או נפשית בקטין שעליו הנתונים; ו-
          
      5. בין אם הנתונים נוגעים לשירותים רפואיים, שירותי רפואת שיניים או שירותי בריאות אחרים הניתנים בהתאם לסעיפים 144.341 עד 144.347 לחוק מדינת מינסוטה, ובמקרה זה ניתן למסור את הנתונים רק אם אי-יידוע ההורה עלול לסכן באופן חמור את בריאותו של הקטין.
          
3. תיקים פרטיים שאינם נגישים לסטודנטים הסטודנטים אינם רשאים לקבל גישה לנתונים פרטיים הנוגעים לתיקים ולדוחות כספיים של הוריהם או לכל מידע הכלול בהם.

IX. חשיפת מסמכים סודיים

1. תיקים חסויים: תיקים חסויים הם אותם תיקים והנתונים הכלולים בהם, אשר אינם מתפרסמים לציבור על פי החוק הממלכתי או הפדרלי, ואשר אינם נגישים לתלמיד, להוריו או לתלמיד זכאי.
    
2. דיווחים מכוח חוק הדיווח על התעללות בקטינים בהתאם לסעיף 626.556 לחוק מינסוטה, דיווחים הנוגעים לילד המוזנח ו/או הסובל מהתעללות פיזית ו/או מינית יהיו נגישים אך ורק לגופי הרווחה ואכיפת החוק המוסמכים. בכל הנוגע לצדדים אחרים, נתונים אלה יהיו חסויים ולא יועברו על ידי מחוז בית הספר להורים או לילד המדובר. עם זאת, האדם הנוגע בדבר רשאי לקבל עותק של הדיווח מהרשות המקומית לרווחה, מהשריף המחוזי או ממשטרת המחוז, בכפוף להוראות Minn. Stat. § 626.556, Subd. 11.
    
3. נתוני חקירה נתונים שנאספו על ידי מחוז החינוך במסגרת חקירה פעילה שנערכה לצורך פתיחת הליך משפטי אזרחי או הגנה מפניו, או נתונים שנשמרו לקראת הליך משפטי אזרחי צפוי, מסווגים כנתונים מוגנים שאינם ציבוריים כאשר אינם נוגעים לאנשים פרטיים, וכנתונים סודיים כאשר הם נוגעים לאנשים פרטיים.
    
   1. מחוז החינוך רשאי לאפשר לכל אדם, גוף או לציבור הרחב גישה לכל מידע המסווג כמידע מוגן שאינו ציבורי או כמידע סודי בהתאם לסעיף זה, אם מחוז החינוך יקבע כי גישה כזו תסייע לתהליך אכיפת החוק, תקדם את בריאות הציבור או את ביטחונו, או תפיג שמועות נפוצות או אי-שקט.
       
   2. למתלונן יש גישה להצהרה שמסר למחוז החינוך.
       
   3. ברגע שחקירה אזרחית הופכת ללא פעילה, נתוני החקירה האזרחית הופכים לציבוריים, אלא אם פרסום הנתונים עלול לסכן הליך משפטי אזרחי אחר התלוי ועומד, למעט אותם חלקים של נתונים אלה המסווגים כנתונים שאינם ציבוריים על פי החוק הממלכתי או הפדרלי. כל נתוני חקירה אזרחית המוצגים כראיה בבית המשפט או הנכללים בתיק בית המשפט יהיו ציבוריים. לצורך הוראה זו, חקירה אזרחית הופכת ללא פעילה עם התרחשותו של אחד מהאירועים הבאים:
       
      1. החלטה של מחוז החינוך, או של היועץ המשפטי הראשי של מחוז החינוך, שלא להמשיך בהליך האזרחי. עם זאת, חקירה כזו עשויה להתחדש בהמשך אם מחוז החינוך או היועץ המשפטי שלו יחליטו לחדש את ההליך האזרחי;
          
      2. תום המועד להגשת תביעה בהתאם לתקופת ההתיישנות או להסכם החלים על התביעה האזרחית; או
          
      3. מיצוי או פקיעת זכויות הערעור של כל אחד מהצדדים בתביעה האזרחית.
          
   4. "הליך אזרחי תלוי ועומד" לצורך סעיף משנה זה מוגדר ככולל, בין היתר, הליכים שיפוטיים, מינהליים או בוררות.

X. חשיפת מסמכי בית הספר לפני דיון בנושא הרחקה או הרחקה סופית

במועד סביר לפני כל דיון בעניין השעיה או הרחקה, תינתן לתלמיד ולהוריו, לאפוטרופוסו או לנציגו גישה לכל התיקים של מחוז בית הספר הנוגעים לתלמיד, לרבות כל מבחנים או דוחות שעליהם עשויה להתבסס הפעולה המוצעת על ידי מחוז בית הספר, בהתאם לחוק פיטורי התלמידים ההוגנים של מינסוטה (Minnesota Pupil Fair Dismissal Act), Minn. Stat. § 121A.40, et seq.

XI. מסירת נתונים לקציני גיוס

1. על מחוז החינוך למסור, ללא הסכמת ההורים או התלמידים, את שמותיהם, כתובותיהם ומספרי הטלפון הביתיים של התלמידים הלומדים בכיתות י"א ו-י"ב לקציני הגיוס הצבאיים, בתוך 60 יום ממועד הבקשה.
    
2. נתונים שנמסרו לקציני גיוס צבאיים מכוח הוראה זו:
    
   1. יכול לשמש אך ורק לצורך מתן מידע לסטודנטים בנוגע לשירות צבאי, להטבות חינוכיות למשתתפי מלחמה מטעם המדינה והממשל הפדרלי, ולהזדמנויות קריירה וחינוך אחרות המוצעות על ידי הצבא; ו
       
   2. אין להפיץ מידע זה לאף אדם אחר, למעט אנשי מחלקות הגיוס של הכוחות המזוינים.
       
   3. להורה או לתלמיד זכאי הזכות לסרב למסירת המידע הנ"ל לקציני גיוס. כדי לסרב למסירת המידע הנ"ל לקציני גיוס, על ההורה או התלמיד הזכאי להודיע על כך בכתב לרשות האחראית, מנהל בית הספר התיכון מינטונקה, עד ה-1 באוקטובר בכל שנה. הבקשה בכתב חייבת לכלול את הפרטים הבאים:
       
      1. שם התלמיד וההורה, לפי העניין;
          
      2. כתובת מגורים;
          
      3. רמת הכיתה של התלמיד;
          
      4. בית הספר שבו לומד התלמיד כעת;
          
      5. הקשר המשפטי בין ההורה לתלמיד, אם ישנו; ו-
          
      6. קטגוריה ספציפית או קטגוריות ספציפיות של מידע שיש למסור למגייסים צבאיים;
          
      7. קטגוריה ספציפית או קטגוריות ספציפיות של מידע המופיע במדריך, אשר אין לחשוף לציבור, לרבות למגייסים צבאיים.
          
   4. מדי שנה יפרסם מחוז החינוך הודעה פומבית באמצעות עלוני המחוז ובתי הספר, כדי ליידע את ההורים והתלמידים הזכאים על זכותם של ההורים או התלמידים הזכאים לסרב למסור את שמותיהם, כתובותיהם ומספרי הטלפון הביתיים של התלמידים הלומדים בכיתות י"א ו-י"ב.
       
   5. סירובו של הורה או של תלמיד זכאי למסור את המידע הנ"ל לקציני גיוס לצבא אינו משפיע על מסירת מידע המפורסם במדריך הציבורי על ידי מחוז בית הספר, הכולל גם קציני גיוס לצבא.
      
      על מנת להפוך כל מידע המופיע במדריך הציבורי אודות תלמיד למידע פרטי, יש לנהוג גם על פי הנהלים המפורטים בסעיף "מסירת מידע המופיע במדריך הציבורי" במדיניות זו. לפיכך, ככל שהמחוז קבע כי שם, כתובת, מספר טלפון וכיתה של תלמידים הם מידע המופיע במדריך, בהיעדר בקשה מהורה או מתלמיד זכאי שלא למסור נתונים אלה, מידע זה יהיה מידע ציבורי ונגיש לקציני גיוס צבאיים כמו גם לאנשים אחרים מהציבור.

XII. הגבלות על חשיפה חוזרת

1. חשיפה חוזרת בהתאם לדרישות המפורטות במסמך זה, מחוז החינוך רשאי לחשוף מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך התיקים החינוכיים של תלמיד, אך ורק בתנאי שהצד אליו ייחשף המידע לא ימסור אותו לצד שלישי כלשהו ללא הסכמה בכתב מראש של הורה התלמיד או של התלמיד עצמו, אם הוא כשיר לכך; עם זאת, נושאי משרה, עובדים וסוכנים של כל צד המקבל מידע המאפשר זיהוי אישי בהתאם לסעיף זה רשאים להשתמש במידע, אך ורק למטרות שלשמן נמסר המידע.
    
2. אין איסור על גילוי חוזר
    
   1. מחוז החינוך רשאי לחשוף מידע המאפשר זיהוי אישי בהתאם לסעיף "חשיפת מסמכים חינוכיים" במדיניות זו, מתוך הבנה שהצד המקבל את המידע רשאי לחשוף את המידע בהמשך בשם מחוז החינוך, בתנאי ש:
       
      1. הגילויים עומדים בדרישות הסעיף "גילוי מסמכי חינוך" במדיניות זו;
          
      2. והמחוז עמד בדרישות ניהול התיעוד המפורטות בסעיף "הרשות האחראית; אבטחת התיעוד; וניהול התיעוד" במדיניות זו.
          
   2. הוראות סעיף זה אינן חלות על גילוי מידע שנעשה מכוח צווים שיפוטיים, זימונים שהוצאו כדין או הליכים משפטיים, על גילוי מידע המופיע במדריך, על גילוי מידע להורה או לתלמיד, או להורים של תלמידים התלויים בהם.
       
3. סיווג מידע שנמסר המידע שנמסר יישאר באותה דרגת סיווג בידי הצד המקבל כפי שהיה בידי מחוז החינוך.
    
4. הודעה: מחוז החינוך יעדכן את הצד אליו נמסר המידע בדרישות המפורטות בסעיף זה, למעט במקרים של גילוי מידע בהתאם לצווי בית משפט או זימונים שהוצאו כדין, גילוי מידע ממרשם התלמידים בהתאם לסעיף "פרסום מידע ממרשם התלמידים" במדיניות זו, או גילוי מידע להורה או לתלמיד. במקרה שצד שלישי יפרסם מחדש באופן בלתי הולם מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך רשומות חינוכיות, רשות החינוך או המוסד החינוכי רשאים למנוע מאותו צד שלישי גישה למידע המאפשר זיהוי אישי מתוך רשומות חינוכיות למשך חמש שנים לפחות.

XIII. הרשות האחראית, אבטחת התיעוד; וניהול התיעוד

1. הרשות האחראית הרשות האחראית תהיה אחראית על תחזוקת התיקים האישיים של התלמידים ועל אבטחתם. הרשות האחראית על בתי הספר במינטונקה היא מפקח בתי הספר.
    
2. אבטחת התיקים מנהל כל בית ספר הכפוף לפיקוח ולבקרה של הרשות המוסמכת יהיה הממונה על התיקים בבית הספר, ותהיה לו החובה לשמור על פרטיותם ו/או סודיותם של תיקי התלמידים.
    
3. תוכנית לאבטחת תיקי התלמידים מנהל בית הספר יגיש לרשות האחראית תוכנית בכתב לאבטחת תיקי התלמידים עד ה-1 בספטמבר של כל שנת לימודים. התוכנית הכתובה תכלול את הפרטים הבאים:
    
   1. תיאור התיקים המנוהלים;
       
   2. תפקידים וכתובות של האחראים על אבטחת התיקים האישיים של התלמידים;
       
   3. מיקום תיקי התלמידים, לפי קטגוריה, בבניינים;
       
   4. אמצעים לאבטחת תיקי התלמידים; וכן
       
   5. נהלים בנוגע לגישה ולגילוי מידע.
       
4. בחינת התוכנית הכתובה לאבטחת תיקי התלמידים הרשות האחראית תבחן את התוכניות שהוגשו בהתאם לסעיף זה כדי לוודא שהן עומדות בדרישות החוק, במדיניות זו ובמדיניות הניהולית השונה של מחוז בית הספר. לאחר מכן, הרשות האחראית תעדכן את הנהלים הניהוליים כחלק ממדיניות זו.
    
5. ניהול רישומים
    
   1. על המנהל, בכל בקשה ובכל חשיפה של מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך התיק החינוכי של תלמיד, לשמור תיעוד בתיק החינוכי של התלמיד, אשר יציין:
       
      1. הגורמים שביקשו או קיבלו מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך התיקים החינוכיים של התלמיד; ו
          
      2. האינטרסים הלגיטימיים שהיו לצדדים אלה בבקשת המידע או בקבלתו;
          
   2. במקרה שבו מחוז החינוך ימסור מידע המאפשר זיהוי אישי מתוך תיק חינוכי של תלמיד בהתאם לסעיף "הגבלות על מסירת מידע מחדש" במדיניות זו, תכלול תיעוד המסירה הנדרש על פי סעיף זה גם את הפרטים הבאים:
       
      1. שמות הגורמים הנוספים שאליהם רשאי הצד המקבל לחשוף את המידע מטעם מחוז החינוך; ו
          
      2. האינטרסים הלגיטימיים המפורטים בסעיף "חשיפת מסמכי חינוך" במדיניות זו, שיש לכל אחד מהצדדים הנוספים בבקשת המידע או בקבלתו.
          
   3. ניתן לעיין ברשימת בקשות הגילוי על ידי:
       
      1. הורה של התלמיד או התלמיד הזכאי;
          
      2. גורם רשמי מטעם בית הספר או עוזריו, האחראים על שמירת התיקים; ו-
          
      3. הגופים המוסמכים על פי חוק לבדוק את נהלי ניהול הרישומים של מחוז החינוך.
          
   4. תיעוד הבקשות והגילויים יישמר יחד עם התיק החינוכי של התלמיד כל עוד מחוז בית הספר שומר את התיק החינוכי של התלמיד.
       
   5. הפסקאות הנ"ל בנושא שמירת רשומות אינן חלות על בקשות מטעם הורה של תלמיד או תלמיד זכאי, או על גילוי מידע להורה כזה; על גילוי מידע בהתאם להסכמה בכתב של הורה של תלמיד או תלמיד זכאי; על בקשות מטעם גורמים רשמיים אחרים בבית הספר או גילוי מידע לגורמים אלה בהתאם לסעיף "גילוי רשומות חינוכיות" במדיניות זו; על בקשות לגילוי מידע ממרשם התלמידים בהתאם לסעיף "פרסום מידע ממרשם התלמידים" במדיניות זו; או לצד המבקש או מקבל את התיקים בהתאם להוראות של חבר מושבעים פדרלי או זימון אחר של רשויות אכיפת החוק, ובית המשפט או הסוכנות שהוציאו את הזימון הורו שלא לחשוף את קיומו או את תוכנו של הזימון או את המידע שנמסר בתגובה לזימון.

XIV. הזכות לעיין ולבדוק את התיקים החינוכיים

1. הורה לתלמיד, תלמיד זכאי או הורה לתלמיד זכאי שהוא גם תלמיד תלוי מחוז בית הספר יאפשר להורה של תלמיד, תלמיד זכאי או הורה של תלמיד זכאי שהוא גם תלמיד תלוי, אשר לומד או למד במחוז בית הספר, לעיין או לבדוק את התיקים החינוכיים של התלמיד, למעט אותם תיקים שהוגדרו כסודיים על פי חוק מדינה או פדרלי או כפי שנקבע אחרת בסעיף "חשיפת תיקים פרטיים" במדיניות זו.
    
2. תגובה לבקשת גישה מחוז החינוך ישיב לכל בקשה בהתאם לסעיף 14.1 למדיניות זו, באופן מיידי, במידת האפשר, או בתוך עשרה (10) ימים מיום הגשת הבקשה, לא כולל שבתות, ימי ראשון וחגים רשמיים.
    
3. זכות לעיון ובדיקה הזכות לעיין ולבדוק את התיקים החינוכיים כוללת:
    
   1. הזכות לקבל תשובה ממחוז החינוך לבקשות סבירות להסברים ולפרשנות של מסמכים; וכן
       
   2. אם הנסיבות מונעות למעשה מההורה או מהתלמיד הזכאי לממש את זכותו לעיין בתיקי החינוך, על מחוז בית הספר לספק להורה או לתלמיד הזכאי עותק של התיקים המבוקשים, או לנקוט באמצעים אחרים כדי לאפשר להורה או לתלמיד הזכאי לעיין בתיקים המבוקשים.
       
4. טופס בקשה: הורים או תלמידים זכאים יגישו למחוז החינוך בקשה בכתב לעיון בתיקי חינוך, שבה יצוינו באופן מדויק ככל האפשר התיק או התיקים שברצונם לעיין בהם.
    
5. איסוף תיקי תלמידים אם תיקי החינוך של תלמיד מנוהלים ביותר ממקום אחד, הרשות האחראית רשאית לאסוף עותקים של התיקים או את התיקים עצמם מהמקומות השונים, כדי שניתן יהיה לעיין בהם במקום אחד. עם זאת, אם ההורה או התלמיד הזכאי מעוניינים לעיין בתיקים אלה במקום שבו הם מנוהלים, מחוז בית הספר ישתדל להיענות לבקשתם. ההורה או התלמיד הזכאי יקבלו הודעה על המועד והמקום שבהם ניתן לעיין בתיקים.
    
6. תיקים המכילים: מידע על יותר מתלמיד אחד אם התיקים החינוכיים של תלמיד מכילים מידע על יותר מתלמיד אחד, ההורה או התלמיד הזכאי רשאים לעיין ולבדוק או לקבל מידע רק לגבי המידע הספציפי הנוגע לאותו תלמיד.
    
7. סמכות לעיון או לבדיקה מחוז החינוך רשאי להניח כי לכל אחד מהורי התלמיד יש סמכות לעיין בתיקו החינוכי של התלמיד, אלא אם כן הוצגו בפני מחוז החינוך ראיות לקיומו של מסמך מחייב מבחינה משפטית, חוק מדינה או צו בית משפט המסדיר עניינים כגון פירוק נישואין, פרידה או משמורת, הקובע אחרת.
    
8. עמלות עבור העתקי מסמכים
    
   1. מחוז החינוך יגבה תשלום סביר עבור אספקת צילומים או עותקים מודפסים של מסמכים, אלא אם הדפסת עותק היא הדרך היחידה לאפשר עיון בנתונים. בקביעת גובה התשלום הסביר, מחוז החינוך יביא בחשבון את הדברים הבאים:
       
      1. עלות החומרים, לרבות נייר, המשמשים להכנת העותקים;
          
      2. עלות העבודה הנדרשת להכנת העותקים;
          
      3. כל לוח תעריפים של דמי צילום סטנדרטיים שנקבע על ידי מחוז החינוך במסגרת פעילותו השוטפת;
          
      4. כל עלויות מיוחדות הנדרשות להפקת עותקים כאלה ממערכות רישום ממוחשבות, לרבות, בין היתר, מחשבים ומערכות מיקרופילם; ו
          
      5. עלויות משלוח.
          
   2. עלות הנפקת העתקים תחול על ההורה או על התלמיד הזכאי.
       
   3. עם זאת, הרשות האחראית אינה רשאית לגבות תשלום עבור העתק של תיק חינוכי שהוכן עבור הורה או תלמיד זכאי, אם הדבר ימנע למעשה מההורה או מהתלמיד הזכאי לממש את זכותם לעיין בתיק החינוכי של התלמיד.
       
   4. מחוז החינוך שומר לעצמו את הזכות לגבות תשלום עבור עותקים כגון תדפיסי ציונים, המועברים למעסיקים פוטנציאליים או למוסדות להשכלה גבוהה למטרות תעסוקה או קבלה ללימודים. התשלום עבור עותקים אלה ועבור עותקים אחרים המועברים לצדדים שלישיים בהסכמה מראש, לשם נוחות, יהיה בגובה עלויות החיפוש/השליפה וההעתקה בפועל, בתוספת דמי משלוח, אם נדרשים.

XV. בקשה לתיקון רישומים; נהלים לערעור על נתונים

1. בקשה לתיקון תיקים חינוכיים הורה של תלמיד או תלמיד זכאי הסבור כי המידע הכלול בתיקו החינוכי של התלמיד אינו מדויק, מטעה או פוגע בפרטיותו או בזכויותיו האחרות של התלמיד, רשאי לבקש ממחוז החינוך לתקן את התיק.
    
   1. הבקשה תוגש בכתב, תציין את הפרט שלדעת המבקש אינו מדויק, מטעה או מפר את זכותו לפרטיות או זכויות אחרות של התלמיד, תפרט את הנימוק לעמדה זו, ותציין את התיקון שהמבקש מבקש ממחוז החינוך לבצע. הבקשה תישא את חתימתו ותאריך הגשתה של המבקש.
       
   2. מחוז החינוך יקבע האם לתקן את התיק החינוכי של התלמיד בהתאם לבקשה, בתוך פרק זמן סביר לאחר קבלת הבקשה.
       
   3. 3. אם מחוז החינוך יחליט לסרב לתקן את התיק החינוכי של התלמיד בהתאם לבקשה, הוא יודיע על כך להורה של התלמיד או לתלמיד הזכאי, ויידע את ההורה או את התלמיד הזכאי על זכותם לדיון.
       
2. הזכות לשימוע אם מחוז החינוך מסרב לתקן את התיקים החינוכיים של תלמיד, עליו, על פי בקשה, לאפשר קיום שימוע כדי לערער על תוכנם של התיקים החינוכיים של התלמיד, על מנת להבטיח שהמידע המופיע בתיקים החינוכיים של התלמיד אינו שגוי, מטעה או מפר בדרך אחרת את זכותו לפרטיות או זכויות אחרות של התלמיד.
    
   1. אם, בעקבות הדיון, מחוז החינוך יקבע כי המידע אינו מדויק, מטעה או מפר בדרך אחרת את זכותו לפרטיות של התלמיד או זכויות אחרות שלו, הוא יתקן את התיק החינוכי של התלמיד בהתאם ויידע על כך בכתב את הורי התלמיד או את התלמיד עצמו, ככל שהוא זכאי לכך.
       
   2. אם, בעקבות השימוע, מחוז החינוך יקבע כי המידע אינו שגוי, מטעה או מפר בדרך אחרת את זכותו לפרטיות של התלמיד או זכויותיו האחרות, הוא יודיע להורה או לתלמיד הזכאי על זכותו לצרף לתיק הצהרה המתייחסת למידע השנוי במחלוקת בתיק, או המפרטת את הסיבות לחוסר הסכמתו עם החלטת מחוז החינוך, או את שתיהן.
       
   3. כל רישום שייכלל בתיקו החינוכי של התלמיד:
       
      1. ישמרו על ידי מחוז החינוך כחלק מתיקו החינוכי של התלמיד, כל עוד התיק או החלק השנוי במחלוקת בו נשמרים על ידי מחוז החינוך; ו
          
      2. אם מחוז החינוך ימסור את התיק החינוכי של התלמיד או את החלק השנוי במחלוקת בו לכל צד שהוא, עליו למסור גם את ההסבר לכל צד שהוא.
          
3. ניהול הדיון
   1. הדיון יתקיים בתוך פרק זמן סביר לאחר קבלת הבקשה על ידי מחוז החינוך, והורה התלמיד או התלמיד הזכאי יקבל הודעה על התאריך, המקום והשעה זמן סביר מראש לפני הדיון.
       
   2. הדיון יכול להתנהל על ידי כל אדם, לרבות נציג של מחוז החינוך, שאין לו עניין ישיר בתוצאות הדיון. עורך הדין של מועצת החינוך יהיה נוכח בדיון כדי להציג את עמדת המועצה ולייעץ לממונה על הדיון בעניינים משפטיים ובענייני ראיות.
       
   3. להורה של התלמיד או התלמיד הזכאי תינתן הזדמנות מלאה והוגנת לדיון, כדי להציג ראיות הנוגעות לסוגיות שהועלו, והוא רשאי לקבל סיוע או ייצוג מאנשים לפי בחירתו, על חשבונו, לרבות עורך דין.
       
   4. מחוז החינוך יקבל החלטה בכתב בתוך פרק זמן סביר לאחר סיום הדיון. ההחלטה תתבסס אך ורק על הראיות שהוצגו בדיון ותכלול סיכום של הראיות ונימוקי ההחלטה.
       
4. ערעור ניתן לערער על ההחלטה הסופית של פקיד השימוע שמונה, בהתאם להוראות הרלוונטיות בפרק 14 לחוק מינסוטה (Minn. Stat. Ch. 14) הנוגעות למקרים שנויים במחלוקת.

XVI. בעיות בגישה לנתונים

1. ממונה על ציות לנהלי הטיפול בנתונים הוא העובד שמונה לתפקיד, אליו ניתן להפנות שאלות או הערות בנוגע לבעיות בקבלת גישה לנתונים או לבעיות אחרות הקשורות לנהלי הטיפול בנתונים.
    
2. "ממונה על עמידה בכללי הטיפול בנתונים" פירושו המנהל הבכיר של מחלקת משאבי אנוש.

XVII. תלונות על אי-עמידה בתנאים

1. היכן ניתן להגיש תלונות ניתן להגיש תלונות לממונה על המינהל, מדינת מינסוטה, 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   תלונות בנוגע להפרות לכאורה של זכויות המוקנות להורים ולתלמידים זכאים על פי 20 U.S.C. §1232g, והכללים שפורסמו מכוחו, יוגשו בכתב למשרד לציות למדיניות המשפחה, משרד החינוך של ארצות הברית, 400 Maryland Avenue, S. W., Washington, D.C. 20202-4605.
    
2. תוכן התלונה: תלונה המוגשת בהתאם לסעיף זה חייבת לכלול טענות עובדתיות ספציפיות המעניקות עילה סבירה להניח כי התרחשה הפרה של סעיף 20 U.S.C. § 123(2g) ושל התקנות שפורסמו מכוחו.

XVIII. ויתור

הורה או תלמיד זכאי רשאים לוותר על כל אחת מהזכויות המוקנות להם במסמך זה, בהתאם לסעיף 20 U.S.C. §1232g. ויתור לא יהיה תקף אלא אם נערך בכתב ונחתם על ידי ההורה או התלמיד הזכאי. מחוז החינוך אינו רשאי לדרוש ויתור כזה.

XIX. הודעה שנתית על זכויות

1. תוכן ההודעה מחוז החינוך ימסור להורי התלמידים הלומדים כעת במוסד ולתלמידים הזכאים הלומדים כעת בו הודעה שנתית, באמצעים שיש בהם סבירות גבוהה ליידע את ההורים ואת התלמידים הזכאים על הדברים הבאים:
    
   1. כי להורה או לתלמיד הזכאי יש זכות לעיין ולבדוק את התיקים החינוכיים של התלמיד, וכן את הנוהל לעיון ובדיקה של התיקים החינוכיים;
       
   2. כי להורה או לתלמיד הזכאי הזכות לבקש תיקון בתיקו החינוכי של התלמיד, על מנת להבטיח כי התיק אינו מכיל מידע לא מדויק, מטעה או הפוגע בדרך אחרת בפרטיותו של התלמיד או בזכויותיו האחרות, וכן את הנוהל להגשת בקשה לתיקון התיק;
       
   3. כי להורה או לתלמיד הזכאי יש זכות להסכים לחשיפת מידע המאפשר זיהוי אישי הכלול בתיקו החינוכי של התלמיד, למעט במידה שהחוק הפדרלי והמדינתי והתקנות שפורסמו מכוחם מתירים חשיפה ללא הסכמה;
       
   4. כי להורה או לתלמיד הזכאי הזכות להגיש תלונה למשרד החינוך של ארצות הברית בנוגע לטענה כי מחוז בית הספר לא עמד בדרישות הקבועות בסעיף 20 U.S.C. § 1232g, ובכללים שנקבעו מכוחו;
       
   5. הקריטריונים לקביעת מי נחשב כגורם רשמי בבית הספר ומה נחשב כאינטרס חינוכי לגיטימי לצורך מסירת מסמכים חינוכיים לגורמים רשמיים אחרים בבית הספר, אשר מחוז בית הספר קבע כי יש להם אינטרס חינוכי לגיטימי; וכן
       
   6. כי מחוז החינוך יעביר, על פי בקשה, את התיקים החינוכיים לבית הספר שאליו התלמיד מבקש או מתכוון להירשם.
       
2. הודעה להורים לתלמידים ששפת האם שלהם אינה אנגלית מחוז החינוך יפעל על מנת להבטיח מתן הודעה יעילה להורים לתלמידים שזוהו כבעלי שפת אם שאינה אנגלית.
    
3. הודעה להורים או לתלמידים זכאים בעלי מוגבלות מחוז החינוך יפעל על מנת להבטיח מתן הודעה יעילה להורים או לתלמידים זכאים שזוהו כבעלי מוגבלות.

XX. השמדת מסמכים ושמירתם

1. המחוז יפעל בהתאם ללוח הזמנים לשמירת מסמכים שאושר על ידי המשרד המנהלי של מינסוטה.
    
2. באשר לנתונים שאינם מופיעים בלוח הזמנים לשמירת מסמכים שאושר על ידי המחלקה המנהלית של מינסוטה, מחוז בית הספר יפעל בהתאם להנחיות הרשות הממשלתית או הפדרלית המוסמכת.
    
3. הממשל יגבש נהלים שיבטיחו עמידה בדרישות הרשויות הממלכתיות והפדרליות בנוגע לשמירת נתונים והשמדת מסמכים.

XXI. עותקי הפוליסה

הפניות משפטיות: