כדי לעיין בנתונים ציבוריים או לבקש עותקים של נתונים ציבוריים המוחזקים על ידי מחוז בתי הספר מינטונקה,יש להגיש את הבקשה באופן מקווןאו לשלוח בקשה בכתב לממונה על נתונים ציבוריים בכתובתdata.requests@minnetonkaschools.org. עדיף להשתמש בטופס בקשת הנתונים, אך אין זו חובה. ניתן גם לשלוח את הבקשה בכתב בדואר. אם בחרתם שלא להשתמש בטופס בקשת הנתונים, על הבקשה בכתב לכלול:

• כי אתה מגיש בקשה בהתאם לחוק נוהלי הטיפול במידע (חוקי מינסוטה, פרק 13);
• בין אם ברצונכם לעיין בנתונים, לקבל עותקים שלהם, או שניהם;
• תיאור ברור של הנתונים שברצונך לבדוק או להעתיק, כולל טווח התאריכים של הנתונים.

לפני מילוי בקשה, המחוז עשוי ליצור איתך קשר מהסיבות הבאות:

• לבקש הבהרות או מידע נוסף שיסייע במילוי הבקשה;
• כדי לדון באפשרויות לשיפור הניהוליות של הבקשה;
• כדי ליידע אותך אם הבקשה כרוכה בתשלום או מחייבת תשלום מראש.

אם תבקש גישה לצורך עיון, המחוז לא יגבה ממך תשלום ולא ידרוש ממך לשלם אגרה.

על מנת להיענות לבקשה, המחוז ינקוט באחת מהפעולות הבאות:

1. אם למחוז אין את הנתונים, ממונה על נוהלי נתונים יעדכן אותך בהקדם האפשרי.
2. אם למחוז יש את הנתונים אך הם אינם נגישים לציבור, ממונה על נוהלי הנתונים יודיע לך על כך בהקדם האפשרי ויפרט בכתב את הבסיס המשפטי להחלטה שלא לחשוף את הנתונים.
3. אם למחוז יש את הנתונים, והנתונים הם ציבוריים, המחוז יגיב לבקשה כראוי ובמהירות, בתוך פרק זמן סביר, באחת מהדרכים הבאות:
   • קבעו תאריך, שעה ומקום לבדיקת הנתונים ללא תשלום.
   • יש לספק עותקים של הנתונים בהקדם האפשרי, בעלות שצוינה.

תוכלו לבחור לאסוף את העותקים או לקבל אותם בדואר בתעריף המצוין.

חוק נהלי הנתונים הממשלתיים של מינסוטה אינו מחייב יצירת או איסוף נתונים חדשים בתגובה לבקשת נתונים, והמחוז אינו נדרש לספק נתונים בצורה או במבנה ספציפיים אם הם אינם נשמרים בצורה או במבנה כאלה. נתונים המוכנים לעיון מודפסים בדרך כלל תמיד כעותק קשיח.

חוק נהלי הנתונים הממשלתיים של מינסוטה אינו מחייב את המחוז לענות על שאלות שאינן מהוות בקשות לקבלת נתונים. עם זאת, באפשרותך לבקש לקבל הסבר על משמעות הנתונים שהוצאו. 

אם תבקשו עותקים אלקטרוניים או מודפסים של הנתונים, ממונה על נוהלי נתונים עשוי לדרוש מכם לשלם את העלויות בפועל הכרוכות באיתור ובשליפת הנתונים הממשלתיים, לרבות עלות זמן העבודה של העובדים, וכן את העלויות הכרוכות בהפקת העותקים, באישורם ובשליחתם.

עם זאת, אם מתבקשים 100 עמודים או פחות של עותקים מודפסים, לא ייעשה שימוש בעלויות בפועל, ובמקום זאת, המחוז רשאי לגבות לא יותר מ-0.25 דולר עבור כל עמוד שהועתק.

במקרה של בקשות המסתכמות ביותר מ-100 עמודים, רשאי המחוז לגבות את "העלויות בפועל" הכרוכות בהפקת הנתונים, בתוספת תשלום עבור כל עותק מודפס.

• "העלויות בפועל" של הפקת נתונים ציבוריים המשתרעים על יותר מ-100 עמודים מחושבות על ידי החלת תעריף השכר השעתי הנמוך ביותר של העובד המוסמך לטפל בנתונים אלה עבור:
  • חיפוש ואחזור נתונים (אם המבקש אינו נושא הנתונים).
  • הפקת הנתונים, אימותם, מיונם ושליחתם בדואר.

לגבי אנשים שהם עצם נושא המידע המבוקש:

מידע אודותיך
חוק מינסוטה בנושא נהלי טיפול בנתונים ממשלתיים קובע כי לבעלי הנתונים יש זכויות מסוימות בכל הנוגע לאיסוף, יצירה ושמירה של נתונים ממשלתיים אודותיהם על ידי גוף ממשלתי.  אתה נחשב ל"נושא המידע" כאשר ניתן לזהות אותך על סמך המידע.  "נתוני ממשלה" הוא מונח המתייחס לכל המידע המתועד שברשות גוף ממשלתי, לרבות מסמכים מודפסים, דואר אלקטרוני, תקליטורי CD-ROM, תצלומים וכדומה.

סיווג הנתונים אודותיך
חוק ניהול המידע קובע כי כל המידע הממשלתי הוא מידע ציבורי, אלא אם כן חוק מדינתי או פדרלי קובע אחרת.  על פי החוק המקומי, המידע אודותיך מסווג כציבורי, פרטי או סודי.  להלן מספר דוגמאות.

נתונים ציבוריים
עלינו למסור נתונים ציבוריים לכל מי שמבקש אותם; לא משנה מי מבקש את הנתונים או מדוע.

מידע אישי
איננו רשאים למסור מידע אישי לציבור הרחב, אך יש לך גישה למידע כאשר הוא נוגע אליך.  אנו רשאים לשתף את המידע האישי שלך איתך, עם מי שקיבל את הסכמתך, עם עובדי המחוז הזקוקים למידע זה לצורך ביצוע תפקידם, וכן כפי שמותר על פי החוק או על פי צו בית משפט.

מידע סודי
לנתונים חסויים מוענקת רמת ההגנה הגבוהה ביותר.  לא הציבור ולא אתה יכולים לקבל גישה, גם כאשר המידע הסודי נוגע אליך.  אנו רשאים לשתף מידע סודי אודותיך עם עובדי המחוז הזקוקים למידע זה לצורך ביצוע תפקידם, וכן עם גורמים אחרים בהתאם להוראות החוק או לצו בית משפט.  איננו יכולים להעניק לך גישה לנתונים חסויים.

זכויותיך על פי חוק הגנת המידע

הגישה שלך לנתונים שלך
יש לך הזכות לעיין (לבדוק), ללא תשלום, בנתונים הציבוריים והפרטיים שאנו מחזיקים אודותיך.  כמו כן, יש לך הזכות לקבל עותקים של מידע ציבורי ופרטי אודותיך.  חוק ניהול המידע מאפשר לנו לגבות תשלום עבור העתקים.  יש לך הזכות לעיין בנתונים, ללא תשלום, לפני שתחליט לבקש עותקים.

כמו כן, אם תבקש, נודיע לך אם אנו שומרים נתונים אודותיך והאם הנתונים הללו הם ציבוריים, פרטיים או חסויים.

אם אתה הורה, יש לך הזכות לעיין בנתונים ציבוריים ופרטיים הנוגעים לילדיך הקטינים (מתחת לגיל 18) ולקבל עותקים שלהם. אם אתה אפוטרופוס שמונה על פי חוק, יש לך הזכות לעיין בנתונים ציבוריים ופרטיים הנוגעים לאדם שעבורו מונית לאפוטרופוס ולקבל עותקים שלהם.

מתי אנו אוספים ממך נתונים
כאשר אנו מבקשים מתלמידים או מעובדים למסור מידע אודות עצמם בפגישה משמעתית שאינה פומבית, עלינו למסור להם הודעה מראש.  במקרה זה,הודעה זו מכונה "אזהרת טנסי". ההודעה קובעת כיצד אנו נוהגים בנתונים שאנו אוספים מכם. בדרך כלל, אנו רשאים להשתמש בנתונים ולמסור אותם רק בדרכים המתוארות בהודעה. נתונים לא-ציבוריים נוספים שאנו אוספים על עובדים כוללים הערכות ביצועים, בקשות עבודה וכדומה. במקרה של תלמידים, ציונים, דוחות חינוך מיוחד ובקשות למטלות הם דוגמאות לנתונים לא-ציבוריים.

נבקש את הסכמתך בכתב אם נצטרך להשתמש בנתונים אישיים אודותיך או לחשוף אותם בדרך אחרת, או אם תבקש מאיתנו לחשוף את הנתונים לאדם אחר.  הרשאה זו מכונה "הסכמה מדעת".  אם ברצונך שנמסור נתונים לאדם אחר, תוכל להשתמש ב- טופס הסכמה.

הגנה על המידע שלך
חוק הגנת המידע מחייב אותנו להגן על המידע שלך. הקמנו אמצעי אבטחה מתאימים כדי להבטיח שהמידע שלך יישאר מוגן. במקרה המצער שבו נקבע כי אירעה פרצת אבטחה וגורם בלתי מורשה השיג גישה למידע שלך, נודיע לך על כך כנדרש בחוק.

כאשר הנתונים שלך אינם מדויקים ו/או אינם שלמים
יש לך הזכות לערער על נכונותם ו/או שלמותם של נתונים ציבוריים ופרטיים הנוגעים לך. כמו כן, יש לך הזכות לערער על החלטתנו. אם אתה קטין, להוריך או לאפוטרופוס שלך יש הזכות לערער על נתונים הנוגעים לך.

כיצד לבקש את הנתונים שלך

כדי לעיין בנתונים או לבקש עותקים של נתונים שהמחוז מחזיק אודותיך, אודות ילדיך הקטינים או אודות אדם שעבורו מונית כאפוטרופוס חוקי, עליך להגיש בקשה בכתב לממונה על ציות לנהלי נתונים במחוז. ניתן להגיש את הבקשה באמצעות הדואר או בדוא"ל.

הבקשה בכתב שלך צריכה לכלול:

• כי אתה מגיש בקשה מכוח חוק נוהלי הטיפול בנתונים (חוקי מינסוטה, פרק 13), כבעל נתונים, לקבלת נתונים אודותיך;
• בין אם ברצונכם לעיין בנתונים, לקבל עותקים שלהם, או שניהם;
• תיאור ברור של הנתונים שברצונך לבדוק או להעתיק;
• פרטי זיהוי המוכיחים שאתה בעל הנתונים, או הורה או אפוטרופוס של בעל הנתונים; וכן
• כתובת הדואר שלך (אם אינך מתכוון לאסוף את הנתונים באופן אישי).

מחוז החינוך דורש הוכחת זהות (תעודת זהות תקפה של המדינה, כגון רישיון נהיגה, תעודת חוגר או דרכון) לפני שנוכל להיענות לבקשתך לקבלת מידע. אם אתה מבקש מידע אודות ילדך הקטין, עליך להציג הוכחה לכך שאתה הורהו. אם אתה אפוטרופוס, עליך להציג מסמכים משפטיים המעידים על אפוטרופסותך.

אם אינך יכול להציג תעודת זהות באופן אישי, עליך לספק עותקים מאושרים על ידי נוטריון או מאומתים. יש להגיש תעודות זהות אלה יחד עם בקשתך.

המחוז לא יעביר נתונים אישיים באופן אלקטרוני בשום פנים ואופן.

כיצד אנו מגיבים לבקשת מידע

לאחר שתגיש את בקשתך בכתב, נטפל בה. אם לא יהיה ברור אילו נתונים אתה מבקש, נבקש ממך הבהרות.

• אם אין ברשותנו את הנתונים, נודיע לך על כך בכתב בתוך 10 ימי עסקים.
• אם הנתונים נמצאים ברשותנו, אך מדובר בנתונים חסויים או פרטיים שאינם נוגעים לך, נודיע לך על כך בכתב בתוך 10 ימי עסקים ונציין איזה חוק ספציפי קובע כי אינך רשאי לקבל גישה לנתונים.
• אם הנתונים נמצאים ברשותנו, והמדובר בנתונים ציבוריים או פרטיים אודותיך, נשיב לבקשתך בתוך 10 ימי עסקים, באחת מהדרכים הבאות:
  • קבעו תאריך, שעה ומקום לבדיקת הנתונים, ללא תשלום, אם בקשתכם היא לעיין בנתונים
  • נספק לך עותקים של הנתונים בתוך 10 ימי עסקים. תוכל לבחור לאסוף את העותקים בעצמך, או שנשלח אותם אליך בדואר. כמו כן, נדאג שתשלם מראש עבור העותקים.
• מחוז החינוך רשאי לגבות תשלום מנשואי המידע עבור עותקים של מידע ממשלתי. תשלומים אלה מאושרים על פי חוקי מדינת מינסוטה, סעיף 13.04, סעיף משנה 3.
  • 100 עמודים או פחות של עותקים בשחור-לבן, בגודל Letter או Legal, עשויים לעלות 25 סנט לעותק חד-צדדי, או 50 סנט לעותק דו-צדדי. התשלום עבור רוב סוגי העותקים האחרים הוא העלות בפועל של הפקת העותקים ואישורם.   בקביעת העלויות בפועל של הפקת העתקים, אנו לוקחים בחשבון את זמן העבודה של העובדים, את עלות החומר שעליו אנו מעתיקים את הנתונים (נייר, תקליטור, DVD וכו') ואת עלויות הדואר (אם ישנן). אם בקשתך היא לקבלת העתקים של נתונים שאיננו יכולים לשכפל בעצמנו, כגון תמונות, נחייב אותך בעלות בפועל שנצטרך לשלם לספק חיצוני עבור העתקים.

מחוז החינוך יוותר על גביית התשלום אם עלות אספקת הנתונים נמוכה מעלות עיבוד התשלום.

לאחר שסיפקנו לך גישה לנתונים אודותיך, איננו מחויבים להציג בפניך את הנתונים שוב במשך 6 חודשים, אלא אם כן מתעוררת מחלוקת או שאנו אוספים או יוצרים נתונים חדשים אודותיך.

אם אינכם מבינים חלק מהנתונים (טכניים, קיצורים או ראשי תיבות), אנא הודיעו לנו. אנו נספק לכם הסבר אם תבקשו.

חוק נוהלי הטיפול בנתונים אינו מחייב אותנו ליצור או לאסוף נתונים חדשים בתגובה לבקשת נתונים אם הנתונים אינם ברשותנו, או לספק נתונים בצורה או במבנה ספציפיים אם איננו שומרים את הנתונים בצורה או במבנה כאלה. (לדוגמה, אם הנתונים שאתה מבקש קיימים רק על נייר, איננו מחויבים ליצור מסמכים אלקטרוניים כדי להיענות לבקשתך.)  אם נסכים ליצור נתונים בתגובה לבקשתך, נעבוד איתך על פרטי בקשתך, כולל עלות וזמן התגובה.

בנוסף, על פי חוק ניהול המידע, איננו מחויבים להשיב על שאלות שאינן מהוות בקשות לקבלת מידע.

הסכמה למסירת נתונים

אם ברצונך למסור את המידע האישי שלך, בין אם לעצמך ובין אם לצד שלישי, אנא מלא את טופס ההסכמה שלהלן.

אם יש לכם שאלה בנוגע לכל סעיף בטופס הסכמה זה, או אם ברצונכם לקבל הסבר נוסף לפני שתחתמו עליו, אנא פנו לממונה על ציות לנהלי נתונים בבתי הספר הציבוריים של מינטונקה.

טופס הסכמה למסירת נתונים