על משרד הפעילויות של מינטונקה לאשר את כל הפרסומות בתוכניות המודפסות לאירועי מינטונקה. אנא שלחו עותק של הפרסומות שלכם לאישור בדוא"ל או בפקס לפני ההדפסה (פקס: 952-401-5905 או דוא"ל: ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us)

משרד הפעילות של מינטונקה שומר לעצמו את הזכות לבטל תוכניות שלא אושרו או שאינן עולות בקנה אחד עם ערכי המחוז.

המאמן הראשי אחראי על כל ההיבטים של טקס חלוקת הפרסים בסוף העונה. המאמן הראשי רשאי להאציל סמכויות אלה למועדון התומכים; עם זאת, על התוכנית ועל סדר היום לקבל את אישורו של המאמן הראשי.

הפרסים המוענקים במשתה הם באחריותו הבלעדית של המאמן הראשי.

אין לאפשר בר פתוח למבוגרים, והורים מתבקשים להימנע משתיית אלכוהול באירועים.

כדי למנוע התנגשויות, אין לערוך אירועים חגיגיים בימי רביעי בערב או לפני השעה 12:00 בצהריים בימי ראשון.

כל הוצאות הנסיעה, התשלומים ורכישות הציוד חייבים לקבל את אישורם של המאמן הראשי ומנהל הפעילויות.

מחלקת הפעילויות תחייב את מועדוני התומכים עבור כל הוצאות הסעה באוטובוס החורגות מתקציב המחוז.

מחלקת הפעילויות תחייב את מועדוני התומכים בכל תשלום עבור טורנירים או משחקים שיעלה על התקציב שהוקצה למחוז.

המחוז רשאי לחייב את מועדון התומכים בגין ציוד/חומרים החורגים מתקציב המחוז. יש למסור את כל התרומות למשרד הפעילויות לפני ביצוע ההזמנה.

מועדוני התומכים צריכים:

להתנדב ולגייס כספים.

לתרום כספים כדי לשפר את ביצועי הצוות או הארגון.

הדפסת פריטי קידום מכירות כגון לוחות זמנים של הקבוצה, תוכניות ואלבומי מחזור (בכפוף לאישור המאמן הראשי/מנהל הספורט).

לתמוך בתוכנית מבחינה כלכלית באמצעות הקצאת מימון נוסף למאמנים, לצוות ולעובדי האירועים.

לארגן אירועים צוותיים, כגון ארוחות צוות.

הקשב למאמן הראשי ועבוד איתו בשיתוף פעולה הדוק.

לדון כעניין רשמי בכל נושא העונה להגדרה או לתפקיד של מועדון תומכים, כפי שתואר בעמוד הקודם.

מועדוני התומכים אינם צריכים:

• לדון בפומבי או לערוך הערכת ביצועים של המאמן הראשי או צוות המאמנים.
• לדון בגלוי בנושאים הקשורים לזמן המשחק.
• מימון התוכנית באמצעות דמי כופר במטרה לשלוט במינוי או בפיטורי המאמן הראשי או אנשי הצוות.
• להגיש עצומה מטעם חברי מועדון האוהדים בדבר מינוי או פיטורי מאמן.
• לתכנן, לארגן או לנסות ליישם תוכנית אימונים מחוץ לעונה ללא הנחיות או הסכמה מצד המאמן הראשי.
• יש לדון כעניין רשמי בכל נושא שאינו עונה על ההגדרה והתפקיד של מועדון תומכים, כפי שתוארו בעמוד הקודם.
• יש לבחון את ביצועיו של מאמן הממומן על ידי מועדון התומכים. האחריות הבלעדית על הערכת הצוות מוטלת על המחוז.

יש לי התנגשות? איך עליי להמשיך?

נוהל לפתרון סכסוכים

קונפליקטים הם כמעט בלתי נמנעים בעבודה עם אנשים נלהבים, ממוקדים ומסורים. אמנם תקשורת טובה והנחיות ברורות יסייעו לצמצם את הקונפליקטים, אך יש לקבוע נהלים ברורים לטיפול בקונפליקטים כאשר הם מתעוררים.

יש לנהוג על פי השלבים הבאים כאשר מועלית בעיה. מטרתנו צריכה להיות פתרון הסכסוך ברמת ההתערבות הנמוכה ביותר האפשרית, אך אין להסס לעבור את התהליך במלואו במידת הצורך. תמיד מומלץ לעדכן את מנהל הפעילויות בכל סכסוך המטופל בתוכנית שלכם, ללא תלות ברמת ההתערבות הנוכחית.

שלבים בפתרון סכסוכים

אנו ממליצים בחום להורים ולמאמנים לשמור על ערוצי תקשורת פתוחים. גובשה נוהל שמטרתו ליצור ולשמור על ערוצי תקשורת בין בית הספר, ההורים/האפוטרופוסים והתלמידים, לצורך פתרון בעיות הקשורות לתוכנית הפעילויות.

השלבים המפורטים להלן נועדו לשמש כנוהל שיש לפעול על פיו עד לפתרון הבעיה. אם הבעיה מגיעה לשלב 3 או מעבר לכך, יש להחזיר את הטיפול בה לשלב 1. רוב הבעיות נפתרות כבר בשלב הראשון, אם מאפשרים להן להגיע אליו.

שלב 1: מאמן/סטודנט: הסטודנט והמאמן/היועץ ייפגשו כדי לדון בנושא. מטרת הפגישה היא להביא את העניין לידי סיום. פגישה זו צריכה להתקיים בתוך חמישה ימים מרגע התקרית.

שלב 2: מאמן/תלמיד/הורה: על ההורה והתלמיד לקבוע פגישה עם המאמן/היועץ בתוך חמישה ימי לימודים ממועד התקרית, או בתוך חמישה ימים ממועד הפגישה הראשונית בין המאמן לתלמיד.

מועד הפגישה חייב להיות נוח לשני הצדדים. סדר היום של הפגישה יוגבל לנושא המקורי. מאמנים/יועצים רשאים לבקש נוכחות של נציג הנהלה בפגישה, אך המאמן/היועץ ינהל את המפגש ויספק סיכום מפורט למנהל הפעילויות.

שלב 3: מאמן/תלמיד/הורה/מנהל פעילויות: אם לא הושגה הסכמה בפגישה, על המאמן/היועץ לערוך סיכום בכתב של הפגישה בתוך חמישה ימי לימודים, לצורך בדיקה על ידי מנהל הפעילויות. אם ההורה מבקש פגישה עם מנהל הפעילויות, על האדם המעורב בסכסוך למלא טופס שלב 3 ולהגישו למנהל הפעילויות. מנהל הפעילויות יקבע פגישה עם המאמן, ההורה והתלמיד (לפי שיקול דעתו של מנהל הפעילויות). לאחר הפגישה, מנהל הפעילויות יקבל החלטה בנושא וישתף את הממצאים ואת אסטרטגיית הפתרון עם המשפחה, המאמן/היועץ ומנהל בית הספר.

שלב 4: הורים/מנהל בית הספר: אם ההחלטה או האסטרטגיה שנקבעו עדיין אינן מקובלות על המשפחה, היא רשאית להיפגש עם מנהל בית הספר כדי לדון בחלופות. מנהל מחלקת הפעילויות, המאמן/המדריך ו/או התלמיד ייפגשו עם ההורים והמנהל, לפי שיקול דעתו של המנהל.

נקודות מרכזיות נוספות:

• לא ראוי לפנות למאמן עם בעיה במהלך משחק או אימון.
• זמן המשחק והרכב הקבוצה נקבעים אך ורק על ידי צוות המאמנים. שיחות אלה צריכות להתקיים בין המאמן/המדריך לבין התלמיד. הורה רשאי להשתתף בשיחות אלה רק אם התלמיד נוכח (ולא מעבר לשלב השני).
• יש להתקשר אך ורק למספרי הטלפון של בית הספר.
• יש להקפיד על כללי הגנת הפרטיות; אין לדבר על תלמידים אחרים.
• אי-קיום ההליך עלול להשפיע על ההחלטה הסופית בעניין.
• אם ההורה מסרב לשתף את התלמיד בתהליך, תהליך יישוב הסכסוכים נפגע.
• מצופה משני הצדדים לנהל שיח מכבד. אם בשלב כלשהו הפגישה תתפתח לכיוון של עימות, היא תידחה למועד אחר.

כספים

1. דו"ח הגזבר צריך לכלול את כל העסקאות שבוצעו לפני הישיבה.
2. הדוחות הכספיים של כל מועדון תומכים צריכים להיות נגישים ל-100% מהחברים.
3. בשום פנים ואופן אסור שמאמן בשכר יהיה בעל סמכות לחתום על צ'קים.
4. חובה ששני אנשים יהיו מעורבים באישור ובחתימה על כל שיק.
5. כל הרכישות חייבות להתבצע באמצעות מחוז החינוך (ראו את הסעיף בנושא רכישות להלן).
6. לפחות שני חברים צריכים לערוך רישום של כל הכספים שנאספו.
7. למחוז 276 הזכות לבקש דוחות מס, קבלות, דוחות הוצאות ויתרות.

רכישה

מועדוני תומכים המעוניינים לרכוש ציוד ספורט עבור הקבוצות שלהם חייבים לקבל אישור מהמאמן הראשי וממחלקת הספורט. מועדוני תומכים אינם רשאים לרכוש ציוד באופן עצמאי. כאשר נרכש ציוד מכספי תרומות, הוא הופך לרכושו של מחוז החינוך.

לאחר שהמאמן הראשי ומנהל מחלקת הפעילויות יאשרו בקשה לציוד, על מועדון התומכים לתרום את הכספים למחלקת הפעילויות, תוך ציון מטרת התרומה. לאחר מכן, משרד הספורט ימלא הזמנת רכש כדי להוציא את ההזמנה לפועל. כל הציוד והחומרים חייבים להישלח לכתובת של מחוז בית הספר.

מועדוני תמיכה אינם אמורים להזמין חומרים ישירות או לבקש שיישלחו אליהם הביתה.

אם מועדון תומכים מממן משרת אימון, יש להעביר את הכספים למחוז לפני תחילת העונה, וכל המאמנים נדרשים למלא את הטפסים הנדרשים לעובדים חדשים. יש להתקשר למשרד הפעילויות בטלפון 952-401-5903 כדי לקבוע פגישה. בתום העונה, מחלקת הפעילויות תשתמש בכספי מועדון התומכים כדי לשלם למאמן.

מחלקת הפעילויות אינה רשאית למסור את מספר הפטור ממס של מחוז בית הספר. נותני חסות המעוניינים לתרום חייבים לפעול בהתאם להליך המפורט לעיל לרכישת ציוד.

גיוס תרומות הוא חלק הכרחי מפעילויות בתי הספר התיכוניים ומפעילות הספורט כיום. אנו מודים מאוד להורים ולמועדוני התמיכה על מאמציהם

יש לשים לב כי חברות בקבוצה ו/או זמן המשחק אינם מושפעים בשום צורה שהיא מסכום הכסף שגויס על ידי המשתתף.

יש להחזיר את דמי החבר במועדון התומכים ואת שאר התשלומים לתלמידים שהודחו מהקבוצה.

1. על כל מועדון תומכים להיות בעלי נושאי משרה שנבחרו או מונו. (יו"ר, גזבר ומזכיר)
2. לפני האימון הראשון בכל עונה, על כל יו"ר מועדון תומכים למסור למנהל בית הספר ולמנהל מחלקת הפעילויות את שמותיהם ופרטי ההתקשרות (כתובת, טלפון ודוא"ל) של כל חברי הנהלת המועדון.
3. ישיבות מועדון התומכים צריכות להתנהל על פי סדר יום קבוע בכל ישיבה (ברכות/פרוטוקול הישיבה הקודמת/דוח הגזבר/עניינים קודמים/עניינים חדשים)
4. כל השדות המסומנים בעמוד זה הם שדות חובה, אלא אם צוין אחרת במפורש.

עמידה בדרישות החוק עבור מועדוני תמיכה

כל מועדון יפעל בהתאם לחוקי המדינה ולחוקי הפדרל, על מנת שיוכר על ידי המחוז כ"מועדון תומכים"; ובכך יזכה לכיסוי ביטוחי אחריות אזרחית במימון המחוז.

כדי לשמור על מעמדו התקין, על כל מועדון לנקוט בצעדים הבאים:

• יש להשיג מספר זיהוי מס פדרלי, מספר זיהוי מעסיק ממדינתך, ובמידת הצורך, מספר רישיון מוכר ממדינתך (מס מכירה).
• מועדונים נחשבים בדרך כלל לארגונים ללא כוונת רווח, והם עוסקים בגיוס תרומות בתוך מדינת מינסוטה. כדי לעמוד בחוקי הצדקה הרלוונטיים, על המועדון:
  • להירשם כחברה במדינת מינסוטה (לנסח תקנון ותקנות התאגדות ולעמוד בדרישות הנדרשות להפעלת החברה) כעמותה ללא כוונת רווח.
  • להירשם במשרד היועץ המשפטי לממשלה כארגון צדקה.
  • הגישו בקשה להכרה מטעם מס ההכנסה (IRS) כארגון פטור ממס באמצעות הגשת טופס 1023.
  • להגיש מדי שנה טופס 990 או "גלויה" (לפי העניין) לרשות המסים האמריקאית (IRS), וכן להגיש מדי שנה דוח שנתי של ארגון צדקה למשרד התובע הכללי של מינסוטה.
  • ייתכן שיהיה עליך להגיש טופס M4NP של מדינת מינסוטה – בהתאם להכנסותיך ולמקורות ההכנסה שלך – פנה ליועץ מס.
• מועדונים שאינם מאוגדים כעמותות ללא כוונת רווח יידרשו להוכיח למחוז כי הם פועלים בהתאם לחוקים החלים על דיווח על הכנסות והוצאות, כגוף למטרות רווח, כשותפות או כיחידים.
• יש למסור למחוז (למנהל בית הספר/לסגן המנהל) עותק של דוחות המס והדיווח השנתיים הרלוונטיים שהוגשו לרשויות הפדרליות והמדינתיות המתאימות.